Tareas del líder de grupo en viajes organizados: responsabilidades antes y durante el viaje

Tareas del guía antes del viaje

Antes del viaje

• Leer detenidamente el folleto (programa del viaje, condiciones generales, etc.).
• Comprar mapas de carreteras y conseguir planos de ciudades (situar la ruta en los planos).
• Confeccionar el esquema operativo (cálculo de kilómetros, horarios, precios…).
• Proveerse de una agenda telefónica adecuada.
• Comprar y consultar las guías de viaje.
• Preparar las explicaciones de viaje (incluida la presentación y la venta de excursiones).
• Preparar con detalle el programa de visitas y excursiones (incluidas y facultativas).
• Elaborar las hojas de venta, las hojas de inscripción y las etiquetas numeradas.
• Recoger la documentación en la agencia y verificarla.
• Llamar por teléfono a los guías locales (averiguar, reservar).
• Localizar en mapas y planos los hoteles y restaurantes (meeting point con guías locales, etc.).
• Llamar por teléfono a los primeros hoteles y restaurantes para preparar el trabajo (reconfirmar, averiguar ubicación, etc.).

• Calcular la cantidad de moneda y conseguir una hoja de cambio de moneda.
• Prever el material: calculadora, rotuladores, cinta adhesiva, carpeta archivadora, monederos, antena de guía, despertador, teléfono móvil, linterna para consultar planos cuando oscurezca, etc.
• Seleccionar la música y los DVD para el viaje.
• Preparar la bolsa o el maletín de guía y el equipaje.
• Y, a continuación, pensar en lo que es bueno saber antes de guiar un circuito turístico.

Tareas del guía durante el viaje

• Llegar a la terminal 30 minutos antes de la salida prevista, cuidando la indumentaria y comunicando su llegada al personal de la agencia.
• Localizar el autocar y presentarse al conductor.
• Organizar el espacio y el material para el check-in de viajeros.
• Realizar el check-in (recogida de bonos, entrega de etiquetas e indicación de asientos).
• Recoger los regalos de cortesía, si los hubiera (bolsos, carteras, etc.).
• Entregar los bonos recogidos a la agencia y esperar la conformidad para partir.
• Realizar el conteo de comprobación de los clientes antes de arrancar, para no dejar a nadie en tierra (a veces es más rápido contar los asientos vacíos).

Verificaciones en el bono

Para prever posibles inconvenientes es prudente verificar en el bono que entrega el cliente que:

• El nombre del viaje que aparece en el bono corresponde al viaje que se va a realizar (hay que pensar que en el mes de agosto coinciden a la misma hora y en el mismo sitio varios circuitos).
• La fecha de salida es la correcta (quizá sale el mismo viaje el 1, 2 y 3 de agosto).
• El número de plaza asignado que consta en el bono coincide con el que hay en nuestra lista de embarque. Este número permite localizar inmediatamente la posición en dicha lista para indicar al cliente qué fila y lado le corresponde.

Una vez que ha arrancado el autocar y comienza el viaje, las tareas del guía son:

• Comprobar el ajuste del equipo de sonido.
• Realizar la presentación.
• Acompañar al grupo, haciendo que el grupo se sienta seguro.
• Indicar en todo momento la ruta al conductor.
• Determinar las paradas a efectuar.
• Ejecutar todos los trámites fronterizos necesarios.
• Indicar en cada parada la duración exacta y los puntos de encuentro y salida.
• Mostrar al conductor las entradas y salidas de las ciudades.
• Guiar el autocar a hoteles y restaurantes.
• Aconsejar al conductor dónde puede aparcar (se obtiene normalmente en el mismo hotel).

Notas adicionales

Recomendación: mantener siempre una actitud profesional, explícita y clara con el grupo y con los proveedores (conductor, personal de hoteles y restaurantes, guías locales). La anticipación y la verificación de la documentación son claves para evitar contratiempos.