Sistemes d'arxiu: tipus, ordenació i suports

1. Concepte d'arxiu

Un arxiu és un conjunt de documentació ordenada, independentment del suport en què es trobi (paper, digital, etc.).

2. Tipus d'arxiu

Hi ha tres tipus d'arxiu:

• Actiu: S'hi desen documents que es consulten sovint.
• Semiactiu: Recull documentació que ja no té vigència però que no es destruirà de seguida.
• Inactiu: Es fa servir per desar documents que, encara que no siguin vigents, tenen un valor històric o documental.

3. Concepte de sistema d'arxivament

Un sistema d'arxivament és un criteri per ordenar la documentació.

4. Regles d'ordenació alfabètica de les persones físiques

Existeixen quatre regles en termes d'ordenació:

• El primer cognom és la clau o paraula ordenadora:

  • Els cognoms que tinguin la mateixa lletra inicial s'han d'ordenar segons la resta de la paraula.
• Si dues persones coincideixen en el primer cognom, s'han d'ordenar segons el segon cognom. Si aquest també és el mateix, s'ordenarà segons el nom.
• Si es tracta d'un cognom compost separat per un guionet, l'hem de tractar com una única paraula.
• Quan el cognom va precedit d'un article o d'una preposició, es pot optar per considerar-lo com a part del cognom o per tenir en compte la lletra inicial del cognom.

5. Regles d'ordenació alfabètica d'empreses o institucions

Hi ha diverses regles pel que fa a l'ordenació alfabètica d'empreses:

• Quan la denominació social inclou un nom propi, cal seguir el mateix criteri que per a les persones físiques.
• Si el nom o la raó social té una paraula genèrica, no l'hem de tenir en compte en la classificació.
• Si el nom comercial és una sigla, la regla general és classificar-la pel nom complet.

6. Avantatges i desavantatges de l'ordenació alfabètica

Avantatges:

• No requereix aprenentatge especial.
• S'adapta a tota mena de documents.
• És obert; es poden intercalar documents nous.
• No presenta subdivisió excessiva.
• Pot integrar-se dins d'una altra classificació.

Desavantatges:

• S'ha de determinar la paraula ordenadora.
• Els criteris per designar-la són orientatius; cada empresa ha d'establir les seves regles.
• En cas de rebre un document, cal deixar un senyal a l'arxiu.

7. En què consisteix l'ordenació numèrica? Avantatges i desavantatges

Consisteix a assignar un número a cada document. L'ordre pot ser ascendent o descendent. També es pot utilitzar un sistema alfanumèric, combinant números i lletres.

8. Característiques de l'ordenació cronològica

L'element clau per fer la classificació és la data del document. Se sol fer servir en combinació amb altres sistemes.

9. Ordenació cronològica: avantatges i desavantatges

Avantatges:

• Mètode senzill.
• Es poden intercalar documents.
• No cal disposar d'índexs ni fitxers addicionals.

Inconvenients:

• És imprescindible conèixer la data del document.
• Cal deixar un senyal quan s'introdueix o es retira documentació.

10. Característiques de l'ordenació geogràfica

Els documents s'ordenen d'acord amb llocs (domicili, lloc d'emissió, destinació, etc.).

És un sistema compost i, dins les classificacions, cal seguir el sistema alfabètic per a cada nivell.

11. Característiques de l'ordenació telemàtica

Consisteix a agrupar la documentació segons el tema a què es refereix. Després, cadascun dels grups creats s'ha d'ordenar seguint altres criteris d'ordenació.

12. Avantatges i desavantatges de l'ordenació telemàtica

Avantatges:

• Fàcil de localitzar la informació.
• Permet intercalar documents en les estructures digitals.

Inconvenients:

• Determinar els temes o matèries pot ser complex.
• Un document pot aparèixer en més d'una matèria.

13. Característiques del suport en paper. Desavantatges

És el suport més comú i històric. Podem arxivar la documentació en paper en carpetes penjants, arxius d'anelles (A-Z), arxius permanents (capses de cartró apilables), etc.

Triar el tipus depèn de l'ús que en vulguem fer: consulta freqüent o emmagatzematge a llarg termini.

Avantatges:

1. No n'hi ha.

Desavantatges:

1. El paper es fa malbé (humitat, temperatures extremes, és inflamable, etc.).
2. Ocupa molt espai.
3. No és respectuós amb el medi ambient.

14. Avantatges dels suports electrònics

• Estalvien despeses de papereria.
• Faciliten els processos d'auditoria.
• Augmenten la seguretat en el resguard de documents.
• Redueixen la probabilitat de falsificació.
• Agilitzen la localització d'informació.
• Eliminen l'espai necessari per emmagatzemar documents físics.
• Els processos administratius són més ràpids i eficients.
• Són reutilitzables i permeten còpies de seguretat.

15. Enumera els suports electrònics

• Cinta magnètica
• Disc dur
• CD-ROM
• Blu-ray
• Núvol
• Digitalització
• Pen-drive

16. Defineix cinta magnètica i núvol

Cinta magnètica: Emmagatzema informació en pistes sobre una banda plàstica amb un recobriment magnètic. Pot enregistrar informació analògica o digital.

Núvol: La informació s'emmagatzema en una plataforma en xarxa a la qual es pot accedir des de qualsevol lloc i a qualsevol hora. El nivell de seguretat pot ser molt elevat, en funció del proveïdor i de les mesures aplicades.

17. Diferència entre Blu-ray i CD-ROM/DVD

Blu-ray: Els CD-ROM i els DVD fan servir làser vermell; el Blu-ray fa servir un làser blau, la qual cosa permet una major densitat d'emmagatzematge. Permet enregistrar fins a 25 GB en la versió de capa única. Ofereix les mateixes prestacions que el CD-ROM/DVD amb més qualitat.

CD-ROM: Molta fiabilitat. Permet conservar documents de text, d'àudio o d'imatge. Els CD-ROM enregistrables ofereixen la possibilitat de ser reutilitzats segons el tipus.

DVD: Semblant al CD-ROM, però amb més capacitat i les mateixes prestacions. Ambdós són suports molt fiables.

18. Concepte de digitalització

Digitalització: Consisteix a convertir la informació d'un suport físic (paper o altre) a format electrònic, permetent el seu emmagatzematge, consulta i gestió en suports digitals.