Sistemas de Información: Tipos, Funciones y Desarrollo

Sistemas de Información

Un sistema es una colección de componentes interrelacionados que trabajan conjuntamente para cumplir algún objetivo (ver Teoría General de Sistemas).

La información es un conjunto de datos que, en un contexto determinado, tienen un significado para alguien y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado. La información es un recurso clave que incluso puede determinar el éxito o el fracaso de un negocio.

Un Sistema de Información es un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

Tipos de Sistemas de Información

Sistemas Transaccionales

Logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etcétera.

Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones

Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son:

• Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS)
• Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS)
• Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS)
• Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)

Sistemas Estratégicos

Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de información.

Niveles de Sistemas de Información

Nivel Operacional

• Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Procesa grandes cantidades de datos para las transacciones comerciales de rutina. Apoya las operaciones del día a día de la empresa. Ejemplos: procesamiento de nóminas, gestión de inventarios.

Nivel de Conocimiento

• Sistema de Automatización de Oficina (OAS): Apoya a los trabajadores de datos que comparten información, pero no suelen generar nuevos conocimientos. Ejemplos: tratamiento de textos, hojas de cálculo, edición electrónica.
• Sistema de Trabajo del Conocimiento (KWS): Apoya a los trabajadores profesionales. Ejemplos: sistemas de diseño asistido por computador (CAD), sistemas de realidad virtual.

Nivel Alto

• Sistema de Información Gerencial (MIS): Soporta una amplia gama de tareas de organización, incluyendo el análisis y la toma de decisiones. Ej: el margen de beneficio por zona de ventas, los gastos frente a los presupuestos.
• Sistema de Apoyo a las Decisiones (DSS): Ayuda a los tomadores de decisiones en la toma de decisiones. Ej: la planificación financiera, presupuestación.
• Sistema Experto (ES) e Inteligencia Artificial: Captura y utiliza el conocimiento de un experto para resolver un problema particular que lleva a una recomendación. Investiga la comprensión del lenguaje natural y la capacidad de razonar a través de un problema hasta su conclusión lógica.

Nivel Estratégico

• Sistema de Apoyo para Ejecutivos (ESS): Ayuda a los ejecutivos a tomar decisiones estratégicas no estructuradas de una manera informada. Ej: análisis OLAP, Inteligencia de Negocios, Analítica de Negocios.
• Sistema de Apoyo a las Decisiones en Grupo (GDSS): Permite que los miembros del grupo interactúen con soporte electrónico. Ej: email, Lotus Notes.
• Sistema de Trabajo Colaborativo Asistido por Computadora (CSCWS): Puede incluir el soporte de software denominado groupware para la colaboración en equipo a través de equipos en red. Ej: la videoconferencia.

Proyectos de Sistemas de Información

Razones para Iniciar Proyectos de Sistemas de Información

• Problemas de la organización
• Para alcanzar los objetivos

Las 5 "C" de los Beneficios de los Sistemas de Información

• Capacidad: Mayor velocidad de procesamiento, incremento en el volumen, recuperación más rápida de la información.
• Control: Mayor exactitud y mejora en la consistencia.
• Comunicación: Mejora en la comunicación, integración de áreas de la empresa.
• Costos: Monitoreo de costos, reducción de costos.
• Ventaja Competitiva: Atraer clientes, dejar fuera a la competencia, mejores acuerdos con los proveedores, desarrollo de nuevos productos.

Usuarios de Sistemas de Información

Usuarios Operacionales

Se preocupan mucho por las funciones que tendrá el sistema. Tienden a poseer un panorama "local" del sistema. Suelen pensar en los sistemas en términos físicos, es decir, en términos de la tecnología que se usará o pudiera ser usada en el sistema.

Usuarios Supervisores

Pueden o no tener un panorama local. Generalmente están familiarizados con la operación. Los rigen consideraciones presupuestales y a veces están más preocupados por incrementar el volumen de trabajo realizado, disminuyendo a la vez el costo. Actúan a menudo como intermediarios entre los usuarios y los niveles superiores de la administración. Es con quien el analista tendrá contacto directo. Es el que definirá los requerimientos y las políticas de la empresa que su sistema debe realizar.

Usuarios Ejecutivos

Tienen un panorama global. Suelen no preocuparse por los detalles. Proveen de iniciativa para el proyecto. No tienen experiencia operacional directa, por lo tanto, no determinan los requerimientos del sistema. Tienen preocupaciones estratégicas: nuevos mercados, nuevos productos o la nueva ventaja competitiva que se pudiera obtenerse con el sistema. Estarán interesados por los modelos abstractos del sistema, no por los físicos.

Roles en el Desarrollo de Sistemas

Administración

• Administradores Usuarios
• Administradores de Informática
• Administración general

La principal interacción entre el analista de sistemas y todos estos administradores tiene que ver con los recursos que se asignen al proyecto.

Analista

Como analista de sistema se necesita más que simple habilidad para dibujar diagramas de flujo y otros diagramas técnicos. Se necesita una mente lógica y organizada. Debe ser capaz de ver un sistema desde diferentes perspectivas, debe poder dividirlo en niveles de subsistemas y debe ser capaz de pensar en el sistema en términos abstractos, además de físicos. Es tarea del analista identificar y documentar los requerimientos del usuario y las limitaciones dentro de las cuales se tendrá que implantar el sistema. Por lo común, estas limitaciones son los recursos: personas, tiempo y dinero.

Cualidades del Analista

• Solucionador de problemas
• Comunicador
• Fuerte ética personal y profesional
• Autodisciplina y automotivación

Programadores

El programador es el que descubre errores y ambigüedades en la "propuesta de requerimientos" entregada por el analista.

Personal de Operaciones

• Centro de cómputo
• Red de telecomunicaciones
• El Hardware
• El software
• De la ejecución de los programas
• De la base de datos
• De los respaldos
• De las impresoras

Enfoque para el Análisis y Diseño de Sistemas

Una serie de procesos sistemáticamente que se llevan a cabo por un analista de sistemas para mejorar un negocio mediante el uso de sistemas de información computarizados.

Fases del Lenguaje de Modelado Unificado (UML)

• Definir el modelo de caso de uso, diagramas de casos de uso, escenarios de casos de uso.
• Crea diagramas UML. Desarrollar diagramas de clases. Dibujar diagramas de estados. Modificar los diagramas UML.
• Desarrollar y documentar el sistema.

SDLC (CICLO DE VIDA DE DESARROLLO DE SISTEMAS)

Enfoque gradual para solucionar problemas.