Sistemas de Información: Tipos, Características y Herramientas de Análisis

Tipos de Sistemas de Información

Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)

Se encarga del procesamiento de transacciones, incluyendo:

• Manejo de diversos tipos de comprobantes.
• Atención a consultas en tiempo real.
• Generación de informes para el control de operaciones.

Sistema de Información para la Administración (SIA)

Orientado al planeamiento, control, resolución de problemas y toma de decisiones programadas. Las decisiones programadas o estructuradas se caracterizan por:

• Conocimiento previo de los factores a considerar en la decisión.
• Identificación de las variables más significativas sobre el resultado.

Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (DSS)

Se utiliza para decisiones no recurrentes y que, posiblemente, no se repitan. Características clave:

• No es posible predefinir todos los factores influyentes en la decisión.
• Diseño adaptable, implementado *ad hoc* cuando surge la necesidad de la decisión.

Tipos de Informes en los Sistemas de Información

Informes Programados

Proporcionan información de apoyo requerida regularmente, con un formato predefinido y elaborados periódicamente.

Indicadores Básicos

Presentan información de la actividad analizada, comparándola con estándares históricos o proyectados. Se utilizan para evaluar el desempeño.

Informes por Solicitud

Se crean a partir del relevamiento de los requerimientos específicos formulados por el usuario.

Informes de Excepción

Generados como resultado de situaciones inusuales, desviaciones de los rangos de control de una variable, o cuando se requiere la intervención de la gerencia.

Informes de Búsqueda

Ofrecen un mayor nivel de detalle sobre las situaciones informadas. Cada informe puede ir acompañado de un informe de búsqueda más analítico, y así sucesivamente.

Características Clave de la Información en los Sistemas

• Oportunidad: La información debe ser emitida en el tiempo y lugar adecuados para permitir la toma de decisiones oportuna.
• Suficiencia: Debe ser adecuada y proporcional a los requerimientos del usuario.
• Productividad: La utilidad de la información para los usuarios debe ser mayor que el esfuerzo requerido para obtenerla.
• Claridad: Debe ser fácil de comprender para usuarios con un conocimiento razonable del tema.
• Principio de Excepción: Destacar solo los aspectos relevantes para concentrar la atención en ellos.
• Comparatividad: Permitir la comparación con estándares, presupuestos, períodos anteriores o datos de otras entidades.
• Veracidad: Reflejar una conformidad razonable con la realidad.

Metodologías Estructuradas y Herramientas para el Análisis de Sistemas

Desde la década de 1970, se utilizan metodologías estructuradas para documentar, analizar y diseñar sistemas de información. Estas técnicas se caracterizan por:

• Ser procesos paso a paso, donde cada paso se basa en el anterior.
• Ser descendentes, yendo desde el nivel más alto y abstracto hasta el más bajo y detallado.

Análisis Estructurado

Se utiliza para definir las entradas, los procesos y las salidas del sistema. El resultado es un modelo gráfico y lógico del flujo de datos.

Herramientas del Análisis Estructurado

• Diagrama de Flujo de Datos (DFD): Representación gráfica de los componentes de un sistema y las interfaces (flujos de datos) entre ellos.
• Diccionario de Datos: Información detallada sobre los elementos y estructuras de datos dentro de un sistema. Define el contenido de los flujos de datos y los almacenamientos de datos.
• Especificaciones de Procesos: Describen las transformaciones que ocurren dentro del nivel más bajo del DFD, expresando la lógica de cada proceso.
• Diagrama Entidad-Relación (DER): Modelo de datos que describe, con un alto nivel de abstracción, las relaciones entre los distintos tipos de datos almacenados en un sistema.
• Diagrama de Transición de Estado: Modela el comportamiento dependiente del tiempo de un sistema, la secuencia de acceso a los datos y la ejecución de funciones, aspectos cruciales en muchos sistemas complejos.