Sistemas de Información en la Gerencia: Tipos, Aplicaciones y Estrategias de Desarrollo

Características de la información

La información se caracteriza por el tiempo (oportunidad, actualidad, frecuencia, periodo), el contenido (exactitud, pertinencia, brevedad, alcance) y la forma (claridad, detalle, orden, presentación, medios).

Tipos de información según su estructura

• No estructurada (gerencia estratégica): ad hoc, no programada, resumida, ocasional, progresiva, externa y de amplio alcance.
• Semiestructurada (gerencia táctica).
• Estructurada (gerencia operacional): especificada con anterioridad, programada, detallada, frecuente, histórica e interna.

Aplicaciones en el mercado

• ERP (Planificación de los Recursos de la Empresa): integra las operaciones de la empresa mediante un conjunto de aplicaciones que dan soporte a los procesos operativos de la organización. Utiliza todos los módulos de la misma arquitectura de sistema y se desarrollan bajo la misma plataforma. Sirve para el nivel operativo o intermedio. Los ERP son sistemas de apoyo transaccional. Ejemplos: World Class (SAP, Oracle) y locales (Tango, Persa).
• CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes): sirve para conocer de manera personalizada a los clientes, tanto propios como potenciales. Se utiliza en empresas de servicios. El CRM es una aplicación estándar.
• SCM (Gestión de la Cadena de Suministro): tiene como objetivo el abastecimiento a tiempo de materias primas y la relación con los proveedores. Es una aplicación estándar que se utiliza cuando la diversidad de suministros y proveedores es alta, o cuando los insumos son críticos para mantener en operación el proceso de producción.
• BI (Inteligencia de Negocios): conjunto de funcionalidades que dan soporte a procesos decisorios. Tiene como objetivo integrar la información de la organización y generar reportes que faciliten la toma de decisiones. Sirve al nivel ejecutivo.

Tipos de sistemas de información

MIS (Sistemas Informáticos para la Administración Superior o Gerencial)

Genera información que respalda muchas de las necesidades diarias de toma de decisiones de la gerencia. Este sistema genera información que los gerentes han especificado con anterioridad. Estos productos de información satisfacen las necesidades de información de las personas que toman decisiones a nivel operacional y táctico, quienes se enfrentan a tipos de situaciones semiestructuradas de decisión. Los gerentes y otras personas que toman decisiones utilizan un MIS para solicitar información que respalde la toma de decisiones. Esta aplicación adopta la forma de informes periódicos y respuestas inmediatas a consultas.

DSS (Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones)

Continúan una categoría importante de los sistemas de apoyo gerencial. Son sistemas de información que se basan en proporcionar respaldo interactivo de información a los gerentes durante el proceso de toma de decisiones. Sirven para respaldar decisiones semiestructuradas y no estructuradas por parte de los gerentes.

Sistemas operacionales

Registran y mantienen actualizado el conjunto de transacciones de una organización. Generan productos de información externos e internos. Los resultados de este sistema se utilizan para actualizar bases de datos de clientes, inventarios y otras bases de datos. Esta información puede ser utilizada por el sistema gerencial, el sistema de apoyo de decisiones y el sistema ejecutivo.

Sistemas expertos

Un sistema experto agrega una base de conocimiento a los componentes principales que se encuentran en otros tipos de sistemas. Es un sistema de información basado en el conocimiento que se utiliza para actuar como un consultor para los usuarios finales. Estos proporcionan respuestas a preguntas muy específicas.

Modelos

• Modelo lógico: es la representación simplificada y funcional de un sistema, independientemente de los recursos que se utilicen para su implementación.
• Modelo físico: es la arquitectura con la que se va a construir la aplicación. Es decir, define de qué manera llevar a cabo el modelo lógico a una construcción real con los recursos tecnológicos que permitirán poner en operación dicha aplicación.

Estrategias para el desarrollo de un sistema

Estrategia: manera de encarar algo, plan de acción a definir, forma de llegar a un objetivo. En sistemas: estrategia para obtener el software necesario de una organización.

¿Cuándo surge la necesidad de desarrollar un software?

1. Cuando el software ha quedado obsoleto y tiene un alto grado de entropía (grado de desorden que tiene un software hasta el punto tal de que no puede ser utilizado).
2. Cambios en el negocio: ingeniería (cambio radical de un proceso, desarrollo de un nuevo sistema desde cero).
3. Start up: una empresa nueva.

Estrategias: momentos de definición

Se definen en dos momentos: concepción y ejecución.

Concepción

Es la estrategia que debe plantearse antes de empezar a construirlo. Se divide en:

1. Unidades funcionales componentes del sistema final: cada módulo de información está definido o no especificado. Las unidades funcionales son componentes cuando son íntegras. Integridad: asegurar que cuando sale una información de un sistema sirva como entrada de datos a otro. En esta etapa se utilizan el DFD y el diccionario de datos.
2. Sistema completo: es un sistema relativamente estable. Se conocen claramente los objetivos, se tienen más recursos y tiempo. Sirve para la adquisición de un ERP.
3. Unidades funcionales incompatibles con el sistema final: los elementos no pueden ser percibidos o vistos, escasez extrema de recursos y tiempo, induce a muchos errores. No se conocen los objetivos finales. Las unidades funcionales independientes no están pensadas en un todo, y dan soporte a uno o más procesos.

Ejecución: estrategia deductiva y estrategia inductiva

1) Estrategia deductiva

Se desecha el sistema viejo para crear un nuevo sistema por completo, asociado al proceso de ingeniería.

• Ventajas: el nuevo sistema debe ser diseñado en términos actuales para los nuevos objetivos. Este enfoque asegurará que el nuevo sistema no sea como el anterior. Provee mayor consistencia a través de nuevas funciones y procedimientos. Puede implicar una alta proporción de investigación y exploración de nuevos métodos y técnicas. Un riguroso enfoque deductivo hace posible la detección de disconformidades.
• Desventajas: el nuevo sistema puede ser totalmente distinto al viejo y los usuarios pueden rechazarlo. Deberán someterse a un período de entrenamiento hasta que el personal aprenda a utilizarlo. Entropía en el software.

2) Estrategia inductiva

Se basa en desarrollar un nuevo sistema sobre las bases del viejo sistema.

• Ventajas: se basa en el sistema existente, y esto simplifica la tarea de los proyectistas. Los problemas típicos que competen al usuario y al analista pueden ser reducidos o eliminados. La orientación del personal del sistema y su entrenamiento serán minimizados.
• Desventajas: es posible que las funciones o procedimientos del sistema no sean lo más efectivos para el usuario y sus objetivos. El sistema puede tener vicios de su predecesor y no brindar mejor información; entonces se debería modificar continuamente.

Analistas de sistemas

• Analista funcional o lógico: es quien determina los requerimientos del usuario y el modelo lógico del sistema.
• Analista físico: define la arquitectura y los recursos tecnológicos para construir la aplicación.
• Programadores: codifican los programas; su función es traducir las especificaciones del analista.

Usuarios

Son aquellos que van a utilizar la información que les brinda el sistema para aplicarla en sus funciones o tareas.

Clasificación de usuarios

• Usuarios operacionales: necesitan un alto nivel de detalle, hacen funcional al sistema y tienen una visión física del mismo. No se centran en aspectos analíticos. Son los que tienen más contacto con el nuevo sistema.
• Usuarios supervisores: son las personas que dirigen un grupo de usuarios operacionales.
• Usuarios ejecutivos: en general no se involucran directamente con el proyecto en el desarrollo, sino que proponen la iniciativa del mismo. Se preocupan por detalles estratégicos y por las ganancias o pérdidas a largo plazo.