Sistemas de Información Contable: Plan de Cuentas, Manuales y Procedimientos Esenciales

Sistemas de información contable: definición y función en la empresa

En el ámbito empresarial, una empresa se considera un sistema porque mejora y brinda información para alcanzar sus objetivos.

¿Qué es un sistema?

Un sistema es un conjunto cuyas partes o componentes se relacionan entre sí.

¿Qué es un sistema contable?

Un sistema contable se define como el conjunto coordinado de elementos destinados al registro metódico de los hechos contables de un ente.

¿Qué es el plan de cuentas?

El plan de cuentas es un conjunto ordenado de cuentas destinadas a los registros contables de una determinada empresa.

Preguntas de opción múltiple

1. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor un sistema?

• A) Un conjunto de datos no relacionados.
• B) Un objeto simple sin partes interconectadas.
• C) Un objeto complejo cuyas partes se relacionan entre sí.
• D) Un documento administrativo.

2. En un sistema de información, ¿cuál es su propósito principal?

• A) Registrar todas las transacciones manualmente.
• B) Proporcionar información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
• C) Organizar el área contable de manera jerárquica.
• D) Desarrollar manuales de políticas contables.

3. ¿Qué elemento NO forma parte de un sistema de información contable?

• A) Hardware
• B) Software
• C) Recursos humanos
• D) Estrategias de marketing

4. ¿Cuál es una de las funciones principales de un sistema contable?

• A) Crear manuales de contabilidad.
• B) Controlar las cuentas por cobrar.
• C) Registrar, controlar e informar.
• D) Desarrollar políticas de administración.

5. ¿Qué es un plan de cuentas?

• A) Un documento que describe el proceso de auditoría.
• B) Un conjunto ordenado de cuentas destinadas al registro contable.
• C) Una guía para la creación de informes financieros.
• D) Un manual de procedimientos administrativos.

Definición del plan de cuentas y su importancia

Define qué es un plan de cuentas y su importancia dentro de un sistema contable. ¿Cuáles son las categorías principales que debe incluir?

Es un conjunto ordenado de cuentas destinadas al registro contable de una determinada empresa. Debe contar sí o sí con cuentas, numeraciones y codificaciones, y distribuirlas según su naturaleza. Son importantes ya que ayudan a la hora de presentaciones en todos los registros por su distribución.

Métodos de implantación de un sistema

Pruebas piloto

Consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola unidad de la empresa.

Corrida en paralelo

Consiste en procesar, por un periodo determinado, tanto el sistema nuevo como el que será reemplazado.

Instalación inmediata

El nuevo sistema empieza a funcionar y el reemplazado es puesto fuera de servicio.

Manuales de contabilidad

¿Qué son los manuales de contabilidad y por qué son esenciales para el funcionamiento de una empresa? Menciona al menos dos tipos de manuales.

Son normas que se establecen de acuerdo con las operaciones que se deben realizar, ya sea en su registro o elaboración. Son los pasos que se deben seguir.

• Manual de política contable
• Manual de proceso administrativo

Organización y estructura

División del trabajo

Las organizaciones, al crecer o al aumentar sus funciones, necesitan distribuir las actividades entre las personas idóneas, delegándoles con claridad y precisión la responsabilidad y la autoridad correspondiente para su ejecución.

Jerarquización

Disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización

División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Coordinación

La coordinación asegura que las distintas unidades y funciones trabajen de manera conjunta y coherente para alcanzar los objetivos organizacionales.

Función de un sistema de información en la organización

Describe la función de un sistema de información en una organización y menciona sus elementos principales.

Debe proveer información oportuna para la toma de decisiones y debe ser totalmente confiable.

Elementos principales de un sistema de información contable:

• Hardware
• Software
• Recursos humanos
• Procedimientos y políticas
• Datos e información financiera