Sistemas de Información Contable: Fundamentos y Aplicaciones para la Gestión Empresarial

Este documento explora los conceptos fundamentales de los sistemas de información, con un enfoque particular en su aplicación en el ámbito contable y su impacto en la gestión y toma de decisiones empresariales.

Sistema de Información de la Empresa

Un sistema de información abarca personas, recursos y procedimientos que brindan información esencial para la toma de decisiones dentro de una organización.

Características del Entorno Empresarial Actual

• Los negocios son cada vez más complejos.
• La economía es más inestable.
• El avance tecnológico es constante.
• Los directivos deben tomar decisiones estratégicas de manera oportuna.

Definición de Sistema de Información

Es una red que interconecta las áreas de una empresa para obtener, procesar y emitir datos, proveyendo información mediante el uso eficiente de recursos.

Flujo de Información

Se refiere a la secuencia de pasos que recorre la información para que llegue de manera efectiva a los usuarios finales.

Diagrama de Flujos

Representa visualmente conceptos como la secuencia de actividades, la transmisión de información y otros procesos relevantes dentro de un sistema.

Información Generada por Sistemas

Información Generada por el Sistema Contable

Aporta información crucial para la eficiencia de la empresa. Su objetivo principal se relaciona directamente con la actividad económica y financiera de la organización.

Información Generada por Sistemas No Contables

Se desarrollan dentro de la empresa y no surgen directamente del sistema contable, complementando la información para una visión integral.

Sistema de Información Contable (SIC)

Es el conjunto de elementos organizados de forma interrelacionada que aplica procedimientos y técnicas específicas para generar información relevante sobre el patrimonio de la empresa.

El Sistema de Control Interno

Es un conjunto de normas y procedimientos diseñados para asegurar que la operatoria de la empresa sea confiable, eficiente y segura, protegiendo los activos y garantizando la integridad de la información.

Aportes del Sistema de Información Contable a los Procesos Empresariales

Planeamiento

Consiste en pronosticar futuras acciones que llevarán al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.

Ejecución

Implica implementar lo planeado, coordinando los esfuerzos de la empresa para lograr los objetivos establecidos.

Control

Se refiere a la comparación del desempeño obtenido con lo planificado, permitiendo identificar desviaciones y tomar acciones correctivas.

El Informe Contable

Un informe contable es la salida del sistema de información que organiza un conjunto de datos para producir información útil y comprensible para sus destinatarios.

Usuarios de la Información Contable

Son los destinatarios de los informes que constituyen la salida del sistema. Son personas que utilizan la información sobre el patrimonio de la entidad para la toma de decisiones.

Usuarios Internos

Utilizan la información dentro de la propia empresa. Pueden ser:

• Gerentes
• Empleados
• Directivos
• Socios

Usuarios Externos

No pertenecen a la organización y utilizan la información que esta brinda. Pueden ser:

• Acreedores
• Proveedores
• Clientes
• El Estado (organismos fiscales, reguladores)
• Futuros inversores o dueños

Informes de Uso Interno

Brindan datos a quienes están dentro de la organización y necesitan conocer la evolución del negocio para la toma de decisiones operativas y estratégicas.

Informes de Uso Externo

Se preparan para uso de terceros ajenos a la organización, por ejemplo, los estados contables básicos (Balance General, Estado de Resultados, etc.).

Análisis de Cuentas Contables Clave

Adelanto en Cuenta Corriente (Sobregiro Bancario)

• Naturaleza: Pasivo. Representa una deuda con el banco por girar en descubierto.
• Saldo Acreedor (SA): Indica el importe que adeudamos al banco por el sobregiro utilizado.
• Momento de Origen: Cuando el banco nos otorga la autorización y se utiliza el descubierto.

Deudas Prendarias

Obligación cuyo cumplimiento está garantizado con un bien mueble de propiedad del deudor (ej. un vehículo).

Deudas Hipotecarias

Obligación cuyo cumplimiento está garantizado con bienes inmuebles, los cuales permanecen en poder del propietario (ej. un edificio).

Previsiones: Deudas Inciertas

Son partidas que representan importes estimados para enfrentar situaciones futuras que generarán obligaciones para la empresa. Se utilizan cuando se produce una pérdida probable que afecte el patrimonio, pero cuyo monto o fecha son inciertos.

• Cubrir disminuciones del Activo.
• Cubrir aumentos en el Pasivo.

Previsión para Deudores Incobrables

• Clasificación: Cuenta regularizadora del Activo (rubro Créditos por Ventas).
• Momento de Constitución: Se acredita cuando se estima la incobrabilidad de un deudor.
• Momento de Utilización: Se debita cuando la incobrabilidad del deudor se concreta.
• Saldo Acreedor (SA): Representa el monto estimado para cubrir futuras incobrabilidades antes de que estas se produzcan.

Resultados Acumulados

Representan las ganancias o pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores que aún no han tenido una designación específica (ej. distribución de dividendos o capitalización).

Resultado del Ejercicio

• Clasificación: Cuenta de Patrimonio Neto. Representa la ganancia o pérdida obtenida durante un ejercicio económico específico.
• Al Cierre del Ejercicio: Se utiliza para refundir las cuentas de resultados (ingresos y gastos).
• Saldo Deudor (SD): Indica que el ejercicio económico arrojó una pérdida.
• Saldo Acreedor (SA): Indica que el ejercicio económico arrojó una ganancia.

Reserva Legal

• Clasificación: Cuenta de Patrimonio Neto. Representa una porción de las ganancias retenidas por la sociedad en concepto de reserva legal, según lo exige la ley.
• Aumento (A): Se acredita cuando la sociedad incrementa su monto (por asignación de ganancias).
• Disminución (D): Se debita cuando se utiliza (por ejemplo, para absorber pérdidas o para otros fines permitidos por la ley).
• Saldo Acreedor (SA): Indica el monto total de la reserva legal constituida.

Estado de Resultados (Estado de Ganancias y Pérdidas)

Brinda información detallada sobre las causas que generaron el resultado económico del periodo. Expone la situación económica de la empresa a través de una lista de partidas de ingresos y gastos, que al final se suman y restan para llegar al resultado neto del ejercicio, diferenciando entre resultados ordinarios y extraordinarios.

Resultados Extraordinarios

Son aquellos que no ocurren frecuentemente y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro. Por ejemplo: una empresa que revende mercaderías y vendió el inmueble donde funcionaban sus oficinas (la venta del inmueble no es su actividad habitual).

Resultados Ordinarios

Son todos los demás resultados que provienen de la actividad habitual y recurrente de la empresa. Por ejemplo: en una empresa concesionaria, la actividad habitual es la compra y venta de tractores, y los resultados derivados de ello son ordinarios.