Sistemas de Información Contable: Concepto, Características y Objetivos

1. Concepto de Sistemas y sus Elementos

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables, se relacionan entre sí y funcionan para lograr un objetivo común.

Elementos del Concepto de Sistemas:

Los elementos de un sistema generalmente se definen como piezas individuales interrelacionadas. A continuación, se describen los elementos clave:

• Elementos: Piezas individuales relacionadas entre sí, como por ejemplo: entorno, competencia, recursos humanos capacitados, políticas internas contables, y tecnología física e interna.
• Atributos Identificables: Características individuales de cada elemento y los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados.
• Relaciones: Vinculación entre los elementos o componentes del sistema. Por ejemplo, un sistema contable debe distinguir si una cuenta pertenece al balance general, al estado de resultados o es una cuenta de anotación.
• Objetivo Común: Guía de acción que justifica el sistema. Todos los componentes deben estar diseñados para cumplir una función específica.

2. Sistemas de Información Gerencial

Un sistema de información gerencial es un sistema integrado usuario-máquina que provee información para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones en una empresa. Utiliza equipo de computación, software, procedimientos, modelos para análisis, planeación, control, toma de decisiones y una base de datos.

3. Sistema de Información Contable

Un sistema de información contable es fundamental para la toma de decisiones financieras. Reúne y presenta datos resumidos o detallados sobre la actividad económica de la empresa a una fecha o por un período determinado.

A. Ciclo Contable:

Conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con el pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización de los asientos de ajuste, su traspaso al libro mayor y, finalmente, el balance de comprobación posterior al cierre.

El ciclo contable abarca el proceso desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales, incluyendo el registro de las transacciones explícitas conforme van ocurriendo.

4. Características de un Sistema de Información Contable

Un sistema de información contable debe abarcar los siguientes elementos:

• Hardware para procesar la información
• Software
• Recursos Humanos (RRHH)
• Políticas y normas contables adoptadas por la entidad

5. Objetivos de un Sistema de Información Contable

A. Objetivo General:

El objetivo de la contabilidad y de la información contable es suministrar información útil para la toma de decisiones económicas. Para lograrlo, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Usuarios generales y particulares de la información
• Usos posibles de la información contable
• Comunidad afectada por la gestión y operación de la empresa
• Atributos de la información contable (pertinencia, relevancia, confiabilidad, utilidad, razonabilidad e integridad)

B. Objetivos Específicos:

• Suministrar información para predecir, comparar y evaluar los flujos de caja potenciales.
• Evaluar la habilidad de los administradores en la administración de los recursos.
• Informar sobre el impacto de la gestión empresarial en la comunidad.
• Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa, las obligaciones de transferir recursos, los cambios en dichos recursos y el resultado obtenido en el período.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social de la actividad económica para la comunidad.