Sistemas de Información: Conceptos, Componentes y Operaciones Esenciales

Concepto Fundamental de un Sistema

Como definición de sistema, se puede decir que es un conjunto de elementos con relaciones de interacción e interdependencia que le confieren entidad propia al formar un todo unificado.

Elementos Clave que Conforman un Sistema

A través del procesamiento de información, una compañía crea valor, en especial si se trata de una empresa que ofrece servicios. Por lo tanto, en este caso, la información tiene un valor aún mayor porque ayuda a alcanzar los objetivos de la compañía.

El Sistema de Información: Componentes y Alcance

Un sistema de información representa todos los elementos que forman parte de la administración, el procesamiento, el transporte y la distribución de la información dentro de la compañía. En términos prácticos, el alcance del término "sistema de información" puede variar notablemente entre una organización y otra y, según el caso, puede abarcar todos o algunos de los siguientes elementos:

• Base de datos de la compañía
• Software de gestión integral de empresas
• Herramientas para la gestión de relaciones con los clientes (CRM)
• Herramienta para la gestión de la cadena de suministro (SCM)
• Solicitudes de empleo
• Infraestructura de red
• Servidores de datos y sistemas de almacenamiento
• Servidor de aplicaciones
• Dispositivos de seguridad

La Empresa y la Relación con los Sistemas de Información

Para que un sistema de información pueda operar, requiere de:

• El equipo computacional: el hardware necesario.
• El recurso humano: las personas que interactúan y utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Actividades Fundamentales de un Sistema de Información

Entrada de Información

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan de forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón (mouse), entre otras.

Almacenamiento de Información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Ejemplos de Actividades en un Sistema de Información

A continuación, se detallan ejemplos de las actividades clave:

• Entradas:
  • Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
  • Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
  • Facturas (interfaz automática)
  • Pagos, depuraciones, etc.
• Proceso:
  • Cálculo de antigüedad de saldos.
  • Cálculo de intereses moratorios.
  • Cálculo del saldo de un cliente.
• Almacenamiento:
  • Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
  • Catálogo de clientes.
  • Facturas.
• Salidas:
  • Reporte de pagos.
  • Estados de cuenta.