Sistemas de Información: Análisis y Diseño

D) Sistema de Información:

Conjunto de elementos interrelacionados que se alimenta de datos provenientes de la Organización e influye y es influido por el contexto. Persigue un objetivo común: brindar información a todos los sectores de la organización que tengan necesidad lícita de tomar conocimiento de determinadas situaciones, para poder cumplir con su tarea. Los requisitos de eficacia y eficiencia se encuentran implícitos cuando nos proponemos pensar acerca de cómo analizar, diseñar, probar, implantar o, simplemente operar cualquier sistema de información.

E) Características de los Sistemas de Información:

1. Complejidad: dificulta y entorpece la realización de cualquier tipo de tarea. Se mide por la cantidad e intensidad de las interrelaciones.
2. Enfoque TOP-DOWN: "de arriba hacia abajo" que va de lo general a lo particular, rompiendo la trampa de la complejidad.
3. Casi Descomponibles: se denominan así a los sistemas en los que el comportamiento a corto plazo de cada uno de los subsistemas componentes es más o menos independiente del comportamiento a corto plazo de los demás componentes y, a largo plazo, el comportamiento de cada uno de los componentes depende, en forma conjunta únicamente, del comportamiento de los componentes restantes.

F) Etapas e Hitos de la Metodología:

Para desarrollar la metodología la agruparemos alrededor de etapas e hitos:

1. Análisis: Conocimiento del sistema, determinando sus problemas y concluyendo en el “Diagnóstico de la situación”. Se divide en ANÁLISIS GLOBAL y ANÁLISIS EN DETALLE.
2. Hito de “Análisis de la naturaleza de los cambios a introducir”. Debe decidirse acerca de la alternativa más conveniente a considerar entre:
   • a) MANTENIMIENTO del sistema vigente. Cambios leves y adecuaciones a circunstancias operativas;
   • b) REFORMA del sistema vigente. Cambios tendientes a tornar más eficientes la operatoria del sistema vigente, sin alterar la forma sustancial y significativa de su estructura básica;
   • c) NUEVO DISEÑO del sistema. Cambios profundos tendientes a adaptar el sistema a nuevos o distintos objetivos.
3. Construcción: Se encara la construcción de la solución que se ha decidido más conveniente en el “hito” anterior.
4. Prueba: Probar a fondo el sistema antes de que sea puesto en operación efectiva.
5. Implantación: Puesta en funcionamiento en forma efectiva del sistema.
6. Seguimiento y mantenimiento del sistema en eficiencia operativa: Una vez implantado el sistema, y con el correr del tiempo y de las distintas modalidades y requerimientos, se producen circunstancias en las que nuevamente será necesario comenzar otra vez con este circuito.

G) El Análisis Global:

1) La Etapa de Análisis:

Es la etapa del conocimiento del sistema, del descubrimiento de sus puntos fuertes y débiles, de las necesidades de los usuarios y de su grado de satisfacción respecto de los servicios que de él reciben. Como consecuencia surgirá el diagnóstico. Para conocer al sistema usaremos el enfoque TOP / DOWN. El interés se centrará en aquellos aspectos que no funcionen bien, o que funcionan por debajo de la medida deseada. Para poder conocer el sistema deberemos recoger toda la información de interés relacionada con él. Debemos analizar los datos recolectados separando los relevantes de los que no lo son. Esto permitirá detectar faltantes de información. Una vez que recojamos toda la información pertinente, estaremos en condiciones de emitir el diagnóstico, esto es, poder enunciar con total precisión cuáles son los problemas que afectan al sistema y que impiden que opere en estado de eficacia y/o eficiencia operativa. Para realizar las tareas de programación y de control del proyecto y de los recursos afectados se puede usar: PER/CPM o DIAGRAMA CALENDARIO (GRÁFICO DE GANTT)

2) Objetivo:

Obtener una visión general del sistema, que sirve como marco de referencia para el análisis detallado, utilizando la técnica TOP / DOWN y de aproximaciones sucesivas.

Se debe cumplir con las siguientes tareas:

• a) Visualización del sistema en operación.
• b) Entrevistas con los niveles superiores de la Organización.
• c) Conocimiento al máximo del sistema. Para ello es importante conocer: Legislación vigente; Modalidad operativa y prácticas usuales en otras empresas de actividades similares; Libros y similares especializados sobre el tema; Experiencias de colegas.
• d) Conocimiento acerca de software relacionado con el sistema bajo estudio y hardware adecuado para ello.

3) Resultado:

• a) Grado de avance
• b) Tareas realizadas
• c) Recursos afectados
• d) Inconvenientes surgidos
• e) La descripción global del sistema bajo estudio.

I) Cuestionarios:

Herramientas utilizadas para evaluar el “sistema de control interno”, en donde las preguntas están diseñadas de forma tal que las respuestas que indiquen situaciones de error queden claramente expuestas.

1) Características:

• a) Formulario a completar;
• b) Permite evaluar el nivel de control interno de la Organización;
• c) Formularios estándar, amplio y flexible;
• d) Preguntas y respuestas cerradas, fácil de tabular, evaluar, solo se admite SI o NO;
• e) Tienen la lógica de que si la respuesta es SI, es una fortaleza, y si es NO, es una debilidad.