Sistemas de Información Administrativa: Claves para la Toma de Decisiones y Eficiencia Empresarial

Sistemas de Información Administrativa (SIA)

Importancia de los Sistemas de Información Administrativa

Los sistemas y tecnologías de información son herramientas cruciales para los gerentes. Permiten alcanzar mayores niveles de eficiencia y productividad en las operaciones de negocios, especialmente al adaptarse a los cambios en las prácticas empresariales y el comportamiento gerencial.

Algunos teóricos de la administración consideran que la información es tan importante para el proceso administrativo que la definen como el proceso de convertir información en acción a través de la toma de decisiones.

Definición de Sistemas de Información Administrativa

Un Sistema de Información Administrativa (SIA) es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización.

Valor Estratégico de la Información

• Idoneidad: Relevancia de la información para la toma de decisiones.
• Calidad: Precisión con la que la información representa la realidad.
• Oportunidad: Momento en que la información permite tomar decisiones y obtener beneficios.
• Cantidad: Volumen de información relacionada con las decisiones que poseen los administradores.

Valor Estratégico de la Información en los Negocios

Los sistemas de información son esenciales para las actividades comerciales diarias y para lograr los objetivos estratégicos de negocio.

Seis objetivos estratégicos de negocio:

• Excelencia operacional
• Nuevos productos, servicios y modelos de negocios
• Intimidad con el cliente y con el proveedor
• Toma de decisiones mejorada
• Ventaja competitiva
• Supervivencia

Concepto de Sistema de Información Administrativa (SIA)

El SIA es el proceso de transformar datos en información de calidad, permitiendo a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones y operaciones de manera eficiente y eficaz.

El sistema organizacional abarca la optimización mediante la dirección técnica, la organización del personal y otros recursos, y la relación de la empresa con su entorno.

Estrategias Basadas en Red

• Economía de red: Modelo de sistemas estratégicos a nivel industrial basado en el concepto de una red, donde agregar otro participante implica cero costos marginales, pero puede crear ganancias marginales mucho mayores.
• Modelo de compañía virtual: Utiliza redes para enlazar personas, activos e ideas, permitiendo alianzas con otras compañías para crear y distribuir productos y servicios sin las limitaciones organizacionales tradicionales o ubicaciones físicas.
• Ecosistema de negocios: Redes con acoplamiento débil pero interdependientes, de proveedores, distribuidores, empresas de outsourcing, empresas de servicios de transporte y fabricantes de tecnología.

Análisis de la Información para la Toma de Decisiones

Decisiones no estructuradas: Requieren juicio, evaluación y perspectiva para resolver el problema. Son más comunes en los niveles más altos de la empresa.

Decisiones estructuradas: Son repetitivas y rutinarias, con un procedimiento definido para manejarlas. Son más prevalentes en los niveles más bajos de la organización.

Inteligencia de Negocios y Análisis de Negocios para la Toma de Decisiones

La Inteligencia de Negocios (BI) describe la infraestructura para almacenar, integrar, crear informes y analizar datos del entorno de negocios, incluyendo Big Data.

El Análisis de Negocios (BA) se enfoca en las herramientas y técnicas para analizar y comprender los datos.

La inteligencia y el análisis de negocios proporcionan información correcta y casi en tiempo real a los encargados de tomar decisiones. Las herramientas analíticas ayudan a comprender rápidamente la información y tomar las acciones correspondientes.

Seis funcionalidades analíticas de los sistemas de BI:

• Informes de producción predefinidos
• Informes parametrizados
• Tableros de control y cuadros de mando
• Consultas y búsquedas apropiadas
• Capacidad de desglose para vistas detalladas de los datos
• Capacidad de modelar escenarios y crear pronósticos

Soporte de Decisiones para la Gerencia Operacional y de Nivel Medio

Los gerentes de nivel medio utilizan los Sistemas de Información Gerencial (MIS) para soportar la toma de decisiones. Su principal resultado es un conjunto de informes de producción rutinarios basados en datos extraídos y sintetizados de los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) subyacentes de la empresa.

Seguridad y Privacidad de la Información

La seguridad se refiere a las políticas, procedimientos y medidas técnicas para evitar el acceso sin autorización, la alteración, el robo o el daño físico a los sistemas de información. Los controles son métodos, políticas y procedimientos organizacionales que garantizan la seguridad de los activos de la organización, la precisión y confiabilidad de sus registros y la integración operacional a los estándares gerenciales.

• Controles generales: Gobiernan el diseño, la seguridad y el uso de los programas de computadora, y la seguridad de los archivos de datos en general, a lo largo de toda la infraestructura de tecnología de la información de la organización. Se aplican a todas las aplicaciones computarizadas y consisten en hardware, software y procedimientos manuales que crean un entorno de control general.
• Controles de aplicación: Son controles específicos únicos para cada aplicación computarizada, como nómina o procesamiento de pedidos. Implican procedimientos automatizados y manuales que aseguran que la aplicación procese de forma completa y precisa únicamente los datos autorizados. Se clasifican en: (1) controles de entrada, (2) controles de procesamiento y (3) controles de salida.

Herramientas y Tecnologías para Salvaguardar los Recursos de Información

• Firewalls: Evitan que usuarios no autorizados accedan a una red privada conectada a Internet.
• Sistemas de detección de intrusos: Monitorean las redes privadas en busca de tráfico sospechoso o intentos de acceso no autorizado.
• Autenticación de usuarios: Se utilizan contraseñas, tokens, tarjetas inteligentes y autenticación biométrica.
• Software antivirus y antispyware: Verifican y eliminan virus, gusanos y software malicioso.
• Cifrado y encriptación: Protegen las transmisiones electrónicas en redes desprotegidas. Los certificados digitales con cifrado de clave pública autentican la identidad del usuario.

Utilización de la Información

Ejemplos de Sistemas de Información Administrativa

• TPS (Transactions Processing System)
• Sistemas de Información Gerencial (SIG)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• CRM (Customer Relationship Management)
• SCM (Supply Chain Management)
• Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS)
• Sistema de Apoyo a Ejecutivos (EIS)

Sistemas de Administración de la Cadena de Suministro (SCM)

Los sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM) automatizan el flujo de información entre los miembros de la cadena de suministro para tomar mejores decisiones sobre cuándo y cuánto comprar, producir o enviar. Ofrecen software para la planificación y ejecución de la cadena de suministro.

Sistemas de Administración de Relaciones con el Cliente (CRM)

Los sistemas de administración de relaciones con el cliente (CRM) integran y automatizan los procesos que interactúan con los clientes en ventas, marketing y servicio al cliente, ofreciendo una vista empresarial de los clientes. Las compañías pueden utilizar este conocimiento para ofrecer un mejor servicio o vender nuevos productos. Estos sistemas también identifican a los clientes rentables o no rentables y las oportunidades para reducir la tasa de cancelación.

Sistemas de Información Empresarial (ERP)

Los sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), se basan en una suite de módulos de software integrados y una base de datos central común.

Información en los Negocios Electrónicos

Características del E-commerce, los Mercados y los Productos Digitales

El e-commerce implica el uso de transacciones comerciales con capacidad digital entre organizaciones e individuos. Se refiere al uso de Internet y la Web para realizar transacciones de negocio.

Características únicas de la tecnología del e-commerce:

• Ubicuidad
• Alcance global
• Estándares universales de tecnología
• Riqueza
• Interactividad
• Densidad de la información
• Herramientas de personalización y adaptación
• Tecnología social

Clasificación del E-commerce

• Negocio a consumidor (B2C): Venta al detalle de productos y servicios a compradores individuales. Ejemplo: BarnesandNoble.com.
• Negocio a negocio (B2B): Venta de productos y servicios entre empresas. Ejemplo: Sitio web de ChemConnect.
• Consumidor a consumidor (C2C): Consumidores que venden directamente a otros consumidores.

Principales Modelos de Negocios e Ingresos del E-commerce

Aspectos a Considerar al Crear una Presencia de E-commerce

Para crear una presencia de e-commerce exitosa se requiere una clara comprensión de los objetivos de negocios, seleccionando las plataformas, actividades y línea de tiempo correctas. Una presencia de e-commerce incluye un sitio web corporativo, presencia en Facebook, Twitter, otras redes sociales y apps para teléfonos inteligentes.