Sistemas de Evaluación y Mejora Continua en la Gestión Organizativa

Evaluación Organizativa

La evaluación debe servir para:

• Conocer la realidad de la organización.
• Proporcionar información fidedigna sobre ella.
• Elaborar un plan de mejora.

Sistema de Evaluación de Gestión Integral

Un sistema de evaluación integrada será aquel que basa su modelo en tomar decisiones utilizando la información como motor de gestión, como apoyo de gestión empresarial. Permite examinar la situación de la empresa hasta el punto de:

• Observar a la empresa como sistema integrado por distintos departamentos, no como un ente aislado.
• Permitir la detección de procesos que deben mejorarse o cambiarse.
• Servir como base para tomar decisiones que afectan a la organización.
• Conseguir resultados beneficiosos como consecuencia de la toma oportuna de decisiones (búsqueda de calidad y excelencia).

Evaluación del Sistema de Gestión Integral

El control de la gestión puede clasificarse en dos tipos:

• Análisis rutinarios: se efectúan durante la marcha para realizar ajustes y correcciones.
• Evaluación final: una vez terminado un ciclo, se examinan los resultados para ratificar o reformular el plan.

Una correcta evaluación, en todos los aspectos, debe servir para encontrar información que permita mejorar los procesos de gestión.

Propuestas Metodológicas para la Evaluación

Entre las diferentes propuestas metodológicas podemos destacar las siguientes acciones:

• Recopilación de datos: información básica que arroje datos del funcionamiento de la organización (registro de bienes, patrimonio, libros contables, guion de actividades…).
• Cálculo de resultados: ingresos netos, patrimonio, rentabilidad.
• Análisis de información: solvencia, liquidez, distorsiones, puntos críticos o negativos.
• Conclusiones y recomendaciones: aspectos tanto positivos como negativos, así como las causas y efectos de los mismos, que servirán de base para futuras planificaciones.

Tipos de Evaluación en una Organización

Evaluación de Diagnóstico

Su finalidad es definir los puntos fuertes y débiles (DAFO), conociendo el proceso causante y los grupos a los que afecta, para poder intervenir en su mejora. A menudo se establecen comparaciones con otras organizaciones para medir la relación de dependencia o influencia.

(Se utiliza para conocer cuál es la situación de una organización en un momento dado).

Evaluación de Diseño

Su finalidad es detectar las posibles debilidades en la estructura organizativa antes de su implementación, de manera que intenta intervenir en la fase de planificación, ahorrando costes.

(Se utiliza para estudiar la estructura y ofrecer posibles alternativas de mejora).

Evaluación de Implementación

Permite conocer el funcionamiento en tiempo real, a fin de saber si se está dando respuesta a la demanda de los usuarios.

(Se utiliza para conocer el funcionamiento y desarrollo de funciones o procesos).

Evaluación de Resultados

Definida como aquella que pretende determinar si se han logrado los objetivos diseñados, es decir, mide los resultados en parámetros de calidad, cantidad y extensión, haciendo balance de lo esperado con lo realmente conseguido (expectativas vs. realidad). Puede tratarse de objetivos generales o específicos, directos o indirectos, positivos o negativos.

(Se usa como herramienta para medir el impacto y resultados de un proceso o intervención).