Sistemas Esenciales de Clasificación y Ordenación Documental para Empresas

Sistemas de Clasificación y Ordenación Documental

La gran cantidad de documentos que en la actualidad gestionan las empresas hace necesario establecer unos procedimientos adecuados para su clasificación, ordenación y archivo.

Definiciones Clave en la Gestión Documental

• Clasificación: Consiste en agrupar los documentos por clases (ej., albaranes, facturas).
• Ordenación: Consiste en colocar los documentos de acuerdo con un orden establecido (ej., cronológico, alfabético).
• Archivo: Consiste en colocar en un espacio físico o informático los documentos clasificados y ordenados.

Tipos de Sistemas de Ordenación Documental

Sistemas Alfabéticos

En este sistema se utiliza el alfabeto como criterio de ordenación. Permite una localización rápida y sencilla de los documentos. Es necesario establecer la palabra clave u ordenatriz del elemento a organizar según las siguientes reglas:

Reglas para Personas Físicas:

• Se ordenan por el primer apellido.
• En caso de coincidencia en el primer apellido, se considera el segundo apellido.
• Si coinciden ambos apellidos, se utiliza el nombre.
• Los apellidos compuestos se consideran como una única unidad (ej., Sánchez Arjona).
• Las preposiciones, artículos o prefijos delante del primer apellido no se tienen en cuenta para la ordenación (ej., Francisco de Borja Martínez se ordena por "Martínez").
• En el caso de nombres extranjeros, dichas preposiciones sí se tienen en cuenta para la ordenación (ej., Helen Van Chuck se ordena por "Van Chuck").

Reglas para Personas Jurídicas:

• Se ordenan por la primera palabra de la razón social (ej., Banco de España).
• Si la primera palabra es genérica (ej., "La", "El", "Sociedad"), no se tendrá en cuenta para la ordenación.
• Los nombres de instituciones, organismos o bancos se ordenan tal como se presentan.
• Si la denominación social incluye un nombre propio, se seguirán las mismas reglas que para las personas físicas.
• Las empresas conocidas por sus siglas se ordenan directamente por estas (ej., "IBM").

Sistemas Numéricos

Es aquel que utiliza el orden numérico para organizar un conjunto de elementos.

Sistemas Alfanuméricos

Se utiliza la combinación de números y letras, pudiendo ser la ordenación ascendente o descendente.

Sistema Geográfico

Este sistema considera los diferentes lugares de procedencia de los elementos a organizar. Su ordenación se establece de mayor a menor territorio:

• País
• Región
• Provincia
• Comarca
• Municipio
• Aldea

El sistema geográfico se utiliza principalmente para clasificar y se complementa habitualmente con otro sistema, como el alfabético, para la ordenación final.

Sistema Temático

En este sistema, la clasificación se realiza según los temas de los documentos y se complementa con otros sistemas de ordenación.

Sistema Cronológico

Se ordena según su fecha, que puede ser de la más antigua a la más reciente o viceversa.