Sistemas de Documentación: Tipos, Funciones y Ejemplos

Sistemas de Documentación: Organización y Transmisión de Información

Un sistema documental se define como la organización de un fondo destinado a transmitir una determinada información.

Tipos de Sistemas de Documentación

1. Archivos

El sistema documental más antiguo. Su función principal es la conservación de documentación original. Ejemplos incluyen archivos históricos, administrativos, bancarios y de hacienda.

Tipos de Archivos

• Según su ámbito geográfico: local, regional, nacional.
• Según la pervivencia de los documentos: históricos e intermedios.

Los documentos dejan de tener vigencia entre los 25 y 50 años, pasando luego a archivos históricos. La información no histórica, pero antigua, se almacena en archivos intermedios.

• Según los organismos: ayuntamientos, policía, correos, tráfico, etc.

2. Bibliotecas

Conservan, organizan y ponen a disposición del usuario material impreso.

Tipos de Bibliotecas según su colección

• Bibliotecas: libros.
• Cartotecas: mapas.
• Hemerotecas: publicaciones seriadas y periódicos.
• Fototecas: imágenes.
• Filmotecas: películas. Ejemplo: La Filmoteca Nacional Española.
• Rollotecas: Ejemplo: TVE guarda las grabaciones en rollos.
• Mediatecas: todos los documentos, sin excluir soporte. Usualmente en formato digital.

Tipología de Bibliotecas

• Según el ámbito: municipal, provincial y nacional.
• Por su función docente: escolares y universitarias.
• Por su temática: generales o especializadas.

3. Hemerotecas

Colección organizada de periódicos, diarios o revistas de actualidad y científicas.

Tipos de Hemerotecas

• Hemerotecas de publicaciones periódicas científicas.
• Hemerotecas de publicaciones de actualidad.
• Hemerotecas históricas: Ejemplo: La Hemeroteca Nacional de Madrid.

Según el ámbito, pueden ser: locales, regionales o nacionales.

Por su titularidad: públicas o privadas.

Ejemplos en Canarias: Hemeroteca de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad de La Laguna; Hemeroteca de la Biblioteca de Guajara.

• Hemerotecas Digitales: Ejemplo: Jable, portal que incluye prensa y revistas de información general digitalizadas por la ULPGC.

4. Archivo de Prensa

Maneja documentos impresos de los propios periódicos. Consiste en recortes o fotocopias de informaciones relevantes, organizadas temáticamente.

5. Centros de Documentación de Prensa (CD)

Organización informativa que ayuda al periodista a obtener un conocimiento exacto y completo de la información, de la manera más rápida y completa posible. Utilizan diversos tipos de documentos, referencias, documentos digitalizados, catálogos y bases de datos. Deben aportar al cliente la información solicitada de forma rápida, fiable y completa.

Ejemplo: Centro de Documentación de EL MUNDO

La base de datos se denomina ARCANO. Su programa posee funciones avanzadas que interpretan la importancia de las palabras en el contexto de cada noticia, para ayudar a encontrar las informaciones más relevantes. Ofrece un índice temático que localiza y ordena palabras relacionadas con una búsqueda específica, ayudando al lector a usar términos más apropiados para acotar su interés.

El bloque de alimentación de la base de datos se subdivide en cuatro equipos:

• Introducción de fotografías.
• Introducción de noticias de las delegaciones de EL MUNDO.
• Selección de noticias relevantes de otros medios.
• Introducción nocturna de las informaciones del periódico del día siguiente.