Sistemas de Clasificación Documental y Gestión de Archivos

Clasificación de Documentos

• Alfabética
• Numérica
• Alfanumérica
• Geográfica
• Temática
• Cronológica

Clasificación Alfabética

Utiliza las letras del alfabeto como criterio para la ordenación. Es ideal para expedientes que contienen documentación de personas.

Criterios de Ordenación

• Los nombres propios de personas se ordenan por el orden alfabético del primer apellido.
• Ordenación por nombre de la empresa.

Clasificación Numérica

Ventajas:

• Se puede clasificar un número ilimitado de documentos.
• La búsqueda de documentos es rápida.
• Es un sistema muy exacto.

Inconvenientes:

• Es totalmente necesario un índice para la localización de los documentos.
• Para intercalar nuevos documentos entre existentes, es necesario plantear subclasificaciones, que pueden dificultar la estructura existente.

Clasificación Alfanumérica

Consiste en la unión de los sistemas alfabético (ordenados de A-Z) y numérico, ya que combina letras y números (ej. AZ-225).

Clasificación Geográfica

Consiste en ordenar los expedientes en primer lugar por países, luego por regiones y finalmente por comunidades.

Clasificación Temática

Consiste en agrupar los contenidos por temas genéricos, y dentro de estos, por subtemas.

Clasificación Cronológica

Consiste en clasificar en primer lugar por años, luego por meses y finalmente por días.

Archivos en Soporte Papel

• Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad o una institución produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
• Lugar donde se conservan estos conjuntos de documentos.
• Institución encargada de conservar los documentos.

Archivo Activo

• Se utiliza para guardar los documentos de consulta más frecuente (archivo de oficina o de gestión). Estos documentos se conservan en expedientes.

Archivo Semiactivo

• Se conservan documentos de consulta menos frecuente (archivo central).

Archivo Inactivo, Definitivo o Pasivo

• Contiene documentos que, aunque han perdido su utilidad práctica de consulta, siguen teniendo valor histórico o documental.

Proceso de Archivación

• Incorporación de documentos al archivo.
• Utilización de los documentos archivados.
• Conservación de los documentos en el archivo.
• Destrucción de los documentos.

Nivel de Seguridad y Protección de Datos

• Nivel medio y alto.

Archivo Informático

• Es el conjunto de información almacenada en un formato que permite su lectura y almacenamiento en un ordenador u otro dispositivo informático. Se pueden almacenar (fotografías, vídeos, imágenes, archivos de texto, canciones con diferentes formatos).
• Carpeta o directorio: Contiene archivos, según el criterio del usuario.

Requisitos de Protección de Datos

• Requisitos de seguridad
• Requisitos físicos
• Requisitos legales