Sistemas de Clasificación y Archivo Documental para Empresas

Sistemas de Clasificación Documental

Existen diversos métodos para clasificar documentos, cada uno con sus propias características y aplicaciones:

• Clasificación Alfabética: Los documentos se organizan basándose en el apellido de la persona o la razón social de la empresa. Similar a las guías telefónicas.
• Clasificación Geográfica: El criterio de clasificación es el lugar de residencia o ubicación.
• Clasificación por Materias: Los documentos se agrupan según el tema que tratan.
• Clasificación Cronológica: La documentación se ordena progresivamente tomando como referencia la fecha de entrada, vencimiento, etc.
• Clasificación Decimal: Agrupa los documentos en diez grandes grupos.
• Clasificación Decimal Universal: Es el sistema de clasificación más completo, un catálogo de materias que clasifica todos los conocimientos del ser humano.

Ventajas e Inconvenientes de los Sistemas de Clasificación

Clasificación Alfabética

• Ventajas: Simplicidad, flexibilidad, fácil localización y familiaridad con los criterios de ordenación.
• Inconvenientes: Los criterios de ordenación no son unívocos. A medida que aumenta la documentación, es más frecuente la repetición de nombres.

Clasificación Geográfica

• Ventajas: Los datos a clasificar se pueden dividir fácilmente en grupos identificables. La clasificación final por orden alfabético es más sencilla. Conserva las ventajas de la clasificación alfabética.
• Inconvenientes: Solo es recomendable cuando los documentos a archivar por municipios no son muy numerosos. Si lo fueran, se dejaría mucho espacio libre.

Clasificación por Materia

• Ventajas: Es sencilla de utilizar. Se pueden abrir e intercambiar las carpetas que deseemos según las nuevas materias.
• Inconvenientes: Resulta dificultoso elegir correctamente las materias en las que vamos a clasificar.

Clasificación Cronológica

• Ventajas: Es una de las más rápidas y menos costosas. No se necesita intercalar ningún documento. Es muy útil para clasificar facturas.
• Inconvenientes: Solo se aplica cuando el material a clasificar es poco voluminoso, es posible conocer la fecha de clasificación y se pretende conseguir un fin concreto.

El Archivo Documental

El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización.

Necesidad de Conservar la Documentación

Las razones para conservar la documentación son:

• El propio interés de la organización.
• Exigencias legales: durante 6 años se debe conservar la documentación a partir del último asiento realizado en los libros.

Datos e Información

Los datos se transforman en información que la empresa utiliza en el desarrollo de su actividad mercantil.

Fases de Elaboración de los Datos

1. Registro/anotación
2. Clasificación/ordenación
3. Codificación/denominación
4. Tratamiento/manipulación
5. Cálculo/estadística
6. Archivo/custodia

Clases de Archivo

• Archivos Públicos: De la administración general del estado, de la administración autonómica y de la administración local.
• Archivos Privados: De empresas y de instituciones religiosas.

Sistemas de Archivo

Un sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con los que cuentan las empresas para llevar a cabo las tareas de guardar, localizar y recuperar la documentación. Hay varios tipos:

Sistemas Convencionales

• Carpetas clasificadoras, simples y colgantes.
• Carpetas archivadoras tipo A-Z o con anillas.
• Mobiliario: estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario multicajón, armario sobre raíles y de seguridad.

Microfilme

Este sistema consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, que reduce el tamaño del documento. Es utilizado principalmente por rotativos, archivos históricos, etc.

Sistemas Informáticos

Se guardan los datos necesarios en bases de datos y se pueden optimizar las tareas de archivo de datos al utilizar paquetes integrados. Los medios que se utilizan son discos duros, DVD, etc.

Clasificación y Organización de la Información

Desde el Punto de Vista de la Actividad Empresarial

Por el Grado de Utilización

• Activos: Su utilización es frecuente.
• Semi-activos: Se consultan de forma muy esporádica.
• Inactivos: Estos documentos rara vez van a ser solicitados.

Por el Grado de Autonomía

• Centralizados: En este archivo convergen todos los documentos de la empresa. La documentación se encuentra donde se atiende.
• Descentralizados: Los archivos descentralizados persiguen que cada departamento sea independiente, pero sin perder el nexo de unión y funcionamiento con el resto.

El Proceso de Archivo

Normas Prácticas de Utilización

• Comprobar que el recorrido de datos ha finalizado.
• No retrasar el archivo de los documentos.
• Indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo.
• No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión.

El Informe

Un informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación, expuesta de forma ordenada y objetiva.

Partes de un Informe

• Encabezado, portada e introducción.
• Contenido.
• Final, anexos, extracto e índice.

Purga

Se utiliza para aquellos documentos que han prescrito y que no son necesarios. Podrán ser destruidos por ser documentación privada.

Control de Acceso

El control de acceso a la información aumenta a medida que esta va siendo más confidencial y disminuye a medida que su contenido sea menos relevante.

Principales Procedimientos de Seguridad de los Empleados

• Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer las reglas.
• Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos.
• Contemplar los procedimientos de actuación.
• En los sistemas de seguridad de nivel alto, la transmisión de los datos personales mediante telemática se realizará cifrada.

Los Ficheros

Un fichero es el mueble que contiene las fichas que almacenan los datos. Se pueden clasificar de dos maneras:

• Simples: Son los clásicos cajones-ficheros que permiten una fácil manipulación.
• Rotativos: Se dividen en ficheros de arrastre y ficheros de tambor, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular.