Sistemas de Bases de Datos en Documentación: Estructura, Modelos y Difusión

Bases de Datos en la Gestión Documental

1. Introducción a las Bases de Datos

Una Base de Datos es un conjunto de datos estructurados que pertenecen a un mismo contexto y son almacenados de forma digital para su posterior recuperación y uso. Su gestión se suele llevar a cabo mediante Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD).

Estructura de una Base de Datos

• Tabla: Elemento fundamental donde se almacena la información en forma de registros (filas) y campos (columnas). Los tipos de datos comunes incluyen: texto, memo, numérico, fecha/hora, autonumérico, objeto, sí/no e hipervínculo.
• Consultas: Herramientas que permiten seleccionar y filtrar registros que cumplen un determinado criterio o condición.
• Formularios: Interfaces diseñadas para presentar la información de la base de datos de manera amigable y facilitar la entrada de datos.
• Informes: Instrumentos para presentar datos de forma organizada y legible, a menudo para impresión o visualización estructurada.
• Macros: Permiten la automatización de acciones y tareas repetitivas dentro del SGBD.
• Módulos: Conjuntos de código (generalmente en lenguajes como VBA) que permiten controlar desde el SGBD otros programas o realizar operaciones complejas.

Entre los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD) más conocidos, destacan opciones comerciales como Microsoft Access y alternativas de dominio público como SQLite.

2. Contenidos Documentales y Referenciales

Modelos de Bases de Datos

• Bases de Datos con Información Factual: Contienen informaciones muy concretas, actuales y de carácter predominantemente numérico o estadístico.
• Directorios: Almacenan datos sobre personas o instituciones especializadas en una actividad o materia específica.
• Bases de Datos Documentales: Se clasifican en tres categorías principales:
  • Bases de Datos de Texto Completo: Constituidas por los propios documentos en su formato electrónico original.
  • Archivos Electrónicos de Imágenes: Ofrecen un enlace directo con la imagen digitalizada del documento original.
  • Bases de Datos Referenciales: Proporcionan información fundamental para describir y permitir la localización de documentos impresos, sonoros, audiovisuales o electrónicos, sin contener el documento completo en sí.

Las bases de datos bibliográficas son un ejemplo común de bases de datos documentales referenciales, ya que describen publicaciones para su localización.

3. Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales desarrollado por Microsoft. Su primera versión data de 1992, funcionando bajo el sistema operativo Windows. Para crear una tabla en Access, es imprescindible la definición de una clave principal. Esta clave es un campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro en una tabla y no puede contener valores nulos ni duplicados. Las consultas en Access permiten seleccionar conjuntos de filas que cumplen unas condiciones específicas. Además, Access es altamente interoperable con otros programas y aplicaciones de Microsoft Office.

4. La Difusión del Conocimiento

Todo centro de documentación aspira a recoger y procesar su información con el propósito fundamental de darla a conocer. Esta actividad se considera una operación documental de salida. Existen dos formas principales de difusión: la difusión bajo demanda y la difusión documental (o proactiva). Las vías de difusión pueden ser variadas, incluyendo: papel impreso, tablones de anuncio, expositores, páginas web y correo electrónico.

Tipos de Difusión

• Difusión Bajo Demanda: Es un proceso pasivo. Parte del usuario, quien activamente necesita la información. El documentalista o el propio usuario interroga al sistema y recupera la información solicitada.
• Difusión Documental (Proactiva): Es un proceso activo. El centro de documentación ofrece a los usuarios productos documentales que considera útiles, basándose en un estudio previo de sus necesidades de información.

Dentro de la difusión documental, se distinguen tres categorías principales:

• Difusión de Documentos Primarios: Implica el acceso directo a los documentos originales en el centro, a menudo bajo un acceso controlado.
• Difusión de Documentos Secundarios: Se realiza a través de productos documentales que describen o resumen los documentos primarios. Los principales productos secundarios incluyen: boletines informativos, revistas de prensa, dosieres de prensa, dosieres documentales, boletines de sumario y boletines de resúmenes, entre otros.
• Difusión Selectiva de la Información (DSI): Ofrece a los usuarios una información personalizada, periódica y selectiva, adaptada a sus perfiles de interés específicos.