Sistemas de Archivo Documental para Empresas

Este documento describe los principales sistemas utilizados para organizar y archivar documentos en entornos empresariales, detallando sus características, ventajas, inconvenientes y usos comunes.

Sistema Alfabético

Definición: Ordena los documentos según el orden del alfabeto, utilizando una palabra clave.

Ventajas: Es sencillo de aplicar y ampliamente conocido. Se puede combinar con otros métodos.

Inconvenientes: En algunos casos, puede ser difícil elegir una palabra clave representativa.

Uso empresarial: Se emplea para organizar correspondencia, contratos y fichas de personal.

Sistema Numérico

Definición: Utiliza un número asignado a cada documento en orden ascendente o descendente.

Ventajas: Facilita el manejo de grandes volúmenes de documentos y evita duplicidades.

Inconvenientes: Es difícil intercalar documentos y, a veces, se requiere un índice auxiliar.

Uso empresarial: Se usa para archivar presupuestos, facturas, pedidos y faxes.

Sistema Cronológico

Definición: Ordena documentos según su fecha de elaboración, emisión o vencimiento.

Ventajas: Permite localizar documentos de manera rápida y sencilla.

Inconvenientes: Si la fecha no es un dato clave, puede requerir un índice auxiliar.

Uso empresarial: Se emplea en documentos bancarios, recibos, nóminas y seguros sociales.

Sistema Geográfico

Definición: Ordena los documentos según un lugar o dirección relacionada con el emisor o receptor. Se clasifica en países, regiones, provincias, ciudades, calles, etc.

Ventajas: Es flexible y permite intercalar subdivisiones fácilmente.

Inconvenientes: No es recomendable para grandes volúmenes de documentos.

Uso empresarial: Se usa en empresas con actividad en múltiples regiones.

Sistema Temático

Definición: Agrupa documentos por temas o asuntos. Puede combinarse con el sistema alfabético.

Ventajas: Permite localizar y archivar documentos rápidamente. Es flexible para intercalar nuevos documentos.

Inconvenientes: Puede generar dificultades si un documento trata varios temas. Además, es necesario conocer el tema del documento para localizarlo.

Uso empresarial: Se emplea en archivos donde los documentos se organizan por áreas temáticas.

Sistema Alfanumérico

Definición: Combina los sistemas alfabético y numérico, utilizando letras y números para ordenar documentos. Puede usarse con códigos generados específicamente para la clasificación.

Ventajas: Depende de si se prioriza el criterio numérico o alfabético, combinando ventajas de ambos sistemas.

Inconvenientes: Sus desventajas dependen del sistema predominante en la palabra clave (números o letras), pudiendo requerir un índice auxiliar.

Uso empresarial: Se aplica en situaciones donde es necesario un sistema estructurado con códigos, como matrículas de automóviles o referencias de productos.