Sistema Informativo en la Administración Pública: Gestión, Archivo y Normalización

El Sistema Informativo

El sistema informativo gestiona inputs que se introducen en los tres subsistemas, creando outputs (comunicando a los ciudadanos). Esta salida tiene que respetar el derecho a la información y la transparencia de las Administraciones Públicas (AAPP).

Sistema: Conjunto de elementos dinámicos interrelacionados para alcanzar objetivos y operar sobre datos, energía o materia para crear sinergias entre estas que retroalimentan el sistema.

Subsistemas de las AAPP

A) De gestión de la administración externa

Gestiona documentos generados dentro y fuera, pero que no corresponden propiamente al funcionamiento de la organización o no están directamente vinculados a la toma de decisiones.

B) De gestión de la administración interna

Documentación generada por la propia organización en el transcurso de sus funciones, es decir, en la gestión de la documentación interna que se refiere al proceso, tratamiento y almacenamiento de la información.

Los archivos se estructuran en tres etapas:

1. Vivo, de gestión u oficina: Son aquellos cuyos documentos se encuentran en fase de tramitación. De uso frecuente para asuntos corrientes. Estos archivos son de manejo y responsabilidad de las unidades administrativas en las que se generan.
2. Intermedio: Este archivo contiene todos los documentos una vez que han finalizado los trámites administrativos y hasta los 25 años se encuentran en el mismo los documentos cuya utilización es hipotética, pero no segura, esto es, que pueden ser recurridos. Su manejo corresponde a administrativos, archiveros y documentalistas.
3. Histórico: Este tipo reúne los documentos depositados en el archivo histórico transcurridos 25 años a partir de la fecha de creación del expediente o trámite. Son seleccionados por su valor cultural, histórico e informativo para su conservación permanente tras el expurgo. Manejo por archiveros.

C) Comunicación de la información al exterior

Ciudadanos, empresas, instituciones y otros.

Definición de documentación administrativa:

Es la suma del conjunto de la documentación utilizada en los tres subsistemas informativos: subsistema informativo de gestión de la administración externa, subsistema informativo de gestión de la administración interna y subsistema informativo de comunicación de la información.

1.2. Normalización y Fundamentos del Trabajo Científico

La normalización tiene gran importancia, ya sea de jure, de facto o propietaria. También gestiona la información en entornos electrónicos.

Se necesitan normas para alcanzar efectividad en la búsqueda y recuperación de la información, disminuir los costes, mejorar la calidad, y lograr más rapidez en la búsqueda, entre otros beneficios.

Elaboradas por instituciones internacionales, nacionales, regionales, etc., públicas o privadas, o por Asociaciones Internacionales como ISO (International Organization for Standardization), UNE, ANSI/NISO, etc., para promover metodologías comunes aceptadas internacionalmente.

Las normas en el ámbito documental se agrupan según sus aplicaciones:

• Describen e identifican recursos de información.
• Intercambian información.
• Gestionan colecciones.
• Proporcionan servicios a los ciudadanos y a la administración en general.