Servicios Postales y Digitales: Tipos de Cartas, Paquetería y Gestión Documental

Clasificación y Modalidades de Servicios de Comunicación Postal

Tipos de Cartas y Envíos Documentales

A continuación, se detallan las principales modalidades de envío de correspondencia:

• Carta Ordinaria: Es la modalidad de envío más utilizada.
• Carta Certificada: Su entrega queda garantizada a domicilio bajo la firma del destinatario, ofreciendo seguridad y trazabilidad.
• Carta Urgente: Modalidad prioritaria para envíos que requieren celeridad.
• Notificación Administrativa: Utilizada para la entrega de comunicados oficiales de carácter legal.

Comunicaciones Urgentes y con Valor Legal

• Telegrama: Envío urgente de mensajes firmados que poseen valor de prueba ante jueces y tribunales.
• Burofax: Envío urgente de documentos relevantes bajo firma, que tiene carácter de prueba frente a terceros, garantizando la integridad y la recepción del contenido.

Servicios Postales Digitales y de Registro

• Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE): Permite el envío instantáneo de documentos a las Administraciones Públicas.
• Correo Digital: Permite enviar cartas físicas desde el ordenador a través de la Oficina Virtual de Correos.

Servicios de Paquetería y Logística

Modalidades de Envío de Paquetería

• Paq Today: Servicio de recogida y entrega en el mismo día.
• Entrega al Día Siguiente: Servicio estándar de entrega rápida.
• Paq Premium: Permite al destinatario escoger la fecha, hora y lugar de entrega.
• Paq Estándar: Envío de paquetería no urgente.
• Paquete Azul: Diseñado específicamente para el envío de paquetes voluminosos.

Servicios de Distribución Masiva y Periódica

• Valijas: Transporte de correspondencia periódica entre un punto y varios destinos dentro de España.
• Publicaciones: Envíos nacionales e internacionales de periódicos y revistas.
• Publicorreo: Servicio de envío de marketing directo.
• Publibuzón: Distribución mediante buzoneo sin constar la identidad del destinatario.

Servicios Adicionales Postales

Estos servicios complementan el envío básico, ofreciendo garantías o funcionalidades extra:

• Aviso de Recibo: Documento que deja constancia de que el envío ha sido entregado, al ser firmado por el destinatario o persona autorizada (el modelo nacional es de color rosa y el internacional, de color naranja).
• Certificado: Además de la finalidad de seguimiento, en caso de pérdida, Correos paga una indemnización.
• Reembolso: El destinatario realiza un abono previo del importe que figura en el envío para poder recibirlo.
• Valor Declarado: Permite asegurar los envíos de objetos de valor. En caso de pérdida, el remitente recibe la indemnización correspondiente al valor declarado.

La Oficina Virtual

Muchos de estos trámites se pueden gestionar online a través de la Oficina Virtual, accediendo mediante un nombre de usuario y contraseña.

Gestión Documental y Archivo

Definición y Operaciones de Archivo

Archivar consiste en organizar y guardar ordenadamente los documentos útiles en un archivo, permitiendo a la empresa localizarlos eficazmente cuando sea necesario.

Operaciones Fundamentales del Archivo:

1. Preparación
2. Clasificación
3. Codificación
4. Colocación

Control de Archivos Informáticos

Para una gestión digital eficiente, es crucial considerar:

• La selección de formatos adecuados.
• La selección de soportes adecuados.
• La selección de lugares de almacenamiento adecuados.

Fundamentos de la Comunicación Digital

Conceptos Básicos de Internet

Definición de Internet: Es una red de redes informáticas que permite a los ordenadores conectados comunicarse directamente entre sí. Esto posibilita la conexión global de particulares, empresas y organismos oficiales.

Transferencia de Ficheros: Un fichero o archivo informático es, fundamentalmente, un conjunto de bits.

El Correo Electrónico (E-mail)

Componentes de una Cuenta de Correo:

• Dirección o Cuenta de Correo: Identifica a las personas que se comunican, dividiéndose en dos partes: el nombre de usuario y el del proveedor.
• Proveedor de Correo: La entidad que ofrece el servicio.
• Correo Web: Acceso al correo a través de un navegador.
• Cliente de Correo: Aplicación de escritorio o móvil para gestionar el correo.

Recepción y Envío de Comunicaciones por E-mail

Los campos principales en el envío de un correo son:

• PARA: Indica el destinatario principal.
• CC (Copia de Carbón): Se utiliza para introducir direcciones de correo de destinatarios secundarios que deben estar informados.
• CCO (Copia de Carbón Oculta): Permite incluir nuevos destinatarios que no serán visibles para los incluidos en los campos PARA y CC.