Servicios de Información en Organizaciones: Tipos y Funciones Esenciales

Servicios en las Organizaciones Informativas: Unidades y Tipos

2.1. Organizaciones y Servicios de Información

2.1.1. Organizaciones o Unidades de Información (UI)

Según Palom y Tort, las organizaciones o unidades de información (UI) son entidades al servicio del progreso humano. Ramos Simón las define como "toda aquella institución atendida por especialistas en información y documentación que tiene por objetivo la recogida, análisis y tratamiento de la información generada por fuentes internas o externas; para lo que emplea medios personales, recursos técnicos y económicos, al objeto de someter la información a un tratamiento técnico documental que crea utilidad para los usuarios a quienes pretende satisfacer".

Requisitos básicos de una UI:

• Atendida por profesionales de la Biblioteconomía y Documentación.
• Fundamentada en la información.
• Finalidad: difusión del conocimiento útil y satisfacción del usuario.

Las UIs deben ser:

1. Organizaciones discentes: Fomentar el aprendizaje continuo del personal, la comunicación interna, la comprensión del funcionamiento organizacional, la visión colectiva y el trabajo en equipo.
2. Buscar la excelencia: Aproximarse a los clientes, promover el espíritu emprendedor y la colaboración.
3. Adoptar la filosofía de Gestión de la Calidad Total (TQM): Planificar y desarrollar productos y procesos para satisfacer las necesidades de los clientes.

La estructura organizativa se compone de canales por donde transitan productos, servicios, recursos y flujos de información. Los criterios para definir esta estructura son:

1. Operaciones de la cadena documental.
2. Temáticas o disciplinas de los recursos de información.
3. Tipos de documentos.
4. Localización de los servicios.
5. Usuarios y sus intereses.
6. Servicios.

Las UIs son organizaciones de servicios, pertenecientes al sector terciario de la economía. Pueden ser lucrativas o no lucrativas.

2.1.2. Servicios de Información

La información es la materia prima de las UIs, y su objetivo principal es el suministro de servicios informativos.

Fuentes de Información

Según Horton, las fuentes de información son lugares o personas de las que se puede obtener información, desde bibliotecas hasta bases de datos. Incluyen materiales y productos, originales o elaborados, que aportan conocimiento.

Gloria Carrizo y sus colaboradores distinguen entre fuentes documentales y fuentes bibliográficas. Se clasifican según:

• Soporte: Impresas, audiovisuales, mecanizadas.
• Acceso al contenido: Inmediata, puntual o precisa; mediata o diferida; largamente diferida.
• Nivel informativo: Primarias, secundarias, terciarias y obras de referencia.
• Facilidad de acceso: Publicadas, inéditas y reservadas.

Servicios de Información

Según Horton, los servicios de información son actividades que ayudan a adquirir, procesar o transmitir información. Relacionan las necesidades de información con las fuentes de información. Orna los define como proveedores que ayudan a organizaciones, empresas e individuos a encontrar y usar la información necesaria para cumplir sus objetivos. Pueden estar dentro o fuera de las organizaciones.

Los servicios de información tienen su origen en las "bibliotecas especializadas" y los servicios de "Difusión Selectiva de la Información" (DSI).

Productos de Información

Son mercancías útiles ofrecidas a los usuarios para ayudarles a obtener información, como los documentos secundarios. Son el resultado de la actividad de las UIs y tienen una doble condición de producto y servicio. Los productos informativos son paquetes de información predesarrollados para necesidades específicas; los servicios son medios para almacenar, acceder, procesar o enviar información para necesidades específicas bajo demanda.

Sistemas de Información

Un "sistema" es una serie estructurada de procesos para manejar información, caracterizado por el procesamiento repetitivo de inputs, actualización de datos y generación de outputs (Horton). Puede ser manual o informatizado. El "sistema de información" explota el potencial informativo de una organización, convirtiéndose en un recurso esencial y en su "sistema nervioso central".

Senn distingue entre sistemas abiertos (interactúan con su entorno) y sistemas cerrados (no interactúan).

2.2. Tipos de Unidades de Información en Función de los Servicios

Existen numerosas clasificaciones de UIs.

Guinchat y Menou las clasifican según sus funciones:

1. Conservación y suministro de documentos primarios: bibliotecas, archivos, museos y mediatecas.
2. Descripción del contenido de los documentos y su difusión: centros de documentación.
3. Respuesta a consultas concretas: centros de información.

Ramos Simón distingue, según varios criterios:

1. Criterio finalista:

• Fines sociales generales (culturales, políticos, ecológicos, etc.).
• Fines económicos.

2. Criterio de titularidad:

• Unidades de información de los poderes públicos.
• Unidades de información de los entes privados.

3. Criterio de financiación:

• Cierta gratuidad.
• Valor de mercado.

Se pueden identificar tres tipologías clásicas de UIs: bibliotecas, archivos y centros de documentación.

2.2.1. Servicios de Información en Archivos

Introducción a los Archivos

Definición: Conjunto de documentos producidos por una persona o institución en el curso de su actividad.

Objetivos:

• Conservación del documento archivístico.
• Difusión.

Documento archivístico:

• Valor administrativo.
• Valor jurídico.
• Valor histórico.

Principios de la Archivística:

• Principio de procedencia: Mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo origen.
• Principio de orden original: Mantener el orden original de los documentos a lo largo de su vida, conforme a las acciones de la entidad de origen.

Funciones:

• Planificar el archivo y la documentación de la institución.
• Gestionar el archivo y la documentación.
• Coordinar el expurgo.
• Clasificar los fondos.
• Describir los fondos.
• Planificar el sistema de información del archivo (normas ISAD, etc.).
• Planificar y gestionar la política cultural del archivo.
• Garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos.

Tipos:

• Según el grado o frecuencia de utilización:
  • Archivos activos o de gestión.
  • Semiactivos.
  • Inactivos.
• Según el lugar de emplazamiento:
  • Generales o centralizados.
  • Descentralizados o parciales.
  • Departamentales o por secciones.
  • Personales.
• Según las etapas del archivo (Cruz Mundet, 1994):
  • Archivo de gestión.
  • Archivo administrativo.
  • Archivo intermedio.
  • Archivo histórico.