El Rol Estratégico de los Sistemas de Información en la Toma de Decisiones Empresariales

Sistemas de Información: Fundamentos y Aplicación Empresarial

Un Sistema de Información es un conjunto de datos ordenados y con significado dentro de un contexto, que facilitan la toma de decisiones y la realización de operaciones. Esta información debe ser útil para la empresa.

Requisitos Esenciales de la Información

• Claridad: Fácil de entender.
• Confiabilidad: Precisa y veraz.
• Oportunidad: Disponible en el momento justo.
• Detalle: Adaptada a las necesidades de cada nivel organizacional.
• Costo-Beneficio: El costo de obtenerla debe ser inferior a los beneficios esperados.

Tipos de Sistemas de Información

Se clasifican en tres tipos principales:

• Totalmente Manual: Procesos realizados sin apoyo tecnológico.
• Computarizado: Basado en el uso de sistemas informáticos.
• Mixto: Combina elementos manuales y computarizados.

La tecnología, en particular, favorece la eficiencia en cuanto a tiempos, costos y confiabilidad. La teoría contable, de administración, de sistemas y la tecnología, en conjunto, favorecen el desarrollo y la optimización de estos sistemas.

El Proceso Básico de Información en la Empresa

El Proceso Básico de Información implica la transformación de datos en conocimiento útil. Para que una empresa trabaje de forma eficaz y eficiente, es crucial proporcionar los datos mínimos e indispensables al diseñar el sistema. De lo contrario, la tarea se volvería más costosa y complicada.

Los datos son procesados, ordenados y registrados, para luego ser almacenados en memorias y ser utilizados en el futuro. Es fundamental seleccionar solo aquellos datos que resulten útiles, con el fin de mejorar la calidad de la información resultante. Así concluye el proceso: la empresa obtiene la información requerida, y algunos datos pueden funcionar de forma recíproca, alimentando otros procesos.

La Toma de Decisiones: Un Pilar de la Gestión Empresarial

La Toma de Decisiones es una acción humana que busca modificar una situación presente. Implica una elección que satisfaga las necesidades de la empresa. En algún momento, todos los administradores de las empresas se enfrentan a esta situación de elección.

Aunque la racionalidad es fundamental, también es crucial considerar una serie de métodos que minimizan significativamente la posibilidad de riesgo. Las decisiones se pueden clasificar según su naturaleza:

• Decisiones Rutinarias: Suelen darse en los niveles organizacionales inferiores y surgen de criterios fijados de antemano. Son repetitivas y predecibles.
• Decisiones de Excepción: Se presentan ante problemas novedosos e imprevistos y están a cargo de los niveles superiores de la organización. Requieren un enfoque más creativo y estratégico.

Información para la Toma de Decisiones: Tipos y Aplicación

Para disminuir la incertidumbre y comprender mejor el comportamiento de las variables que afectan la toma de decisiones, es esencial que la información sea oportuna y adecuada. La información se clasifica principalmente en:

Tipos de Información

• Información Interna: Proviene de documentos y datos internos de la empresa, procesados por los niveles gerenciales medios. Se aplica en la confección de planes, la orientación en la toma de decisiones, el análisis de la estructura organizacional, la coordinación de actividades y el control de la gestión. Es utilizada principalmente para decisiones programadas.
• Información Externa: Proviene de fuentes externas como clientes, proveedores, competidores, estudios de mercado, etc. Es aplicada por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, ya que se utiliza para la toma de decisiones no programadas y estratégicas.

Además, la información debe ser actualizada, objetiva, veraz, comparable, útil, oportuna y verificable, entre otras características esenciales para su validez y eficacia.

Métodos de Procesamiento de Información

El procesamiento de la información puede realizarse de forma:

• Manual
• Mecánica
• Electrónica

Clasificación de Decisiones según el Nivel Jerárquico

Según el nivel jerárquico que las toma, las decisiones se categorizan en:

• Decisiones Estratégicas: Resuelven cuestiones fundamentales para la perdurabilidad y el futuro a largo plazo de la organización. Son tomadas por la alta dirección.
• Decisiones Tácticas: Están relacionadas con las actividades operativas y la asignación de recursos a mediano plazo dentro de la empresa. Son tomadas por la gerencia media.
• Decisiones Logísticas: Apoyan las principales actividades de la empresa en el corto plazo, optimizando flujos y procesos.

Clasificación de Decisiones según la Programación

Según su grado de programación, las decisiones pueden ser:

• Decisiones Programadas: Son repetitivas y rutinarias. Pueden ser realizadas por el personal jerárquico y se basan en el cumplimiento de reglas y procedimientos preestablecidos.
• Decisiones No Programadas: Surgen de situaciones imprevistas, novedosas e importantes que requieren un procedimiento nuevo y son tomadas exclusivamente por la dirección superior.

Consideraciones Adicionales para la Toma de Decisiones

Según las alternativas posibles, una empresa puede ser de tipo: comercial, industrial o de servicios. La localización también es una decisión estratégica clave, pudiendo situarse cerca de los consumidores o de la fuente de materias primas, lo cual impacta directamente en su modelo de negocio y costos.

Niveles Organizacionales y su Rol en la Información y Decisión

La estructura organizacional define el flujo de información y la autoridad para la toma de decisiones:

• Nivel Superior: Elabora políticas y estrategias generales de la empresa.
• Nivel Medio: Elabora programas y procedimientos para el control operativo y la implementación de estrategias.
• Nivel Inferior: Proporciona información detallada para la ejecución de operaciones diarias y el cumplimiento de tareas específicas.