Reuniones Efectivas y Toma de Decisiones en Grupo: Claves para el Éxito

Cómo Conducir Reuniones Efectivas y Mejorar la Toma de Decisiones

Las reuniones son una herramienta administrativa de gran valor que pone en práctica:

• La filosofía de la gestión participativa.
• La posibilidad de solucionar un gran número de necesidades (organizacionales e individuales).
• Ayudan a desarrollar equipos de trabajo.
• Ofrecen oportunidades para trabajar unidos.
• Permiten compartir ideas y apoyo mutuo.

Según Portwood y Miller, las reuniones proporcionan una oportunidad para fortalecer el contrato psicológico entre el individuo y la organización.

Claves para Conducir Reuniones Efectivas

1. Justificación: Tener una razón lógica que justifique el costo de realizar la reunión, basándose en los resultados esperados.
2. Planificación: Establecer una tabla, decidir los participantes, el número de asistentes y preparar una agenda previa.
3. Dirección de la Reunión:
   • Comenzar puntualmente.
   • Realizar un comentario introductorio.
   • Ceñirse a la agenda.
   • Evitar perder tiempo.
   • Mantener una disposición adecuada.
4. Conclusión de la Reunión: Asegurarse de que se hayan alcanzado los objetivos.
5. Seguimiento de los Acuerdos: Implementar los acuerdos y asignar responsabilidades para garantizar su cumplimiento.

Facilitación Social

La aprehensión de evaluación es un factor clave. La facilitación social solo ocurre cuando los individuos creen que su ejecución puede ser observada y evaluada por otros. No es la mera presencia, sino la evaluación lo que importa.

Conflicto de Distracción: La presencia de otros incrementa la activación, pero surge un conflicto entre:

• La tendencia a prestar atención a la tarea ejecutada.
• La tendencia a prestar atención a otros.

Baron afirma que la presencia de otros produce efectos de facilitación social cuando la atención a los demás entra en conflicto con las demandas de la tarea.

Toma de Decisiones: ¿Grupos vs. Individuos?

Procesos de Toma de Decisiones en Grupo (Según Schein)

• Decisión por ausencia de respuesta.
• Decisión autárquica (líder).
• Decisión oligárquica.
• Decisión mayoritaria.
• Decisión por consenso.
• Decisión unánime.

Diferencias entre Decisiones Individuales y Grupales

Ventajas de las decisiones grupales:

• Información más completa.
• Generación de más alternativas.
• Proceso con ideas democráticas y participativas.

Desventajas de las decisiones grupales:

• Requieren mucho tiempo.
• Dominio de minorías.
• Mayor riesgo (Polarización de grupo: La actitud inicial del grupo se fortalece, según Stoner, debido a la influencia normativa).

El Problema del Pensamiento Grupal (Janis)

La polarización puede conducir al Pensamiento de Grupo, donde la norma del consenso se sobrepone a la expresión de opiniones minoritarias. Esto causa problemas como:

• Deterioro de la eficiencia mental del individuo.
• Fallas en el cotejo de la realidad.
• Deterioro del juicio moral.