Requisitos formales para la presentación de documentos

Presentación

Los principales requisitos formales que tenemos que tener en cuenta para la presentación de un documento son los siguientes:

Comunicaciones en papel

Se suelen utilizar papel blanco, con un espesor mínimo de 80 gramos y el tamaño DIN A-4, de 210 x 297 mm. Las empresas y los organismos públicos suelen disponer de papel especial con membrete para cada tipo de documento.

Márgenes

Los márgenes izquierdo y superior deben ser de 4 cm al menos, y el derecho e inferior de 3cm o más. Cuando un documento se compone de más de una página, el margen superior de la primera página será mayor que el de las siguientes.

Párrafos

Los documentos se componen de párrafos, que a su vez contienen ideas que se expresan mediante frases entrelazadas unas con otras. Los párrafos comienzan con mayúscula y terminan con un punto y aparte.

Interlineado y alineación

Para el interlineado se suele utilizar el sencillo o el 1,5, y la alineación es la que proporcionan los procesadores de texto: a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada por ambos lados.

Tipo de letra

La elección del tipo de letra debe adaptarse al público al que va dirigido. Ha de ser funcional (sencilla y eficaz) y comunicativa. El tamaño de la letra debe ser 11 o 12 y el color de la fuente preferiblemente negro, aunque puede usarse también azul oscuro.

Normalización de impreso y documentos

Normalización es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. Cuando nos referimos a impresos y documentos, normalizar es ajustar los tamaños para facilitar los trabajos de clasificar, ordenar y extraer información.

Definición de archivo

En la labor que nos ocupa, entenderemos que un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su actividad.

Seguridad y confidencialidad de la información

Medidas para la protección de la información:

Fichero Físico

• Hay que nombrar un responsable de seguridad (establece las normas para manejar los documentos).
• Debe de ser SECRETO y CONFIDENCIAL.

Fichero Digital

• Realizar copias de seguridad, accesos restringidos, auditorías externas si hay datos sensibles para asegurarse de que están manteniendo los niveles de seguridad requeridos.

Aplicación de la Ley de Protección de Datos

• Es una Ley Orgánica de 1999 y Real Decreto de 2007.
• Trata de garantizar los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad.

La Agencia Española de Protección de Datos

La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado de desarrollarla.

Derechos ARCO

Los derechos ARCO son un conjunto de acciones reconocidas en la LOPD, a través de las cuales una persona física puede ejercer un control sobre sus propios datos personales.

• Derecho de acceso: saber si datos propios están siendo tratados, la finalidad perseguida, de dónde se han obtenido y las comunicaciones de los mismos que se hayan realizado o se tenga previsto realizar.
• Derecho de rectificación: solicitar la modificación de los datos que sean inexactos o incompletos.
• Derecho de cancelación: pedir que se supriman los datos propios que sean falsos o inadecuados.
• Derecho de oposición: el titular de los datos se puede oponer a que se realice un tratamiento de sus datos personales.