Reglamentación y Ejecución del Protocolo en la Organización de Actos Institucionales y Especializados

Organización de Actos y Eventos: Fases y Coordinación

Fase de Preparación

El primer contacto se realiza, normalmente, por teléfono con el anfitrión. Se lleva a cabo una entrevista para definir los objetivos del acto, la imagen a transmitir, los asistentes, el público objetivo, el alcance mediático y el presupuesto. La fecha es un factor importante; se buscará la fecha y hora idóneas. El lugar debe ser el más adecuado para los objetivos.

Elaboración del Proyecto

Implica el diseño del acto, incluyendo:

• Presupuesto.
• Montaje y logística.
• Catering.
• Presentaciones.
• Diseño de protocolo e invitaciones, etc.

Fase de Ejecución

Consiste en el seguimiento del cronograma, el recibimiento de personalidades, la colocación de invitados, la despedida y entrega de regalos, y los agradecimientos a los asistentes.

Fase de Evaluación del Acto

Se centra en medir el éxito y el impacto del evento:

• Análisis de rentabilidad.
• Análisis de la repercusión.
• Elaboración del informe final.

El Programa: Documento Básico de Protocolo

El programa es el documento básico para el protocolo en la organización de actos. Establece el orden a seguir de las acciones y las personas. Debe incluir:

• Invitados.
• Día y lugar.
• Etiqueta requerida.
• Timing (horario detallado).
• Convocatoria.
• Protocolo específico.
• Anfitrión.

Diseño de Invitaciones

Se recomienda utilizar un tarjetón blanco o crema, enviado con 15 días de antelación. La confirmación de asistencia es clave. El diseño de la invitación debe incluir:

1. Escudo o logotipo (arriba).
2. A quién se invita.
3. Dónde, cuándo y hora del evento.
4. Solicitud de confirmación.
5. En el centro inferior: lugar y año.

Coordinación del Evento y Roles

Personal de Protocolo

Es el departamento que ha organizado el evento. El jefe es la persona responsable de proporcionar al personal de seguridad y a relaciones externas la información necesaria para el desempeño profesional eficaz y responsable de sus funciones.

Personal de Seguridad

Velará por la seguridad interna y externa del lugar, vehículos y enseres.

Departamento de Relaciones Externas

Encargado de convocar a distintos medios para que den cobertura al acto. Figura como el responsable del envío de invitaciones, acreditaciones, etc.

Protocolos Especializados y Normativa Sectorial

Protocolo Eclesiástico

Comprende el conjunto de normas que rigen los actos religiosos y celebraciones litúrgicas donde participan el clero y los fieles. El orden jerárquico es:

1. Obispos.
2. Presbíteros (Sacerdotes).
3. Diáconos.

Protocolo Militar

Comprende las normas que regulan el orden de jerarquía y antigüedad en todos aquellos actos de historia militares u oficiales.

Etiqueta Militar y Uniformes

La etiqueta militar está regulada por las ordenanzas militares y establece cinco uniformes con distintas modalidades:

• Gran Etiqueta.
• De Etiqueta.
• Gala.
• Diario.
• Trabajo.

Condecoraciones y Honores Militares

Están regulados por el Reglamento de Honores Militares y en el Real Decreto correspondiente. El orden de honores incluye:

1. La Bandera Nacional.
2. Sus Majestades los Reyes.
3. Su Alteza Real el Príncipe/Princesa de Asturias.
4. Sus Altezas Reales los Infantes.
5. Personas que representan el Poder del Estado.
6. Autoridades civiles y militares.
7. La Armada (como organización que representa a la nación).

Saludo Militar

El saludo militar se dirige a Sus Majestades los Reyes, el Príncipe/Princesa de Asturias, los Infantes de España y personas que representan los poderes del Estado, autoridades civiles, otros militares de rango superior, la bandera y el estandarte, y el himno.

Protocolo Deportivo y Olímpico

Comprende el conjunto de normas, usos y costumbres que rigen los actos y ceremonias deportivas en cada una de sus modalidades.

Protocolo Olímpico

Adquiere rango de norma y recoge las pautas por las que se rigen los Juegos Olímpicos.

• Situación de la Presidencia: El Rey y la Reina se sitúan a la izquierda. A la izquierda del Rey, el Presidente del Gobierno y su esposa, y la Generalitat (o autoridad autonómica) y su esposa. A la derecha del Rey, el Presidente del COI y su esposa, y el Alcalde y su esposa.
• Patrocinadores: Si hay patrocinador, se le otorga un lugar relevante para que sea visible.

Entrega de Medallas

Se realiza en podios. Los ganadores reciben medalla, ramo y diploma. La colocación es: primero en el centro, segundo a la derecha y tercero a la izquierda. Se interpreta el himno del país ganador y se izan las banderas de los tres campeones. No habrá sponsors en el podio, excepto en ciclismo. Las autoridades y azafatas entregan el premio.

Máximos Galardones y Jerarquía

El Premio Nacional del Deporte es el máximo galardón, junto con la Copa del Rey y de la Reina.

El orden de precedencia en el Comité Olímpico es:

1. Presidente del COI.
2. Vicepresidente del COI.
3. Miembros del COI.
4. Miembros por antigüedad.
5. Miembros del Comité Organizador de los Juegos.
6. Presidentes de Federaciones Internacionales.
7. Presidente del Comité Nacional Olímpico.

Ceremonia Oficial de Apertura

En el palco de honor, el orden de precedencia es: Jefe de Estado del país anfitrión, seguido del Presidente del COI.