Registros Administrativos y Públicos: Funcionamiento y Tipos Esenciales

Tipos de Registros Administrativos

Los tipos de registros se clasifican en:

• Comunes a todos los organismos públicos: registro general, registro de entrada de documentos, registro de salida de documentos.
• Específicos: registro de personal, registro de intervención, registro de la propiedad, etc.

Para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático, garantizando la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

B. Asiento Documental

Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones e indicarán la fecha del día de recepción o salida. La anotación del registro o asiento debe contener:

1. Número correlativo.
2. Naturaleza del documento.
3. Fecha y hora de su presentación.
4. Remitente/destinatario.
5. Extracto o resumen del contenido.

C. Comunicaciones a Múltiples Destinatarios

A veces se emiten comunicaciones dirigidas a varias personas. En estos casos, y para optimizar el trabajo en el registro y en el archivo de los documentos, se realizará un solo asiento, haciendo una relación de los destinatarios. Se señalará en dicha relación el número total y la expresión “según relación adjunta”, o bien, si se ha escrito al dorso del documento, “según se cita al dorso”.

D. Escritos Firmados por un Colectivo

Se pueden presentar escritos firmados por varias personas. Una de las firmas, a ser posible la primera, se elige como portavoz principal, identificándose con su nombre, situación y domicilio, a fin de facilitar la referencia de posible localización.

E. Registros Auxiliares

Una vez distribuida la documentación por el registro general, la dependencia a la que va dirigida debe tener un registro de entrada.

F. Justificante de la Documentación Presentada

Los interesados podrán exigir el correspondiente recibo de todos los escritos que presenten en las oficinas de la Administración. Este recibo sirve al interesado para acreditar la presentación del escrito, la oficina concreta donde fue presentado y la fecha en que tuvo lugar dicha presentación.

G. Otros Lugares de Presentación de Documentación

El administrado podrá presentar un escrito o documento ante la oficina que ha de entender del asunto, pero también podrá hacerlo en los siguientes organismos:

• En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local.
• En las oficinas de correos.
• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

23.4 Los Libros de Registro en la Administración

A. Libro de Caja

La gestión de caja supone anotar en el libro de caja las entradas o salidas de dinero que se produzcan, así como realizar el recuento y arqueo de caja. El recuento de caja consiste en efectuar un inventario del dinero que existe físicamente en la caja. El arqueo de caja estriba en comprobar que el total de dinero que arroja el recuento coincide con el saldo del libro de caja y con el saldo de los justificantes de los cobros y los pagos.

C. Libro de Inventario

Aquí se anotan todos los bienes de inmovilizado material y de inmovilizado inmaterial adquiridos por la Administración. Por cada elemento de inmovilizado se anotará la descripción del bien, el valor, la fecha de adquisición y la de inicio de utilización. Cuando se produzca una baja, se hará constar en el libro la fecha y el motivo de la misma, su importe y la identificación de la factura en caso de que se produzca una venta.

D. Registro de Libramientos con Intervención Delegada

El control financiero de la Administración se realiza mediante la Intervención General de la Administración del Estado a través de intervenciones delegadas en cada ministerio, organismo autonómico, sociedad estatal o ente público, y por medio de intervenciones territoriales en las provincias.

23.5 Los Registros Públicos

A. Registro Civil

El antecedente más remoto del Registro Civil está en los registros parroquiales de la Iglesia Católica, donde el sacerdote anotaba bautismos, etc. Es un instrumento público de consulta, donde pueden ser conocidos los distintos aspectos del estado civil de las personas físicas. Este se divide en cuatro secciones: nacimientos, matrimonios, defunciones y tutelas y representaciones legales.

B. Registro Mercantil

Es un instrumento de publicidad legal del empresario. Sus características son:

• Es una oficina pública, radicada en todas las capitales de provincia.
• Todas las personas tienen acceso a él para tomar conocimiento de cuantos datos registrados le interesen.
• Acto o contrato inscrito se supone conocido de todos, mientras que el acto o contrato sujeto a inscripción pero no inscrito se considera inexistente frente a terceros en tanto no se pruebe que lo conocían.

Tiene por objeto la inscripción de:

1. Los empresarios individuales.
2. Las sociedades mercantiles.
3. Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
4. Las agrupaciones de interés económico.
5. Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la ley.

La inscripción en el Registro Mercantil es voluntaria para los empresarios individuales, con excepción de los navieros. Corresponde al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables. El Reglamento del Registro Mercantil señala como uno de los objetivos del Registro Mercantil Central la publicidad meramente informativa de los datos que reciba de los registros mercantiles. Esta información puede hacerse efectiva mediante dos sistemas:

1. Nota Simple Informativa (puede solicitarse por correo o por fax).
2. Servicio IBERTEX (se accede por vía telefónica desde un terminal videotex u ordenador personal conectado a la red telefónica).

Datos que pueden consultar los usuarios:

• Denominación
• NIF
• Datos registrales
• Capital suscrito y desembolsado
• Domicilio
• Órganos sociales
• Último acto publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil
• Relación de inscripciones

Además, la información también está disponible a través de Internet.

C. Registro de la Propiedad

Tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles. Es un instrumento técnico con el que se trata de lograr, a través de la publicidad, la plena seguridad jurídica inmobiliaria. Cualquier ciudadano puede consultar el estado de los bienes o derechos inmuebles. Esta publicidad se lleva a cabo a través de:

• Certificaciones del registrador.
• Nota simple informativa.
• Manifestación de los libros de registro.

En el Registro de la Propiedad se llevan dos libros diferentes:

1. Libro de inscripciones: relativos al derecho de propiedad.
2. Libro diario: en el que se realizan los asientos de presentación de documentos.