Registro Mercantil: Organización, Funciones y Obligaciones

Organización y Funciones del Registro Mercantil

El Registro Mercantil (RM) se organiza mediante un sistema de registro descentralizado, creando registros mercantiles territoriales. Sin embargo, la adaptación de España a la regulación europea llevó a la creación del RM Central, que no mantiene una relación jerárquica con los territoriales.

Registro Mercantil Territorial (RMT)

Los RMT están ubicados en la capital de cada provincia, así como en Ceuta, Melilla y determinadas islas.

Funciones del RMT

1. Servir como instrumento de publicidad de la existencia de empresarios y otros sujetos, así como de ciertas circunstancias que les afectan.
2. Legalización de los libros del empresario.
3. Nombramiento de auditores, una figura creada para que un profesional independiente supervise las cuentas de la sociedad en beneficio de socios y terceros.

Nombramiento de Auditores

Los auditores pueden ser nombrados por cuatro vías: la propia escritura de constitución, la junta general, un juez o el registrador mercantil.

Incumplimiento de Obligaciones ante el RM

Todas las sociedades están obligadas a depositar sus cuentas, aunque muchas incumplen esta obligación. La Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece una doble sanción:

1. Multa impuesta por el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).
2. Cierre registral de la sociedad (cese o dimisión de administradores, disolución y liquidación de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa).
3. Imposibilidad de presentar propuesta anticipada de convenio en caso de concurso.

Registro Mercantil Central (RMC)

Con sede en Madrid, el RMC depende del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado, y es gestionado por el Colegio Nacional de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.

Funciones del RMC

1. Recopilar datos de los asientos practicados en los distintos RMT.
2. Proporcionar publicidad meramente informativa a terceros.
3. Publicación en el BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil).
4. Llevar el registro de sociedades y entidades que hayan trasladado su domicilio al extranjero sin pérdida de la nacionalidad española.
5. Llevar la sección de denominaciones.
6. Comunicación a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas.

Sujetos y Actos Inscribibles

Además de empresarios y sociedades mercantiles, se permite la inscripción de otras entidades, algunas sin personalidad jurídica:

1. Empresarios individuales.
2. Sociedades mercantiles.
3. Entidades de crédito y seguros, así como sociedades de garantía recíproca.
4. Instituciones de inversión colectiva y fondos de pensiones.
5. Agrupaciones de interés económico.
6. Cualquier persona, natural o jurídica, cuando lo disponga la ley.
7. El artículo 269 bis del RRM permitía la inscripción de sociedades civiles.

Tipos de Inscripción

• Facultativa: Para empresarios individuales, excepto el naviero y el empresario de responsabilidad limitada.
• Obligatoria: En los demás casos.

Libros Obligatorios

1. Libro de inventarios y cuentas anuales (art. 28.1 del Código de Comercio - CdC).
2. Libro diario (art. 28.2 CdC).
3. Otros libros de llevanza obligatoria, exclusivos de determinadas personas jurídicas y que no hacen referencia a la obligación de contabilidad:
   • Libro de actas (art. 26.1 CdC).
   • Libro registro de acciones nominativas.
   • Libro registro de socios.

Requisitos de Llevanza de Libros

Existen tres tipos de requisitos:

• Extrínsecos: Los libros del empresario, tanto contables como los restantes.
• Intrínsecos: Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
• Obligación de Conservar: Los empresarios están obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes ordenados durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Cuentas Anuales

El empresario debe realizar las cuentas anuales al cierre del ejercicio de la empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Las cuentas anuales deben ser firmadas, constando en la antefirma la fecha de su formulación. Según el tipo de empresario, deberán firmar las cuentas:

1. El propio empresario.
2. Todos los socios ilimitadamente responsables.
3. Todos los administradores.

Documentos que Componen las Cuentas Anuales

1. Balance: Resumen contable del ejercicio que ofrece una imagen de la situación patrimonial de la empresa en el momento de cierre.
2. Cuenta de pérdidas y ganancias: Información complementaria al balance, que muestra los ingresos y gastos del ejercicio.
3. Estado de cambios en el patrimonio neto: Dos partes: ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa en el ejercicio, y movimientos habidos en el patrimonio neto.
4. Estado de flujos de efectivo: Cobros y pagos realizados por la empresa.
5. Memoria: Documento que facilita información textual junto a la numérica.

Auditoría de Cuentas

Debido a la complejidad de la contabilidad empresarial, el legislador crea la figura del auditor, un experto contable que revisa y verifica las cuentas anuales. Esta revisión se realiza en tutela de los intereses de los socios y terceros.

Obligatoriedad de la Auditoría

No todos los empresarios están obligados a auditar sus cuentas. En general, las sociedades capitalistas están obligadas, excepto aquellas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

1. Total de partidas del activo no supere los 2.800.050 euros.
2. Importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
3. Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

También deberán auditar sus cuentas las entidades que:

1. Emitan valores admitidos a negociación en mercados secundarios oficiales de valores o sistemas multilaterales de negociación.
2. Emitan obligaciones en oferta pública.
3. Se dediquen con habitualidad a la intermediación financiera.
4. Tengan por objeto social una actividad sujeta al Texto Refundido de la Ley de ordenación y supervisión de los seguros privados.
5. Reciban subvenciones, ayudas...
6. Las entidades que superen los límites que reglamentariamente fije el gobierno.

Tipos de Sociedades

Sociedades Personalistas

Se constituyen en atención a un vínculo personal esencial entre los socios. Se caracterizan por el carácter intuitu personae, la intrasmisibilidad de la condición de socio, la personalización de la organización, la descentralización de la administración y la comunicación patrimonial. Las sociedades colectivas y comanditarias simples son ejemplos de sociedades personalistas.

Sociedades Capitalistas

Destacan por su autonomía en la organización respecto de las condiciones personales de los socios, la movilidad de la condición de socio, la estabilidad de la organización, la centralización de la administración y el aislamiento patrimonial. Las sociedades anónimas (SA), sociedades de responsabilidad limitada (SL) y sociedades comanditarias por acciones son ejemplos de sociedades capitalistas.

Características de Cada Tipo de Sociedad

• Sociedad Colectiva: Personalista, donde los socios responden de las deudas de la sociedad de manera subsidiaria, personal, solidaria e ilimitada. Todos los socios tienen derecho a intervenir en la gestión. (Art. 125-144 CdC).
• Sociedad Comanditaria Simple: Personalista, con socios colectivos y comanditarios. Los comanditarios solo aportan la obligación de realizar la aportación comprometida y no tienen derecho a participar en la administración. (Art. 145-150 CdC).
• Sociedad Anónima (SA): Capitalista, con capital dividido en acciones. Los socios no responden personalmente de las deudas y no tienen derecho a asumir la dirección por el hecho de ser socios. (Ley de Sociedades de Capital).
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): Capitalista, con capital dividido en participaciones. Los socios no responden personalmente de las deudas y tampoco tienen derecho a la gestión por ser socios. Capital mínimo de 3.000 euros. (Ley de Sociedades de Capital).
• Sociedad Comanditaria por Acciones: Capitalista, con capital dividido en acciones y existencia de socios ilimitadamente responsables. (Ley de Sociedades de Capital).

Contrato de Sociedad

El negocio constitutivo de la sociedad es un contrato plurilateral y de organización. Se perfecciona cuando concurre el consentimiento. El objeto de la sociedad consiste en la obligación de todos los socios de aportar un fondo común. Se distingue entre el objeto de la obligación personal (aportación de cada socio) y el objeto social (actividad conjunta a la que se dedica la sociedad).

Fuentes del Derecho Mercantil

Art. 2 CdC: Los actos de comercio, sean o no comerciantes quienes los ejecuten, se regirán por las disposiciones del Código de Comercio, en su defecto por los usos del comercio y, a falta de ambos, por el derecho común. El CdC es un sistema especial de fuentes de los actos de comercio.

Usos de Comercio

Se entienden como las prácticas realizadas con carácter general dentro de un sector de la actividad económica o en una plaza determinada, cuando tales prácticas tienen efectos jurídicos y se consideran vinculantes en el ámbito comercial en que tienen lugar, sin necesidad de haberlos pactado expresamente. Los usos son fuente del derecho mercantil y son preferentes a la ley. Establecen normas que colman el silencio de la ley mercantil y rigen en defecto de ley. Pueden ser internacionales y deben probarse para poder ser aplicados. No está permitido el uso contra legem.

Nacimiento del Uso Mercantil

1. Se repiten en los contratos ciertas cláusulas que las partes deciden incluir.
2. Dichas cláusulas se sobreentienden aunque no sean puestas por las partes.
3. El uso se hace normativo cuando se aplican esas disposiciones a un determinado sector de forma obligatoria.

Competencias del Estado y CCAA

Art. 148 y 149 CE: No otorgan competencias legislativas a las CCAA en materia mercantil, atribuyendo al Estado competencia exclusiva sobre esta materia.