Cómo Redactar Informes Efectivos: Planificación, Estructura y Consejos Clave

Enviado por Chuletator online y clasificado en Español

Escrito el 17 de Enero de 2025 en español con un tamaño de 5,16 KB

"Antes de escribir, aprenda a pensar". Recuerde que para escribir con claridad necesita, en primer lugar, ordenar sus pensamientos.

Realice un esquema de los aspectos a incluir en el texto y establezca el orden en que serán desarrollados.
Prepare una guía; consiste en anotar brevemente las ideas principales que se escribirán en la introducción, las ideas del desarrollo y la idea con que se cerrará.

Se define el tema sobre el que se va a escribir, el objetivo del texto y el público o el lector al que se dirigirá.

Buscando responder a cuatro preguntas básicas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo?

Hay dos preguntas que ayudan a recopilar información. Estas son: ¿Por qué? y ¿Cómo? Y muchas veces, ¿Cuánto?

Hay tres aspectos en los cuales se debe detener antes de entregar su texto:

Debe resumir los datos más relevantes del tema. Aquí debe responderse el qué, quién, cuándo y dónde.

Uno o más párrafos donde se desarrollan las ideas. La primera frase expresa las ideas y las otras la complementan.

Su función es cerrar, brindar una conclusión o resumir aportes del texto.

Contactos, agenda, diario, actuaciones, documentos.

La escritura es un vehículo para lograr un objetivo. Lo fundamental es definir con claridad ese objetivo. Lo principal es la claridad y precisión.

Clarificar el objetivo/tema: Esto condicionará el estilo (informativo, análisis, opinión, instrucciones, procesos), que a su vez condiciona la estructura.
Analizar al lector: Edad, formación, jerarquía, relación, confianza, hábitos de lectura.
Definir la estructura: Introducción-Desarrollo-Final, Pirámide invertida, Hollywood, Rastreo Rápido.
Prestar especial atención a los comienzos y finales.

Pirámide invertida: De lo más importante a lo menos importante. Formato noticia.
Hollywood: Equilibrio, ruptura del equilibrio, restitución del equilibrio (adecuado para narrar cómo se desarrollaron/resolvieron eventos).
Rastreo Rápido: Consiste en dejar pistas y textos subrayados o destacados que ayuden al lector a encontrar lo que necesita de forma rápida. Por ejemplo, la frase inicial de cada párrafo cumple la función de ser un breve subtítulo que resume o adelanta el contenido.

Un texto correcto debe dar respuesta a las preguntas básicas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Y a las preguntas complementarias: ¿Por qué? ¿Cómo? Y en negocios, en muchos casos, ¿Cuánto? (¿Cuánto cuesta?, ¿Cuánto cobraremos?).

¿Cuál es la idea? Describa en una sola línea lo que usted desea o propone.
¿Cuáles son los antecedentes? Responda a preguntas como: ¿Qué condiciones lo llevan a usted a realizar esta propuesta? Aquí debe brindar información que no admita discusión y que respalde su propuesta. Si hay un problema a resolver, debe explicarlo de manera objetiva.
¿Cómo funciona? Aquí debe dar detalles. Responda a las preguntas ¿Cómo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
¿Cuáles son los beneficios? Explique el porqué de su propuesta o idea. Por lo general, los beneficios se agrupan en tres tipos:
- La propuesta está alineada a la estrategia.
- Hay experiencias previas que demuestran que sirve.
- Es rentable.
¿Cuáles son los próximos pasos? Diga qué recomienda hacer a continuación.

Remitente: Quién escribe. Usar las opciones de configuración (por defecto aparece la dirección de e-mail). Ejemplos: (Nombre – Empresa: Juana Gómez – Google / Nombre – Producto). Tener presente que en la bandeja de entrada la columna "Nombre" tiene 15 o 20 caracteres. Diferenciar entre casilla empresarial y casilla personal para transmitir seriedad.
Asunto: Breve, directo, al grano (tener presente la relectura y búsqueda). Dar cuenta del tema central con claridad. No dejar en blanco. Cuidado con el corrimiento de tema en cadenas de respuestas "Re: Re: Re:". Ajustar el asunto o iniciar otra secuencia de correos.

El remitente y el asunto definen si el mail se abre o no, deben llamar la atención.

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