Redacción Profesional: Principios y Formatos de Documentos Esenciales

Principios Fundamentales de la Comunicación Escrita

Características de la Documentación Escrita

1. Ausencia de retroalimentación inmediata: El emisor no recibe una respuesta instantánea del receptor.
2. Imposibilidad de comunicación no verbal: No se pueden emplear gestos, tonos de voz u otros elementos no verbales.
3. Valor probatorio: Lo escrito constituye una prueba del contenido del mensaje.
4. Capacidad para adjuntar información: Permite el envío de documentación complementaria de mayor extensión.
5. Exigencia de dominio lingüístico: Requiere un mayor dominio de las palabras y de la gramática.

Normas Esenciales de Redacción

1. Claridad: Un mensaje es claro cuando es fácil de comprender y no da lugar a dudas.
2. Sencillez: Utilizar el lenguaje más habitual y cercano al receptor.
3. Concisión: Emplear las palabras justas para transmitir el mensaje deseado.
4. Cortesía: Tratar con atención y respeto al receptor del escrito.
5. Riqueza del vocabulario: Disponer y utilizar un conjunto amplio y variado de palabras que se dominan o se utilizan diariamente.

Tipos Comunes de Documentos Escritos

Aviso

Documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.

Características:

• Utiliza un lenguaje sencillo y comprensible.
• Siempre incluye la palabra “Aviso”.
• Debe indicar la fecha, el nombre del departamento y la firma del responsable.

Memorando / Nota Interna

Documento escrito que se utiliza para transmitir órdenes, exponer temas, realizar consultas, etc., dentro de una organización.

Características:

• Redacción breve.
• Información clara y precisa.

Estructura:

1. Cabecera: Datos de quién lo envía (remitente), a quién se dirige (destinatario), asunto (porqué) y fecha.
2. Cuerpo: Exposición de las peticiones, comentarios, órdenes, etc.
3. Pie: Fecha (opcional si ya está en cabecera) y firma.

Informe

Documento que expone información detallada sobre un asunto específico. Su contenido determina qué se debe incluir para que se considere descriptivo, valorativo o demostrativo.

• Descriptivo: Se limita a redactar hechos y presentar datos.
• Valorativo: Incluye una visión u opinión personal sobre los hechos presentados.
• Demostrativo: Aporta pruebas o evidencias para dar constancia de los hechos expuestos.

Convocatoria

Documento donde se cita a una o varias personas para participar en un acto o reunión.

Estructura y Consideraciones:

1. Debe indicar claramente las personas convocadas, el orden del día (temas a tratar), la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
2. Es fundamental enviarla con suficiente antelación.
3. Debe incluir la firma del remitente o convocante.

Acta

Escrito donde se hace un resumen de lo acontecido en una reunión, incluyendo los temas tratados y los posibles acuerdos alcanzados.

Invitación

Documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar o solicitar la presencia de alguien en un acto social, ceremonia o evento.

Saluda

Documento de carácter protocolario y ceremonioso, que se utiliza comúnmente con motivos de felicitaciones, agradecimientos, pésames, etc.

Instancia (Solicitud)

Documento que se utiliza para solicitar algo formalmente a la Administración Pública u otras organizaciones.

Estructura:

1. Encabezado: Datos personales del solicitante.
2. Cuerpo: Exposición de los hechos que motivan la solicitud y la petición propiamente dicha (el "Solicita").
3. Pie: Lugar, fecha, firma del solicitante y órgano o persona a quien se dirige la instancia.

Oficio

Documento básico de comunicación escrita dentro de la Administración Pública, utilizado para la comunicación entre las distintas entidades o unidades administrativas. Su finalidad es informar de algún hecho que les afecte, solicitar información, transmitir órdenes, etc.

Estructura Típica:

• Membrete o logo de la entidad.
• Número de referencia y/o registro.
• Asunto.
• Cuerpo del mensaje.
• Lugar, fecha y firma.
• Destinatario.

Certificado

Documento mediante el cual una persona con autoridad o entidad competente da fe o acredita la veracidad de algún asunto o hecho.

Estructura:

• Encabezado: Identificación de la entidad o persona que certifica.
• Cuerpo: Exposición del hecho o circunstancia que se certifica.
• Pie: Lugar, fecha, sello y firma de quien certifica.

Carta

Principal documento de comunicación externa de la empresa u organización.

Estructura General:

1. Encabezamiento: Membrete, lugar y fecha, datos del destinatario, asunto (opcional) y saludo inicial.
2. Cuerpo: Exposición del motivo de la carta.
3. Cierre: Despedida, firma y antefirma (nombre y cargo).

Tipos Comunes:

• Carta Comercial: Documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad comercial (ofertas, pedidos, reclamaciones, información, etc.).
• Carta Circular: Documento que comunica una misma noticia o información de interés general a múltiples destinatarios.

Normalización en la Documentación

Normalizar significa hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla establecida, buscando la uniformidad y la eficiencia. En nuestro país existe un organismo clave para esta labor: AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), que desarrolla normas técnicas en diversos ámbitos.

Canales e Instrumentos de Comunicación Escrita

Canales Comunes:

• Correo convencional (postal)
• Fax
• Correo electrónico

Instrumentos Complementarios:

• Buzón de sugerencias
• Tablón de anuncios (físico o virtual)
• Canal de denuncias