Redacción y Estilo en Documentos Administrativos de la Xunta de Galicia: Optimización y Tipologías

Redacción y Estilo: Formato y Estructura General Común

Errores frecuentes y pautas de mejora sobre:

• Lenguaje distante y discriminatorio
• Contenidos desordenados
• Expresión confusa
• Redacción complicada
• Descuido y dependencia del modelo castellano
• Uso arbitrario de los recursos tipográficos

Libro Linguaxe administrativa Xunta de Galicia:

1. La lengua de la Administración, tanto en su vertiente administrativa como jurídica, conforma un lenguaje específico, una variante diastrática del sistema o lenguaje sectorial que se denomina tecnolecto, propio de los lenguajes especializados o técnicos.
2. La lengua de los textos administrativos se encuadra en un registro formal, cuidado, incluso elaborado con voluntad de estilo; aunque, a veces, este registro está demasiado saturado de fórmulas específicas que lo definen como estilo formulario.
3. Algunos rasgos que definen el lenguaje administrativo tradicional y generan una prosa ampulosa son: la supresión de elementos necesarios para conseguir una corrección gramatical; esto es, la escritura telegráfica que no agiliza el texto, sino que lo convierte en ininteligible para el destinatario y la falta de concordancia en los elementos de las oraciones, también denominadas concordancias por el sentido.
4. Muchas de las recomendaciones de los manuales de estilo que aconsejan simplificar este tecnolecto administrativo parecen adecuadas. Estas iniciativas nacieron en países como Suecia, Australia, Reino Unido, Canadá y los Estados Unidos y se denominan Plain Language o Plain English y, en el caso de España, Lenguaje llano o lenguaje ciudadano que adaptamos al gallego como lenguaje ciudadano.
5. La lengua de la Administración debe ser clara, precisa y correcta gramaticalmente si queremos garantizar una comunicación rápida y eficaz entre la Administración y los administrados.

Documentos Administrativos de la Xunta de Galicia

Tipos de Documentos Administrativos

Documentos de Juicio

Aquellos en los que un órgano o persona cualificada emite una valoración sobre elementos de un procedimiento administrativo o informa sobre la gestión de un organismo durante un período de tiempo. Ejemplos: Informe, Memoria.

Documentos de los Ciudadanos

Constituyen el instrumento por el cual el ciudadano se relaciona con la actividad de la Administración pública. Ejemplos: Recurso, Alegación, Denuncia, Solicitud.

Documentos de Transmisión

Son los que comunican la existencia de hechos o actos a personas, órganos o entidades. Ejemplos: Fax, Anuncio, Aviso, Carta, Circular, Citación/Emplazamiento, Convocatoria, Invitación, Notificación, Oficio, Publicación, Requerimiento, Saludo.

Documentos de Decisión

Recogen las determinaciones adoptadas por órganos competentes sobre las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento y en su conclusión. Ejemplos: Resolución, Acuerdo.

Documentos de Constancia

: aqueles nos que un órgano administrativo acredita conecer determinados actos, feitos ou efectos. CERTIFICADO, ACTA, DILIXENCIA   Acta:Documento emitido por un órgano colexiado ou autoridade pública que acredita feitos, consideracións ou acordos. Carta: para informar sobre contidos xerais non directamente relacionados coa xestión habitual nin coa tramitación dun procedemento. Invitación: documento protocolario e utilizase un papel de medida inferior o estandar. Publicación: Cumpre funcions administrativas tan xerais que podemos atopar todo tipo de definicions e clasificacions. Requerimento: Documento no que se lle reclama a unha persoa que emende algún defecto da súa intervención nun procedemento administrativo. Circular: A información que transmite e variada e, polo xeral, non se inclue na tramitación do procedemento administrativo nin se incorpora o expediente. Dilixencia: Certificado interno producido dentro das actuacións administrativas que acredita a execución dun trámite: a separación dun documento do expediente, modificacións de situacións administrativas, notificacións, requirimentos... Acordo: Documento administrativo que recolle as decisións adoptadas polos órganos competentes sobre a iniciación e as cuestións que se suscitan na tramitación dun procedemento con carácter previo á súa resolución. Aviso: se pon un feito en coñecemento dos posibles interesados. Informe: Documento administrativo que contén unha declaración de xuízo dun órgano administrativo, persoa ou entidade pública ou privada sobre cuestións de feito, técnicas ou xurídicas que son obxecto dun procedemento administrativo. Anuncio: Texto administrativo no que se difunden certos datos e elementos da xestión pública de interese xeral. Citación ou emprazamento: Documento mediante o que se solicita a presenza dunha persoa para que cumpra un trámite administrativo. Notificación: É o trámite mediante o que se lles comunica ós interesados nun procedemento as resolucións e os actos que afectan ós seus dereitos e intereses. Saúdo: Documento de carácter protocolario utilizado para comunicacións breves como agradecementos, felicitacións, ofrecementos Fax: En sentido estrito, non e un documento Administrativo, e deben ir precedidos por unha cuberta inicial de presentacion que conten o logotipo, o enderezo e outras informacions. Solicitude: E un dos documentos mais empregados pola cidadania. Con el, o interesado pode iniciar un procedemento administrativo, fronte a iniciacion de oficio na que e a propia Administracion a que comeza o procedemento Recurso: Funciona como un mecanismo de control e garantia e ten como obxectivo revisar un acto administrativo Alegación: Documento co que o interesado nun procedemento administrativo lle proporciona á Administración datos, documentos ou calquera información relativa á tramitación daquel. Denuncia: Documento polo que o cidadán pon en coñecemento dun órgano administrativo feitos que determinan o comezo dun procedemento. Memoria: Documento que describe, a posteriori, a xestión económica ou de actividades levada a cabo por un organismo ou por unha unidade calquera nun tempo determinado. Resolución: Documento que recolle as decisións do órgano competente e que pon fin a un procedemento administrativo decidindo sobre todas as cuestións presentes neste. Certificado: Documento que acredita a veracidade de feitos e de datos recollidos en actas, arquivos Oficio: actuación material que consiste na inserción dun acto administrativo nun diario oficial, taboleiro de anuncios ou medio de comunicación co fin de difundilo.