Recepción, Colocación y Despacho de Mercancías: Mejores Prácticas

Recepción de Mercancías: Optimizando el Proceso

La Recepción

La recepción es el proceso mediante el cual un cliente recibe y acepta, de forma condicionada o no, la mercancía que ha solicitado. Esta aceptación se comunica al proveedor para que este pueda emitir la factura correspondiente. La aceptación se realiza para cada material o artículo recibido. La implantación de un conjunto de procedimientos eficientes que constituyen el proceso de recepción de mercancías representa un ahorro de tiempo y molestias para las empresas.

Pasos del Proceso de Recepción

1. Llegada de las mercancías: Normalmente, en la entrada de una fábrica o instalación empresarial, un portero o vigilante recibe a todos los visitantes y se encarga de llevar dos tipos de registros de entradas: uno de personas y otro de mercancías.
2. Asignación de un número de control de entrada: Con este registro se asigna un número, llamado número de control de entrada, a cada remesa de materiales que entra en la empresa.
3. Traslado al muelle de recepción: Desde aquí, la remesa se dirige al almacén que le corresponde, llegando al muelle de recepción. Aquí pueden darse dos casos:
   • Que el transportista sea particular.
   • Que el propio proveedor se encargue de entregar los materiales.
4. Verificación del pedido: Una vez que el recepcionista del almacén tiene las copias de los albaranes, busca el pedido correspondiente a esas entregas, solicitándolo al archivo de pedidos pendientes de suministrar.
5. Recepción de la mercancía: Luego se procede a realizar la recepción, propiamente dicha, de la mercancía. Ésta es de dos tipos:
   • Cuantitativa: Implica contar, medir, pesar y efectuar comprobaciones sencillas, como verificar si el material recibido es exactamente igual al que figura con el mismo código o si tiene grabada la marca solicitada en el pedido.
   • Cualitativa: Corresponde a estudios de calidad. Puede hacerse en el almacén o en otro departamento de la empresa, generalmente el solicitante de la mercancía, según se necesite personal más capacitado para realizar la inspección y así se logren mayores garantías de su correcta realización.

Tipos de Recepción

• Correcta: La mercancía pasa a su almacén correspondiente.
• Incorrecta: La mercancía no se acepta por diversos motivos.

Colocación y Codificación de Mercancías

Una vez que las mercancías pasan por recepción y ésta es correcta, son llevadas al almacén para su colocación y codificación. En el caso de remesas urgentes o extraordinarias, los materiales se llevan directamente a los departamentos de la empresa que han realizado el pedido.

Métodos de Colocación

• Colocación fija: Cada tipo de artículo que se maneja tiene su lugar fijo en el almacén, de forma que se puede siempre localizar fácilmente. Ese lugar fijo se puede establecer en base a distintos criterios: por proveedores, por códigos, por características afines, por orden alfabético, por tamaño, etc. El almacenamiento de materiales por colocación fija resulta altamente costoso, pues no se aprovecha el espacio disponible de forma total.
• Colocación no fija: Según este criterio, cada material que llega se va colocando en cualquier lugar disponible del almacén. Así no se dejan lugares vacíos y el espacio se aprovecha al máximo. Pero presenta una desventaja, y es que se necesitan llevar listas de localización de mercancías muy exhaustivas y actualizadas para que los trabajadores del almacén puedan encontrar, en todo momento, los materiales que se requieren. Este sistema se puede organizar de forma que los materiales se almacenen por lotes.
• Colocación mixta: Este sistema consiste en dividir el almacén en secciones y almacenar cada tipo de material en una sección, ya sea por colocación fija o no fija. Este método busca aprovechar más el espacio que se pierde al usar el primer método y reducir el desorden que podría causar el segundo método, aplicando a cada tipo de materiales dentro de una sección el mejor sistema posible.

El Despacho de Mercancías

El despacho es la salida de los materiales del almacén, ya sea para incorporarse al proceso de producción (materias primas, productos semiterminados), para reponer otros existentes (repuestos), o para su venta final (productos terminados).

Tipos de Despacho

• Despacho urgente: Surge de imprevisto y requiere despachar mercancías rápidamente. Por ejemplo, el repuesto para una máquina que tiene detenido el proceso de producción.
• Despacho programado: Son los previstos con antelación y siguen un curso normal de acción.