El Proyecto: Planificación, Ejecución y Evaluación

1. Introducción

Proyecto: Plan de trabajo que elaboramos con el fin de alcanzar unos objetivos claros.

Características: Flexibilidad, coherencia, utilidad, brevedad, claridad, economía, originalidad y sencillez.

1.1 ¿A qué responde un proyecto?

Es necesario adaptarse a las necesidades, situación y exigencias del contexto.

2. Fases de un Proyecto

2.1 Fase 1: Análisis y Diagnóstico

Objetivo: Conocer de forma exhaustiva la realidad del objeto de estudio, el entorno, la situación del proyecto y las personas involucradas.

2.1.1 Recogida de información:

• Teoría de partida: Los proyectos surgen de una idea.
• Marco jurídico y normativo: Se inicia y desarrolla de acuerdo con un marco institucional.
• Análisis de las necesidades: Se define el problema que origina el proyecto.
• Previsión de los procedimientos y recursos: Primera previsión de las técnicas, los procedimientos y los recursos necesarios para cubrir las necesidades detectadas.

2.1.2 Establecimiento de prioridades:

Se establecen prioridades a partir de criterios como: tiempo, interés, importancia y urgencia, viabilidad, impacto, extensión, gasto económico, utilidad, expectativas de éxito y participación.

2.1.3 Delimitación del problema:

Delimitar el problema con precisión, de manera clara y concreta, procurando cubrir las necesidades detectadas.

2.1.4 Justificación del proyecto:

Exposición de los motivos o razones fundamentales para llevar a cabo el proyecto. Debe incluir:

• Fundamentación teórica: Sentido del proyecto dentro del contexto de la intervención.
• Argumentación del proyecto: Síntesis de todo el proceso de análisis y diagnóstico.
• Viabilidad: Posibilidades reales para conseguir los resultados esperados.
• Previsión: De los resultados que se quieren conseguir.

2.2 Fase 2: La Planificación

Objetivo: Decidir qué se quiere conseguir, respondiendo a las preguntas: ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿con qué? La programación permite articular los objetivos que se quieren alcanzar.

2.2.1 Los objetivos del proyecto:

• Objetivos: Metas que se desean conseguir. Son el punto central del proyecto y le dan coherencia.
• Objetivos generales: Propósitos principales, expresados con un nivel de concreción general.
• Objetivos específicos: Especificación de los objetivos generales, expresados como metas realizables, con una única interpretación, incluyendo indicadores para la evaluación y opciones para alcanzar los objetivos generales.

2.2.2 La metodología:

Responde a la pregunta ¿cómo se desarrollará el proyecto? Sirve para clarificar el proceso y estructurar todo el trabajo, teniendo en cuenta los objetivos y las personas involucradas.

2.2.3 Las actividades:

Actuaciones que hay que llevar a cabo para conseguir los objetivos. Existen diversos tipos de actividades.

2.2.4 Las tareas:

Acciones concretas necesarias para realizar una actividad. Para organizarlas puede ser de gran ayuda un cronograma.

2.2.5 La temporalización:

Supone una ordenación y distribución en el tiempo, estableciendo la duración de cada actividad y tarea.

• El planning: Calendario en el que se señalan las actividades que hay que realizar y su duración. Es útil para identificar fechas clave y programar reuniones.
• El cronograma: Representación gráfica de las actividades que componen un proyecto, incluyendo la persona encargada y el tiempo estimado para cada una. Se puede visualizar la secuencia (orden de las actividades) y la sincronía (actividades que se realizan a la vez).
• Horario: Sirve para la planificación diaria o semanal de las actividades y tareas.

2.2.6 Los recursos:

La programación supone un conocimiento previo de los recursos con los que se cuenta para llevar a cabo el proyecto.

• Los recursos humanos: Personas necesarias para el proyecto.
  • Organigrama: Representación gráfica de las funciones y responsabilidades, la coordinación de equipos de trabajo.
  • Perfil profesional: Define el número de personas, sus funciones y tareas.
  • Contrato, formación necesaria y datos personales del equipo.
• Los recursos materiales:
  • Recursos fungibles: Materiales que se consumen durante el proyecto.
  • Recursos inventariables: Bienes que se utilizan durante el proyecto y que permanecen (ordenador, etc.).
  • Recursos espaciales: Medios naturales, urbanos, infraestructura y equipamientos.
• Los recursos económicos:
  • Los costes y la financiación del proyecto.
  • Presupuesto: Cálculo anticipado de los gastos e ingresos del proyecto.
  • Niveles de financiación: Nivel macro (global) y nivel micro (forma concreta de financiación).
  • Componentes del presupuesto: Gastos (personal, dietas, materiales), ingresos (subvenciones, donaciones) y saldo (diferencia entre ingresos y gastos).

2.2.7 Planificación para una actividad:

Incluye: título, público destinatario, objetivo, descripción, horario y duración, organización del tiempo y distribución de tareas, recursos necesarios y pautas de evaluación.

2.2.8 Planificación:

Es el documento que sintetiza de manera estructurada toda la información relativa a la planificación del proyecto.

2.3 Fase 3: Ejecución del Proyecto

Objetivo: Puesta en funcionamiento del proyecto, llevando a la práctica lo planificado.

Consideraciones:

• Actividades de difusión, sensibilización, negociación e implicación con los agentes involucrados.
• Realización de las actividades y tareas planificadas.
• Actividades de evaluación, seguimiento y control del proyecto.

2.4 Fase 4: La Evaluación

Objetivo: Medir el nivel de consecución de los objetivos respecto a los resultados previstos.

Momentos de evaluación:

• Al inicio: Recogida de información para el análisis y diagnóstico.
• Durante: Seguimiento y control de la programación y la ejecución.
• Al final: Evaluación final para valorar el grado de consecución de los objetivos.

2.4.1 Funciones de la evaluación:

• Función diagnóstica: Proporciona información sobre la realidad inicial.
• Función predictiva: Permite ajustar los programas y la ejecución del proyecto.
• Función orientadora: Ofrece feedback e información sobre la marcha del proceso, permitiendo introducir cambios si es necesario.
• Función de control: Mide el grado de consecución de los objetivos.

3. Conclusión

La planificación, ejecución y evaluación son fases fundamentales en el desarrollo de cualquier proyecto. Un proyecto bien planificado, ejecutado y evaluado tiene mayores probabilidades de éxito en la consecución de sus objetivos.