Protocolos de Comunicación Interna y Documentación Empresarial Eficiente

Comunicaciones Internas de Carácter Breve

Las comunicaciones internas de carácter breve son los mensajes cortos que se intercambian entre distintos departamentos o áreas funcionales de la empresa. Los más habituales suelen ser el Aviso y el Memorando, también conocido como comunicado de régimen interno.

1. El Aviso

Se recurre a esta comunicación cuando la empresa debe informar a todos los empleados de un hecho de carácter general. Los mensajes suelen ir encabezados por las fórmulas Aviso o Anuncio.

El aviso se redacta en un lenguaje sencillo y fácil de entender por todos los destinatarios. Sus principales características son:

• Carece de fórmulas de saludo y despedida.
• La fecha se coloca en la parte final del anuncio.
• Lleva el sello del departamento que lo emite y la firma de la persona que se hace responsable.
• Se coloca físicamente en el tablón de anuncios de la empresa.

2. El Memorándum

Las comunicaciones entre departamentos generalmente se realizan por teléfono; sin embargo, en muchas ocasiones es preciso dejar constancia escrita del mensaje. Para ello, se recurre a las denominadas comunicaciones interiores que, normalmente, se tramitan por triplicado:

1. El original y una copia se entregan al destinatario.
2. El destinatario firma la copia, que devuelve al emisor, y conserva el original. De esta forma, el emisor dispone de la acreditación de haber efectuado la comunicación.
3. La tercera copia queda en poder del departamento que emite el comunicado para su archivo.

3. Saluda

El Saluda es un documento breve escrito en tercera persona y de forma protocolaria. La persona que lo escribe suele ocupar un cargo relevante en la empresa y lo envía para comunicar alguna noticia de interés, como puede ser: la apertura de una nueva sucursal, el cambio de domicilio de la empresa, la entrega de un premio, etc.

Características del Saluda

• Formato: Papel tamaño A5, en posición vertical.
• Estilo: Texto breve, claro y conciso.
• Formalidad: No va firmado y tampoco figura el sello de la empresa, ni la dirección del destinatario.

Estructura del Contenido

Encabezado

En él se indica el cargo de la persona que envía el saluda y, debajo, el organismo o empresa en la que trabaja. Para terminar este apartado, se escribe la palabra "Saluda" con letra destacada.

Texto o Cuerpo

Comienza con la preposición "a" en minúscula (impresa en tamaño grande), seguida del nombre y apellidos del destinatario. A continuación, se expone el motivo del escrito. Cuando se utiliza para comunicar un cambio de domicilio, se suele indicar la nueva dirección y la fecha de apertura al público.

Pie

Es la terminación o cierre del documento. Se incluye el nombre y apellidos del remitente y una frase de cortesía, por ejemplo: "aprovecha la oportunidad para ofrecerles sus servicios". La ciudad desde donde se emite y la fecha completa se colocan al final del papel, alineadas a la derecha.

4. Invitación

Este documento se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como una conferencia, un acto de entrega de premios, una inauguración, toma de posesión, etc. La invitación la envían las personas que ocupan un cargo importante en la empresa con el objetivo de notificar a socios, clientes y otros contactos sobre un acto de carácter social.

Características de la Invitación

• Las características son similares a las del Saluda.
• Es un comunicado breve redactado en tercera persona.
• El papel debe ser de calidad especial y de un tamaño adecuado al sobre que vayamos a utilizar.
• No va firmado.
• Cuando se trata de una invitación nominal, se indicará en el texto el nombre y apellidos de la persona invitada.

Estructura del Contenido

Encabezado

Empieza con el nombre y apellidos del emisor de la invitación, seguido del cargo que ocupa en la empresa u organismo.

Texto

En este apartado se hace constar el acto que se celebra, la hora y el lugar exacto (dirección completa).

Pie

Se indica la ciudad, el mes y el año. Cuando es necesario, se añade información adicional, como la solicitud de confirmar la asistencia al acto y, en su caso, si se ofrecerá un ágape o refrigerio.