Protocolos de comunicación escrita: documentos legales, servicios postales y correo electrónico

Resumen

El texto explica la estructura general de la correspondencia y los principales documentos legales y administrativos, como el contrato y la instancia. Describe también los servicios de envío y certificación (giro postal y burofax), la forma de presentar una reclamación y las partes del correo electrónico, incluyendo los campos PARA, CC y CCO.

Puntos clave

La correspondencia consta de encabezamiento, saludo, cuerpo y despedida, y el saludo debe adaptarse al tipo de relación con el destinatario.
Un contrato recoge las condiciones de un acuerdo e incluye lugar y fecha, datos de los contratantes, acuerdo, cláusulas y firmas.
La instancia es un escrito oficial para solicitar algo a un organismo de la Administración Central.
El giro postal sirve para enviar dinero a otra población y el burofax permite certificar contenido, fecha, remitente y destinatario.
Una reclamación se estructura en datos del reclamante, motivo, petición y cierre con lugar, fecha y firma.
En el correo electrónico, CC muestra a los destinatarios entre sí, mientras que CCO los oculta.

Ponte a prueba

Estructura General de la Correspondencia

Encabezamiento: puede incluir la fecha, el lugar y la persona a la que se dirige.

Saludo: será adecuado al tipo de relación que mantenemos con la persona a la que escribimos.

Cuerpo: en este apartado escribimos el texto, ordenado en párrafos.

Despedida: se trata de una fórmula de despedida.

Documentos Legales y Administrativos

El Contrato

Un contrato es un escrito que recoge las condiciones de un acuerdo entre dos o más personas o entidades. Los contratos siempre contienen los siguientes elementos:

El lugar y la fecha donde se firma el contrato.
Los datos personales de los contratantes.
El acuerdo que se suscribe.
Las cláusulas o condiciones del contrato.
Las firmas de los contratantes.

La Instancia

La instancia es un escrito que de forma oficial se utiliza para solicitar algo a un organismo oficial de la Administración Central.

Servicios de Envío y Certificación

Giro Postal

Giro Postal: sirve para enviar dinero a una persona o empresa de otra población. Debemos rellenar un impreso con el importe en cifras y en letras, los datos de la persona que lo va a recibir y un talón para el destinatario; se puede incluir un texto corto para la persona a la que se envía el giro.

Burofax

Burofax: es una comunicación en la que podemos certificar el contenido del documento que enviamos, así como su fecha, su remitente y su destinatario.

Gestión de Reclamaciones

Una reclamación es un texto con el cual, mediante argumentos, realizamos una queja por un daño percibido, una cláusula de contrato no cumplida, un servicio no prestado, un producto defectuoso...

Se estructura en los siguientes apartados:

Datos personales del reclamante.
Motivo de la reclamación.
Petición que hacemos para que se solucione nuestro problema.
Cierre, con el lugar, la fecha y la firma.

Comunicación Digital: El Correo Electrónico

El correo electrónico (e-mail) es un servicio de Internet que permite a sus usuarios enviar y recibir mensajes de texto, cartas, grabaciones de audio, vídeos, imágenes y documentos digitales de forma muy rápida.

Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona concreta.

Un correo electrónico consta de tres partes principales: el encabezamiento, el cuerpo y el archivo adjunto.

Componentes del Encabezamiento

El encabezamiento contiene:

La dirección de quien lo envía.
PARA: en este campo se introduce el nombre o dirección del receptor.
CC (Copia de Carbón): si se activa, quienes estén en esta lista recibirán también el mensaje, pero verán que no va dirigido a ellos, sino a quien esté puesto en el campo PARA.
CCO (Copia de Carbón Oculta): los destinatarios recibirán el mensaje pero sin aparecer en ninguna lista, de modo que no podrán saber a quién más ha sido enviado.
Asunto o tema del mensaje.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre CC y CCO en un correo electrónico?

Con CC (copia de carbón) los destinatarios ven que el mensaje no va dirigido a ellos, sino a quien está en el campo PARA. Con CCO (copia de carbón oculta) reciben el mensaje sin aparecer en ninguna lista y no saben a quién más se ha enviado.

¿Para qué sirve un burofax?

Sirve para certificar el contenido del documento enviado, así como su fecha, su remitente y su destinatario.

¿Qué debe contener una reclamación?

Se estructura en datos personales del reclamante, motivo de la reclamación, petición para solucionar el problema y cierre con lugar, fecha y firma.