Protocolo Profesional para Llamadas y Videoconferencias Efectivas

Protocolo para la Recepción de Llamadas Telefónicas

¿Qué hay que hacer al recibir una llamada telefónica?

• Se debe descolgar el teléfono lo antes posible, evitando que suene más de tres veces.
• Si se está hablando por otra línea, habrá que hacer una pausa, pidiendo disculpas y dejando un momento la llamada en espera.

¿Cómo debe ser el saludo al recibir una llamada?

• Al contestar el teléfono, es importante sonreír (la sonrisa se percibe en la voz), saludar e identificar la empresa, departamento o sección para evitar confusiones.
• La persona que contesta también debe identificarse con su nombre y apellidos.

¿Qué hacer durante el desarrollo de la llamada?

• Se debe concretar lo antes posible el motivo de la llamada e intentar solucionar la cuestión que se plantea.
• Es conveniente no retener ni alargar innecesariamente la comunicación.

¿Cómo tiene que ser la despedida?

• Se debe resumir la información más importante de la comunicación.
• La despedida debe ser cordial. Se recomienda seguir fórmulas estandarizadas para no cometer errores.

¿Cómo maximizar la efectividad de las llamadas recibidas?

Para maximizar la efectividad, sigue estas pautas:

• Mantén una postura erguida.
• Habla despacio y vocalizando correctamente.
• Utiliza un lenguaje positivo y entusiasta.
• Despídete cordialmente, asegurándote de que la persona que llama sienta que ha conseguido su objetivo.

Protocolo para Realizar Llamadas Telefónicas

¿Qué hacer antes de realizar una llamada?

Es fundamental tener claro el objetivo de la llamada. Para ello, es conveniente preparar un guion con los puntos clave que se quieren tratar. Esto permitirá seguir un orden durante la conversación.

¿Cómo debe ser el saludo al realizar una llamada?

• Saluda en el mismo tono que la persona que recibe la llamada.
• Preséntate claramente y expón el motivo de la llamada de forma concisa.
• Si la persona que atiende no es el interlocutor deseado, solicita educadamente que te comuniquen con la persona correcta.

¿Cómo debe ser la despedida al finalizar una llamada?

Antes de despedirte, cuando la conversación esté finalizando, es preciso reconfirmar los datos o acuerdos importantes.

Etiqueta y Normas en Videoconferencias

¿Qué es una videoconferencia y qué permite?

Una videoconferencia es un sistema de comunicación que permite celebrar reuniones con interlocutores ubicados en lugares distintos. Facilita una comunicación interactiva en tiempo real con imagen y sonido, haciendo que los participantes se vean y oigan como si estuvieran en el mismo espacio. Además, permite intercambiar datos, vídeos, gráficos e imágenes.

¿Qué permiten los sistemas de videoconferencia modernos?

Los sistemas modernos permiten reuniones con participantes en dos o más lugares simultáneamente. Todos pueden verse entre sí en todo momento, mostrando cada ubicación en una división de la pantalla (vista de galería).

Normas de etiqueta para una videoconferencia

• Habla de forma pausada y con un tono de voz constante.
• Respeta los turnos de palabra de los demás participantes.
• Mantén la agilidad de la reunión con intervenciones cortas y preguntas directas.
• El moderador debe indicar claramente el turno de cada interviniente.
• Evita movimientos bruscos y el uso de ropa con colores o patrones llamativos que puedan distraer.
• Asegúrate de que las imágenes o documentos que compartas tengan buena calidad. Sitúate a una distancia adecuada de la cámara y mantén el contacto visual con ella, de forma más consciente que en una reunión presencial.