Protocolo y Organización de Eventos Simples: Estructura, Características y Gestión de Invitaciones

Actos Simples: Características y Estructura

Los actos simples son eventos protocolarios que cumplen con una serie de características específicas en cuanto a logística, duración y gestión.

Características de los Actos Simples

• El escenario principal y secundario del acto se encuentran en el mismo bloque de instalaciones. Los movimientos de personas se realizan a pie o, si se utiliza vehículo, con desplazamientos cortos.
• El tiempo no suele exceder media jornada. En caso de que se supere, el evento continúa en las mismas instalaciones.
• La planificación, organización y desarrollo están a cargo de un equipo de personas perteneciente a la misma institución u organización protagonista del evento.

Estructura de un Acto Simple

1. Recepción de invitados, personalidades y autoridades.
2. Comitiva de acceso a la presidencia.
3. Desarrollo del motivo principal que los origina o acto de bienvenida.
4. Fin del punto anterior.
5. Visita a las instalaciones (en su caso) y firma en el Libro de Honor.
6. Se sirve un refrigerio.
7. Despedida a invitados, personalidades y autoridades con las mismas formalidades que a la llegada.

Ejemplos Comunes de Actos Simples

Colocación de primeras piedras, inauguraciones, descubrimiento de placas conmemorativas, presentaciones, aniversarios de instituciones u organizaciones, entrega de premios, conferencias, etc.

Organización y Planificación de Actos Simples

La organización de un acto simple requiere seguir fases definidas para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

1. Definición de objetivos: Establecer claramente los fines que se pretenden alcanzar durante el desarrollo del evento.
2. Planificación detallada: Elaboración del cronograma y asignación de recursos.
3. Marketing o comunicación corporativa: Proyección externa de la imagen de la entidad protagonista, incluyendo la atención a los periodistas para la difusión a los medios de comunicación.

Gestión de Invitaciones Protocolarias

Las invitaciones son un elemento crucial en la organización de actos simples, definiendo la formalidad y la logística del evento.

Tipos de Invitaciones

• Carta personal
• Invitación nominal
• Invitación general

Elementos Esenciales de la Invitación

Toda invitación debe contener la siguiente información:

• Escudo o logo de la institución u organización que convoca.
• Persona que invita.
• A quién se invita.
• Motivo del evento (A qué se invita).
• Lugar donde se celebra el acontecimiento.
• Día y hora.
• Indumentaria a utilizar: SER (Se Requiere Etiqueta) o SRRE (Se Requiere Rigurosa Etiqueta).
• Teléfono de consulta.
• Se Ruega Confirmación (SRC): Aunque no siempre es obligatorio, es fundamental para la logística.

Importancia del "Se Ruega Confirmación" (SRC)

La solicitud de confirmación permite:

• Decidir la capacidad del local (número de asientos).
• Determinar el número de regalos o material promocional.
• Concretar los medios necesarios para un aperitivo o el número de comensales.
• Determinar la duración aproximada de una recepción.
• Ordenar las precedencias de los invitados.

Formas de Envío y Tratamiento de la Respuesta

1. Contestación: Cuando se necesita confirmación, debe hacerse lo antes posible.
2. Ausencia: Si no se puede asistir, se debe agradecer la invitación.
3. Tarjeta de Confirmación: Debe cumplimentarse y enviarse con brevedad.
4. Plazo para Responder: Generalmente, 2 o 3 días.
5. Registro: Anotar en la agenda del directivo los datos referenciados en la invitación.
6. Cancelación de Invitación Aceptada: Si se produce un motivo de fuerza mayor, la cancelación debe comunicarse inmediatamente por el medio más rápido, y después confirmarse por escrito.