Protocolo y Organización de Actos: Tipos y Procedimientos

Protocolo: Concepto y Aplicación en la Organización de Actos

El protocolo es, en esencia, organización. Se encarga de ordenar a las personas y a los elementos en el marco de cualquier situación. Se define como un conjunto de normas o reglas específicas, tradicionales y modernas, que se aplican para la organización de actos públicos y privados de carácter formal, ya sean de naturaleza oficial o no oficial, y que se ejecutan con solemnidad o sin ella.

Tipos de Actos y sus Protocolos Específicos

Toma de Posesión del Presidente

Este acto se configura como una sesión extraordinaria. El presidente saliente, junto con el jefe de protocolo, se encarga de invitar a las autoridades de ámbito local, a representantes de las entidades de mayor prestigio, a personas que anteriormente hayan sido presidentes de la Corporación o a aquellas a quienes ésta haya concedido algún tipo de distinción.

Procedimiento:

1. Lectura, por parte del secretario, de la certificación y comprobación de las credenciales.
2. Elección por los miembros de la corporación, escrutinio y proclamación de quien haya sido designado.
3. Investidura con la medalla corporativa a todos los miembros, previo juramento o promesa.
4. Investidura al presidente con entrega de medalla y demás atributos que prevean los reglamentos de cada Corporación y juramento o promesa.
5. Los componentes de la Mesa de Edad y el secretario se trasladan a sus escaños.
6. El presidente de la Corporación saliente y el elegido pronuncian sus discursos.
7. Se procede a los nombramientos de tenientes de alcalde y vicepresidentes.

Recepciones

Es el acto más común. En las invitaciones debe aparecer el lugar, la fecha y la hora de inicio. La supresión drástica de la comida y de la bebida será la señal de que los anfitriones quieren dar por concluida la reunión. Para recibir a los invitados, el anfitrión estará en la puerta para saludarles y luego se mezclará para hablar con los invitados, vigilando que todo vaya bien. Se recomienda que la comida sea de pie, sin usar cuchillo ni bebidas alcohólicas, y evitar la concentración de invitados en una sola zona.

Ruedas de Prensa

Se realizan para dar a conocer hechos cuya difusión resulta de interés para quien los organiza. Conviene entregar a cada periodista una síntesis del tema que va a tratarse, que debe constar del título de la rueda de prensa, el texto, el nombre de la empresa o entidad y el nombre y cargo de la persona que facilita la información, con las señas y número de teléfono.

Inauguraciones

En el lugar se realizará una visita del sitio, precedida de la primera autoridad, a quien acompañará el director de la institución o centro, el presidente de la entidad y el arquitecto que dirigió la obra. Es recomendable invitar a las primeras autoridades de la capital y, en el resto de ciudades, al alcalde. También a la prensa local y a los representantes de otros medios de comunicación.

Colocación de la Primera Piedra

Dado que el acceso a estos lugares suele ser difícil, en la invitación, además de indicar el lugar exacto, hay que añadir un mapa de acceso o de carreteras. Los elementos necesarios son: un recipiente con cemento y paletas, un tubo con periódicos del día, monedas de la época y una copia del acta o de los planos y el acta de la ceremonia.

Procedimiento:

1. Petición de permiso a la primera autoridad para iniciar el acto.
2. Colocación del tubo correspondiente en el hueco de la piedra.
3. Firma del acta reflejo de la colocación.
4. Paletadas simbólicas de algunas autoridades, del arquitecto y del director de la futura entidad.
5. Discursos.
6. Aperitivo.

Acto de Hermanamiento

Es el encuentro entre dos municipios que deciden hacer pública su unión para desarrollar lazos de amistad cada vez más estrechos. Los actos son: bienvenida a la delegación hermana, entrega de las llaves de la ciudad, desfile de bandas de música, discursos de las autoridades presentes, juramento solemne al hermanamiento, firma pública del mismo, interpretación de himnos, izado de banderas, entre otros.

Entrega de Distinciones

Se invitará a las autoridades locales, a los representantes de las Corporaciones y a los familiares y colegas o compañeros del premiado.

Procedimiento:

1. Apertura de la sesión por el presidente.
2. Lectura, por el secretario, del acuerdo de concesión de la distinción.
3. Un miembro de la Corporación pronuncia unas palabras para glosar los méritos del premiado.
4. Entrega del diploma acreditativo al premiado por el presidente de la Corporación.
5. Palabras del agasajado agradeciendo la distinción.
6. Clausura del acto con unas palabras del presidente.