El Protocolo Notarial: Inscripción, Libros y Formalidades

El atorgante debe manifestar respeto por las notas. El notario debe dar fe en la escritura de que conoce al atorgante de conocimiento propio. En caso de no reconocerlo, se necesitarán testimonios de conocimiento (personas que conocen la identidad de los atorgantes). Todos los testigos deben firmar en el lugar correspondiente.

Inscripción en el LLIBRE (Libro)

Los libros también se llaman registros, protocolos notariales, capbreus… Un registro es un libro redactado con la intención de dejar constancia, con efectos jurídicos, de las cosas que contiene. Protocolo es sinónimo de matriz. Se les dice también capbreus porque son notas breves y van capituladas, es decir, divididas en capítulos.

Los notarios redactan las inscripciones que después son cosidas y encuadernadas con tapas de pergamino. El papel permite hacer libros de centenares de hojas que son ligeros y relativamente poco voluminosos si los comparamos con el codex o cantorales. Si por cualquier circunstancia este orden está alterado, es necesario hacerlo saber mediante nota marginal (escrito en el margen lateral). Esto se hace para evitar falsedades y hacer evidente si ha habido alguna alteración.

Cada notario tiene su sistema de división de libros en serie: testamentorum (capítulos de testamentos), capitulorum (capítulos matrimoniales), venditionum (escritura de compraventa)… En las tapas está el nombre de la serie y del notario, las fechas iniciales y finales de las escrituras que lleva, y en el lomo, el nombre de la serie y de los años. Esto permite localizar rápidamente la escritura que hay en el interior de cada libro. Un índice alfabético al principio, de nombres y conceptos exhaustivos en su contenido, facilita las búsquedas. Los notarios tienen manuales o vademécum únicamente con la finalidad de facilitar las búsquedas.

Si la inscripción de otorgar al libro de los notarios de tipo italiano era muy exigua y fragmentaria, las notas marginales de cada escritura al libro reflejan exhaustivamente toda la vida que había generado. Los notarios de modelo italiano no redactan por extenso las escrituras al libro, solo una parte. En Castilla, una pragmática real del año 1502 obliga a los notarios a redactar claramente las escrituras; es el sistema de protocolo vigente aún hoy, el original es el de escritura de libro. Este sistema se implantará en Cataluña bajo el régimen de Nueva Planta, que el que tiene la condición original es el protocolo, el mundum.

Expedición del Mundum y Copias Auténticas

El siguiente paso es la expedición del mundum o de las copias auténticas según el sistema notarial del país. El mundum (escritura en limpio) tiene la condición original y su consentimiento es el que prevalece. Pero el mundum es caro y muchos atorgantes no lo piden, porque se supone que conocen la manera de hacer de su antecesor. Si ya ha habido dos antecesores, hay que ir a un proceso de refracción de la escritura delante del juez con la intervención de dos notarios como peritos.

Formalidades de la Escritura

La escritura tenía que observar necesariamente unas formalidades, sin las cuales perdía la condición de documento público, autenticidad. Tenía que contener los datos tópicos y crónicos y acababa con la cláusula que cerraba el documento y que tenía que expresar el nombre del notario, título, etc., y acababa con el signo notarial.

Los notarios expedían copias auténticas y simples y certificados. Cuando una escritura tenía que hacer efecto fuera del territorio en el que ejercía el notario, tenía que ser legalizada por tres notarios del lugar, los cuales daban fe de la autenticidad de tal escritura.

Uso de la Imprenta y Sellos

Hemos observado que los notarios no hacen servir la imprenta hasta avanzado el siglo XIX, como si hacerla servir fuera impropio de la profesión notarial. Durante la Edad Moderna, hay una utilización progresiva de la imprenta por todo tipo de instituciones hasta llegar al siglo XVIII en que la imprenta, en estos casos, se usa como máquina de escribir. Pero los notarios no la hacían servir nada: habrá que llegar al siglo XX para que lo hagan y solo en escasos tipos de escrituras. Tampoco harán servir los notarios sellos de ningún tipo excepto por unos casos muy específicos.

El notario, en su casa…