Protocolo y etiqueta: una guía completa para eventos institucionales y empresariales

Protocolo:

Disciplina que regula el comportamiento humano y las relaciones, el orden, la jerarquía, las normas, los usos y las costumbres a seguir en un acto para su correcta realización, proyectando una imagen pública en la sociedad.

Orígenes:

• 1750 a. C. Babilonia: Código de Hammurabi en el Louvre.
• Nace con el hombre y evoluciona con él.

Conceptos básicos:

1. Grandes de España:

• Carlos I de España en 1520 lo instituye para establecer el grado de relación con los nobles.
• Los 25 primeros son los Grandes de Inmemorial (Excmo. Sr.)
• Hoy hay 400 títulos nobiliarios.

2. La nobleza:

• Clase social de nobles, es un título con privilegios.
• Clases: Vitalicios/Hereditarios/Consanguinidad/Funciones/Privilegio.

3. Heráldica:

• Conjunto de normas para componer y describir escudos de armas, ciencia del blasón que explica los escudos de cada linaje, persona o ciudad.
• Origen militar.
• Origen S. XI y en soportes de piedra, pergamino y metal.
• Figuras naturales, artificiales o alegóricas.

Heraldo:

• Antecesor del protocolo, mensajero antiguo de los reyes en las guerras.
• Después dirigía ceremonias y colocación de actos públicos y torneos.

Escudo Nacional.

Escudo:

• Elemento primordial heráldica.
• Representaciones más significativas son figuras naturales, artificiales y alegóricas.

4. Bandera:

• Insignia realizada en tela para izarse en un asta, siendo seña de identidad de una nación, ciudad o institución.

5. Condecoraciones:

• Distinciones honoríficas como muestra de reconocimiento y gratitud que concede la administración o entidades privadas, asignando un distintivo para que se reconozca públicamente con medallas o placas.

Proyección y tipos de actos protocolarios:

• Depende del tipo de acto, objetivos y la imagen a transmitir.
• Los actos se dividen en tipología: actos organizados por autoridades o instituciones públicas, actos de entidades privadas y actos particulares.

Condecoraciones en España:

• Medalla al Mérito Turístico y Placa al Mérito Turístico. 3587/1962 27 noviembre.

Reglas básicas de protocolo:

• Puntualidad y rigor.
• Indumentaria adecuada.
• Saludar al llegar y despedirse al salir.
• La derecha siempre preferente.
• La situación de la presidencia, invitado de honor y presidencia.
• Tratamiento a las mujeres y respeto a los usos sociales.

Tipos de protocolo:

• Institucional.
• Empresarial de gestión.
• Eclesiástico.
• Militar.
• Deportivo.
• Real.
• Social.

Protocolo institucional:

Conjunto de normas que regulan el desarrollo de actos institucionales (organizados por la Corona, Gobierno o Administración del Estado, Comunidades Autónomas, Comunidades Locales o empresas privadas pero con participación de las instituciones). Rige precedencias, tratamientos e imagen institucional, a los actos que hay que añadir las tradiciones arraigadas.

Aspectos que regula:

• Normas símbolos representativos de Estados.
• Normas precedencias de autoridades o instituciones en la organización de actos públicos.
• Normas tratamientos protocolarios honoríficos y nobiliarios.
• Normas sobre la concesión de recompensas u otros honores civiles o militares.
• Normas celebración de actos.

Elementos de estado del PI:

1. Banderas:

• Insignia realizada en tela para izarse en un asta, convirtiéndose en la señal e identidad de una nación, ciudad o país.
• 4.1 Constitución se coloca en el lugar de honor.
• Autonómica: al lado de la española.
• Unión Europea: azul con 12 estrellas doradas de cinco puntas, se ordenan alfabéticamente según las lenguas de los estados miembros.

Norma de colocación de bandera:

Por Ley 39/1981 de 28 de octubre.

2. Los himnos:

• Real Decreto 1560/1997 con la partitura oficial, versiones y modalidades de interpretación.
• Versión breve: 27 segundos, versión completa: 52 segundos.
• Precedencia de himnos: el nacional si es al inicio el primero si es al final el último.

3. Títulos nobiliarios de la nobleza titulada:

• Duque, Marqués, Conde, Vizconde, Barón.

Títulos nobiliarios de nobleza no titulada:

• Hidalgos y caballeros.

4. El escudo de España:

• Ley 5/10/1981// Cataluña no tiene.

5. Las condecoraciones oficiales:

• Son distinciones honoríficas como muestra de reconocimiento y gratitud que concede la administración o las entidades privadas, asignando un distintivo para que se reconozca públicamente.

/// Orden del Toisón de Oro/Orden de Carlos III/Orden de Isabel la Católica/Orden del Mérito Civil/Medalla al Mérito Turístico/Placa al Mérito Turístico/Medalla al Trabajo de oro, plata o bronce/Condecoraciones militares.

La legislación que regula el Protocolo de la Administración General del Estado:

Recoge prácticamente todas las normas a seguir en la organización de actos institucionales: Real Decreto 2099/1983 de 4 de agosto regula precedencias de estado.

ONU y la Unión Europea:

Son organismos internacionales relacionados con las empresas del sector turístico y los turistas.

Tratamiento protocolario:

• Es el título de cortesía que se le confiere a una persona y que usamos para dirigirnos a él.

Código del buen gobierno:

• Señor seguido del cargo.

El orden general de precedencias:

• Real Decreto 2099 de 4 de agosto de 1983.

Presidencia:

• Francés o anglosajón.

Organización de invitados:

• Sistema reloj francés o anglosajón, sistema cartesiano francés o anglosajón.

Las visitas de estado:

• Debe estar el Jefe del Estado.
• Si solo va un ministro visita oficial.

Protocolo empresarial:

Conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa o institución privada.

Mixto:

• Si hay instituciones.

Objetivo principal:

• Negociación.

Objetivos derivados de la negociación:

• Equilibrio, acuerdo, agasajar y obtener beneficios.

Ideas persuasión y negociación:

• Estar convencido.
• Conocer la otra parte.
• Entorno adecuado.
• Empezar por lo fácil.
• Escuchar.
• Comprensión mutua.
• No vencer convenciendo sino convencerse por uno mismo.

Entorno de negociación:

• Zona de prestigio.
• Edificio de buena imagen.
• Sala con estilo, comodidades, capacidad, iluminación, acústica y climatización adecuados.

Tipo de mesa en actos protocolarios:

• U, oval, circular y rectangular.

LA mesa:

• Tarjetones, sin flores, lápiz, bolígrafo, clip, café o té, escribanía y carpetas de piel.

Atenciones especiales:

• Para que te conozcan.
• Honrar.
• Dar a conocer situaciones.
• Hacer contactos.
• Fidelizar.
• Dar o devolver favores.
• Celebrar éxitos.
• Conocer el mercado.
• Agradecer.
• Corregir o prevenir problemas.

Regalos:

• Averiguar gustos.
• No más de 215€.
• Común flores.

Diseño del acto:

• Objetivos.
• Presupuesto.
• Quién lo organiza.
• Asistentes.
• Cuándo.
• Dónde.
• Hora y duración.
• Repercusión.

Reglas básicas del protocolo empresarial:

• Informar previamente.
• Primeras impresiones.
• Comunicación eficaz.
• Conocer estatus y categorías.
• Convencer sin imponer.
• Perfecto anfitrión o invitado.
• Seguridad de personas y documentos.

La camisa:

• Más clara que el traje y la corbata más oscura que la camisa.

Seguridad:

• El de más rango: 1º y último en bajar o subir.

Escoltas:

• Encargados de la seguridad y marcar el protocolo y niveles de seguridad.
• Garantizar integridad física.
• 5 niveles.

Mano:

• Breve y firme.

Despedida:

• Punto final.
• Dar la mano.
• Breve y sencilla.
• Agradecer.

Tipos de actos protocolarios empresariales:

Rápidos y sencillos:

• Desayuno de trabajo.
• Almuerzo de trabajo sin acompañante.
• Snack, té, copas.

Reuniones de trabajo con bufé sin compañía:

• Desayuno, brunch, entrantes y postres, específico concertado, almuerzo o cena y barbacoa.

Reuniones de trabajo con acompañante:

• Almuerzo cena, menús, tipo de servicio.

Brunch:

• De 11 a 14 h, breakfast más lunch.

Reuniones profesionales:

• OPC organizadores profesionales de congresos.
• Virtual, asamblea o junta, convenciones, congresos, cursos seminarios y simposios, jornadas profesionales, puertas abiertas, ferias y exposiciones.