Protocolo Empresarial en Turismo: Gestión de Eventos y Criterios de Precedencia

Aplicación del Protocolo Empresarial en el Sector Turismo

Elementos Esenciales para Eventos Turísticos

Los elementos esenciales para los eventos son:

• Que el acto se realice con adecuación y acorde con lo que se quiere transmitir.
• Que la imagen proyectada sea buena y los turistas se lleven una buena impresión del acto e instalaciones.

Los objetivos que deben alcanzarse incluyen:

• Saber ubicar a las personas según su significación en el acto.
• Proyectar una buena imagen.
• Mostrar cualidades de organizadores.
• Adaptar el tipo de evento al público.
• Pensar en diferentes tipos de públicos.

Actos Más Usuales

• Recibimiento y despedida de personas.
• Inauguración de servicios, infraestructura y organización.
• Colocación de la primera piedra.
• Conferencias.
• Conmemoraciones.
• Presentación de eventos.

Parámetros para la Ordenación de Actos

Los parámetros clave para la ordenación de un acto son: Tipo de acto, carácter del acto, objetivos, presupuesto, mensaje, asistentes, diferencias entre anfitrión, presidencia y precedencia, lugar y tiempos, y distribución de espacios.

Criterios de Ordenación y Precedencia

Los criterios de orden son:

• Antigüedad: Si coinciden cargo o rango, se prioriza al de mayor antigüedad.
• Representatividad: Si son representantes del mismo organismo, se prioriza el ámbito público.
• Alfabético: Se utiliza el idioma de uso oficial del lugar donde se realiza el acto.
• Jurisdiccionalidad: Impone al jefe de esa sección como presidente de precedencia (puede ser intendente, gobernador, gerente o subgerente).
• Responsabilidad: Primero la persona responsable por el lugar o evento que se celebra.

Para tratados o convenios se utiliza el criterio de alternancia.

Si ningún criterio es aplicable, se recomienda aplicar el sentido común.

Tipo de Acto

El tipo de acto lo decide el organizador. Suelen ser actos de tipo corporativo (hoteles, empresas, etc.).

Es fundamental determinar si es un acto oficial (en cuyo caso se debe aplicar la normativa que lo regula, como la española) o si es un acto no oficial (donde los criterios se rigen por las normas del organizador).

Carácter del Acto

El carácter del acto es de libre elección del organizador. Se debe tener en cuenta:

• Si es un acto multitudinario o restringido (la elección de invitados se basa en un criterio específico).
• Si es solemne o informal (lo que define el tipo de vestuario, la hora, etc.).
• La disponibilidad presupuestaria (que afecta al número de personas, el tipo de acto, etc.).
• La decisión de invitar o no a los medios de comunicación para otorgar relevancia social o mediática.

Objetivos del Evento

Organizar un evento es una herramienta para alcanzar un objetivo. Los objetivos no son los eventos en sí mismos, sino el procedimiento que se utiliza para transmitir las metas organizacionales.

Presupuesto

El presupuesto se compone de dos grandes rubros:

• Gastos: Personal, papelería, difusión, invitaciones, local, equipo técnico, desplazamientos, alojamiento, traducción y seguros.
• Ingresos: Disponibilidad financiera, patrocinios, venta de entradas, venta de productos y subvenciones.

Mensaje a Transmitir

El mensaje debe estructurarse en dos componentes principales:

• Material escrito: Folletos, carteles e invitaciones. Debe ser entendible, exponer ideas claras y utilizar un lenguaje adecuado.
• Comunicación no verbal: Actúa sobre el espacio y el tiempo, incidiendo en el vestuario, el entorno, la música, las presidencias y el tipo de acto.

La correcta gestión de estos elementos asegura que el acto se desarrolle con armonía y cumpla sus objetivos.

Asistentes

La naturaleza de los asistentes condiciona la organización del acto.

Si en un hotel se invita a autoridades públicas, el acto se regirá por la normativa oficial. Si no hay autoridades, los asistentes se clasificarán según el tipo de acto y las personas organizadoras.

Un acto de la patronal turística implica invitar a responsables de la asociación y otras entidades empresariales, profesionales del sector, empresarios y medios de comunicación.

Diferencias entre Anfitrión, Presidencia y Precedencia

El anfitrión es quien organiza el acto, quien idealmente debe presidirlo y ostentar la presidencia.

La coincidencia entre presidencia y anfitrión puede romperse voluntariamente, salvo que asistan miembros de la Familia Real o el Presidente del Gobierno.