Protocolo: Definición, Tipos, Clases de Actos y Criterios

Definición y Origen del Protocolo

El término protocolo proviene del latín protocollum, que a su vez deriva del griego y se refiere a la primera hoja pegada con engrudo en un documento.

Concepto de Protocolo

El protocolo determina las normas que se deben seguir en un acto. Se utiliza para la proyección de la imagen pública de las organizaciones.

Definición Clásica

Conjunto de normas y reglas establecidas por el decreto que regulan los actos que tienen lugar en el ámbito del Estado con el objetivo de su eficaz realización.

Definición Actual

Disciplina que, con realismo y técnica, determina las estructuras bajo las cuales se realiza una actividad importante con el objetivo de su eficaz realización.

Tipos de Protocolo

1. Por la Naturaleza de su Función

• Protocolo Estructural: Se encarga de recrear las estructuras necesarias para el desarrollo de un acto en el que no interviene ningún otro protocolo. Crea la organización de los elementos necesarios para que el evento se desarrolle según lo previsto.
• Protocolo de Gestión: Controla todas las acciones que se van a llevar a cabo. Una serie de apoyos son necesarios para el buen desarrollo del acto.
• Protocolo de Atención o Asesoramiento Personal: Desarrollo de actividades y acciones cuya finalidad es la atención completa de la persona o personas a nuestro cargo. Este asesoramiento les ayuda en las costumbres del país, entre otras cosas.

2. Por el Colectivo al que va Dirigido

• A) Protocolo religioso y laico.
• B) Civil y militar.
• C) Protocolo del Estado.
• D) Protocolo Social.

Clases de Actos

• 1. De carácter general: Oficiales. La Corona, el Gobierno.
• 2. De carácter especial: Determinadas instituciones, organismos y autoridades.
• 3. No oficiales: Fundaciones y Asociaciones.
• 4. Actos Privados: Ámbito familiar o doméstico.

Ceremonial

Conjunto de formalidades que se aplican en la programación y desarrollo de actos públicos según las normas establecidas.

Conceptos Básicos en Protocolo

• Anfitrión: Es el centro y director de todo acto. En toda planificación de puestos se debe empezar por el puesto 0, que será el central y corresponde con el anfitrión.
• Criterio de Antigüedad: Hay actos en los que pueden coincidir dos oficiales con el mismo rango y, por razones de antigüedad, uno tendrá precedencia sobre el otro. También puede ocurrir que haya dos representantes con el mismo rango, en cuyo caso se aplicará el principio de antigüedad.
• Criterio de Representatividad: Si coinciden cargos iguales, por ejemplo, el director de una empresa privada y una pública, tienen precedencia los organismos del Estado sobre los privados.
• Criterio Alfabético: Es uno de los criterios más utilizados. Se utiliza el orden alfabético en el idioma del país donde se celebra el acto. Es muy utilizado cuando participan muchos países, ya que sería muy problemático establecer su orden de importancia.
• Criterio de Asimilación: La dama asimila la jerarquía de su marido. Este principio tiene efecto para cuestiones protocolarias, pero no para otras que no tengan carácter protocolario. El hombre no toma la jerarquía de la mujer.
• Criterio de Jurisdiccionalidad: Cuando un acto entra dentro de la jurisdicción de un cargo, el representante de este territorio es el que tiene el sitio de honor.
• Criterio de Responsabilidad: Algunos eventos son organizados por el responsable de un organismo. Aplicando este criterio, la máxima precedencia debe ser ostentada por este responsable.
• Criterio del Sentido Común: Los encargados del departamento de protocolo, gracias a su experiencia, sabrán salir airosos de cualquier imprevisto.