Protocolo Corporativo: Estrategias para la Imagen y la Gestión de Eventos Empresariales

El Manual Interno de Protocolo Empresarial

El Manual Interno de Protocolo es un documento fundamental que sirve para reforzar la imagen de la empresa, unificar criterios de actuación de los directivos (creando un estilo propio) y es el nexo entre la estrategia global y el protocolo, optimizando su aplicación. Su posesión por parte de los directivos de la empresa es crucial.

Aspectos clave a considerar en su elaboración y aplicación:

• Costumbres
• Individualidad
• Vitalidad
• Estilo propio
• Flexibilidad

Es importante comprender la diferencia entre Identidad e Imagen:

• Identidad: El cómo eres, objetivamente.
• Imagen: La percepción de la gente desde fuera, subjetivamente.

Estructura del Manual de Protocolo

El contenido de un manual de protocolo es adaptable a las necesidades específicas de cada empresa, pudiendo omitir o añadir secciones según su naturaleza y objetivos.

Las Precedencias en el Ámbito Empresarial

Las precedencias en las empresas a menudo se rigen por el Real Decreto 2099/83, aunque en el ámbito privado, los Estatutos y el organigrama interno de la empresa suelen prevalecer.

Los Estatutos Sociales

Los estatutos definen la estructura y las características de la empresa, y se registran en el Registro Mercantil. Además, proporcionan información básica como:

• Denominación social
• Duración
• Forma jurídica
• Público objetivo
• Información sobre el capital y las participaciones

El Organigrama Empresarial

El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa, donde se representan los departamentos. Marca las relaciones jerárquicas y las competencias, siendo fundamental para comprender el grado de responsabilidad dentro de la empresa, con matices importantes. Los tipos de organigrama incluyen:

• Vertical
• Horizontal
• Mixto
• Circular

Las líneas en un organigrama representan:

• Verticales: Dependencia
• Horizontales: Colaboración

Criterios de Precedencia por Grupos y Cargos

Para los cargos de gestión, los criterios de precedencia pueden variar según la empresa, ya que NO HAY un Real Decreto específico para el ámbito privado. Algunos ejemplos de criterios son:

• Si tienen el mismo cargo: se basa en la antigüedad del cargo.
• Si están en igualdad de condiciones: se basa en el orden alfabético.
• Para directores territoriales: se basa en la antigüedad o la preferencia del domicilio fiscal.
• En empresas con presencia en otros países: se basa en el orden alfabético.

Estructura y Elementos de un Acto Corporativo

Fases de un Acto

La estructura general de un acto corporativo suele seguir las siguientes fases:

1. Recibimiento de los invitados
2. Ordenación de asistentes
3. Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede)
4. Ejecución del hecho que lo motiva
5. Parlamento del anfitrión e invitado(s) de honor
6. Encuentro entre anfitrión e invitados (aperitivo, comida, cóctel, etc.)
7. Despedida

Elementos Clave para la Organización de un Acto

Para la correcta organización de un acto, se deben considerar los siguientes elementos:

• Programa detallado
• Invitaciones
• Lugar: escenario, enseñas, símbolos
• Presidencia
• Lista de invitados
• Precedencias
• Desplazamientos, transportes, aparcamiento
• Recepción
• Medios técnicos y otros proveedores (logística)
• Tratamiento de la prensa
• Obsequios
• Atención a personas con discapacidad
• Cartas de agradecimiento
• Informe final del evento

Orden de Intervenciones en Actos

El orden de las intervenciones en un acto puede variar, siendo las opciones más comunes:

• Apertura y cierre a cargo del anfitrión.
• Apertura a cargo del anfitrión y cierre a cargo de la máxima autoridad.
• Un speaker puede abrir, y el anfitrión o la máxima autoridad pueden cerrar.

Pautas para la Gestión de Regalos Corporativos

1. CÓMO ELEGIR EL REGALO: Es fundamental descubrir los gustos y aficiones del destinatario de forma discreta e indirecta.
2. LOS MOTIVOS PARA REGALAR: En general, se busca fomentar la buena voluntad, anunciar o promover un producto o servicio, y demostrar interés por los demás.
3. CUÁNDO Y CÓMO REGALAR:
   • La ocasión que lo motiva (es útil mantener una base de datos con fechas importantes como aniversarios, cumpleaños, efemérides).
   • Decidir si se entregan los regalos personalmente o no.
4. CÓMO PRESENTAR Y ENTREGAR UN REGALO:
   • El envoltorio debe reflejar elegancia e imaginación.
   • La entrega debe ser discreta, sin hacer mención a su precio.
   • Si el regalo requiere algún tipo de explicación, esta debe ofrecerse.

Orden de Bloques en Eventos

El orden de los bloques o grupos de asistentes en un evento suele ser:

• Anfitriones
• Autoridades institucionales
• Invitados especiales
• Otros invitados

Checklist para la Gestión de Eventos

Un checklist es una herramienta esencial para la gestión de eventos, organizando las tareas por:

• Actividad
• Responsable
• Fecha límite

Se recomienda estructurarlo en fases: Antes, Durante y Después del evento.

El Libro de Firmas en Eventos Corporativos

El libro de firmas es un cuaderno o libro donde los invitados de un evento dejan su firma, junto con mensajes, dedicatorias o comentarios. Se coloca en un lugar visible para que los asistentes lo firmen. Las personas que suelen firmar incluyen:

• Invitados del evento
• Organizadores
• Personas homenajeadas (en caso de tributos o celebraciones)
• Personalidades especiales (autoridades, artistas, etc.)