Protocol i Cerimonial: Funcions, Normes i Usos

Qualitats del Protocol

• Bons coordinadors, Rapidesa de reacció, Coneixements de posada en escena, Paciència, Puntualitat, Empatia, Experiència, Capacitat de saber estar a l’altura, Plantejar la logística, Manejar els temps

Funcions de Protocol de Relacions Públiques

• Planificar el desenvolupament de l’acte establint l’estructura organitzativa à Tipus d’acte, Data, Cronograma, Assistents
• Establir la jerarquia del QUAN, ON i QUI
• Donar grandesa a l’esdeveniment
• Aplicar les normes, usos i costums de l’esdeveniment i de les persones
• Adequar-se i adaptar-se als aconteixements i circumstàncies que es produeixen al llarg de l’acte à FLEXIBILITAT

Què és l’Ordenació Protocol·lària

• Són regles de protocol que venen determinades per la jerarquia, rang o categoria de la persona que estableixen les à PRECEDÈNCIES i PRESIDÈNCIES, Determina el lloc que ha d’ocupar cada persona

• Regla de precedènciaàTracta de la preeminència i preferència en el lloc i seient i en els actes honorífics i es reconeix i assigna a una jerarquia la primacia sobre una altra
• Regla del centre mètric o punt zero à L’amfitrió està ubicat en el centre mètric, a partir d'ell s'estableix l'ordre de precedència.
• Regla de la dretaà El lloc d’honor és de la dreta de l’amfitrió
• Regla de l’esquerra o proximitatà ocupa el tercer lloc en importància s’ubica a l’esquerra del centre mètric o amfitrió
• Regla d’ordre lateral --> Si, en la mateixa línia, hi ha un nombre PARELL; Si, en la mateixa línia, hi ha un nombre IMPARELL

• Regla d’ordre linealà Si les persones estan caminant, la de major jerarquia encapçalarà la fila i la seguiran les altres per ordre de precedència

• Regla d’ordre alfabèticà S’utilitza per ubicar als representants del govern d’altres països i els seus símbols nacionals i la presidència s’estableix considerant l’ordre alfabètic del nom de l’estat en l’idioma oficial del país amfitrió
• Regla d’ordre d’antiguitatà Si coincideixen dos o més oficials del mateix rang à per raons d’antiguitat un tindrà precedència sobre l’altre
• Regla de representativitatà Si coincideixen càrrecs iguals à tenen precedència els organismes d’Estat o oficials sobre els privats. Predomina allò que la persona representa i no el càrrec que ostenta
• Regla d’alternançaà Es basa en el dret internacional públic i institucions internacionals i en concret, en la signatura de tractats bilaterals

Quina és la funció de la documentació protocol·lària

• Garantir que tot el personal que acudeix a l’esdeveniment entén i utilitza les mateixes normes
• Informar i fer difusió de la informació

Quins són els tipus de documentació protocol·lària?

ESCRITA

CARTA

• • • La seva estructura esta formada per:
      • Membret
      • Destinatari
      • Salutació
      • Cos del text
      • Comiat
      • Signatura, nom i càrrec
      • Lloc i data

• Tipus:

• Carta circular à Comunica informació d’interès per l’empresa
•  Comunicació breu o nota interna à Dona ordres, informa de canvis interns o sol·licita informació específica
• Instància o sol·licitud à Escrit dirigit a l’Administració Pública sol·licitant ovexposant alguna cosa

• TARGETA DE PRESENTACIÓ
  • • Es pot redactar en l’idioma d’origen per una de les seves cares i en un altre idioma per l’altra (el del receptor de la targeta o qualsevol altre que entenguin, tots plegats)

• • • Inclou

• Nom i cognoms
• Càrrec
• Empresa a la qual pertany
• Altra informació

• CORREU ELECTRONIC
  • • Cal escriure, SEMPRE, “ l’assumpte”
    • El to ha de ser:

• Cordial
• Correcte

• INVITACIÓ
  • •  De l’amfitrió per al convidat
    • Cal resposta formal acceptant o rebutjant la invitació
    • S’envien amb antelació suficient per ser rebudes i contestades
    • Serveixen d’entrada per esdeveniments privats
    • Inclou motiu, lloc, data, protocol, hora esdeveniment, nom convidat, nom del que convida i logo o segell oficial

• ACTA
  • • Document escrit que recull el succeït, tractat o acordat en una junta o reunió o on es relaciona o certifica un fet que presència o autoritza

• • • Inclou
      • Estructura general del que ha succeït
      • Participants o assistents
      • Temes plantejats
      • Debats
      • Conclusions
      • Acords assolits

• RESUM
  • • Document on s’exposen, de manera breu, les idees principals o parts d’un assumpte

• MEMORANDUM
  • • Comunicació diplomàtica (menys solemne que la memòria i la nota)
    • Porta membret
    • Habitualment, no signada
    • Recapitula fets i raons a tenir presents en un assumpte

• MEMORIA
  • • Document amb dades i instruccions per recuperar i utilitzar amb posterioritat

• NOTA
  • • Observació que s’afegeix a un escrit per aclarir o explicar alguna dada o per aportar alguna observació

• CARTA CREDENCIAL
  • • Document que acredita a un ambaixador estranger com a representant i màxima autoritat diplomàtica d’un altre país en un país que no és el que representa

• CARTA AL DIRECTOR D’UN DIARI
  • • Mostra la valoració de l’opinió pública i dels lectors, sobre temes d’interès general, així com les seves opinions, denúncies i inquietuds
• DISCURS
  • • Discurs, de certa amplitud, sobre un tema que s’anuncia, de manera oral, davant un públic

• ANUNCI
  • • Suport audiovisual mitjançant el qual es transmet un missatge publicitari

• RESUM AUDIOVISUAL
  • • Exposició abreujada d’un assumpte o esdeveniment

QUINS SIMBOLS SÓN ELS QUE IDENTIFIQUEN UN PAÍS

1. Escut

• El decideixen i legislen els governs
• Figura en documents i seus oficials

2. Himne

• És una composició musical emblemàtica que representa a una col·lectivitat, comunitat o país.
• Pot ser, només, musical o portar associada una lletra
• A diferència dels escuts i banderes, poden no estar legislats i la música o la lletra sorgir de la costum
• Sol ser associat a actes solemnes i molt cerimoniosos
•  Poden tenir versió:
  • CURTA à Actes amb representació oficial del país (esportius,…)
  • LLARGA à Actes d’homenatge a la bandera nacional

3. Bandera

• Peça de tela rectangular amb franges de color, escuts i/o figures simbòliques
• En reunions/recepcions oficials
• Porten establert un ordre determinat pel que fa a la seva col·locació dintre de la celebració d’esdeveniments

4. Altres Símbols

• Els colors acadèmics à
  • • Símbol dels estudis amb motiu de la celebració de les solemnitats acadèmiques
    • Figuren en vestits acadèmics i altre

QUIN ÉS EL PROTOCOL DE LA “SALUTACIÓ”?

• És la manera de mostrar cortesia i bona educació cap a la persona saludada
• La forma de saludar condiciona les relacions socials, personals i laborals
• La primera salutació que es fa a algú no ha de ser massa afectuosa
• La forma universal de saludar és encaixar la mà de manera curta i ferma i sense perdre el contacte visual (són importants la força i posició de les mans i la durada

QUIN ÉS EL PROTOCOL DE “COMIAT”?

• És la manera de deixar una darrera bona impressió
• Cal acomiadar-se de l’amfitrió en primer lloc i després, de la resta (aquells amb els que s’ha parlat i es desitja seguir en contacte)
• Cal tenir la mà dreta lliure per si cal encaixar la mà.
• Sempre amb un somriure i sense perdre, mai, el contacte visual
• Si cal realitzar un discurs, s’ha de tenir preparat

QUINA ÉS LA FORMA DE “SEURE”?

1. POSICIÓ FORMALàConsisteix en posar diferents parts del cos de manera rígida, genolls junts, peus paral·lels, esquena recta i mans sobre els genolls o sobre els posa mans. Posició similar a un quatre
2. CAMES CREUADESàEl cos es desequilibra i cal major esforç per mantenir l’esquena recta àes tendeix a la postura informal

• TIPUS D’ACTES I ESDEVENIMENTS SEGONS EL SEU PROTOCOL

• Els actes oficials poden ser:

1. Actes de caràcter GENERAL

• Són els organitzats per la Corona, el Govern o l’Administració de l’Estat, les comunitats autònomes o les corporacions locals

2. Actes de caràcter ESPECIAL

• Són els organitzats per determinades institucions, organismes o autoritats

• Segons l’ESPAI en el qual es desenvolupa l’acte

• TANCATà Es desenvolupa a l’interior d’un edifici
• OBERTà Es desenvolupa a l’exterior

• Segons el seu caràcter:

• Públic: es de caràcter general, tracta de l’estat o d’una persona lligada a ell i que exerceix un càrrec

• Privat: es de caràcter especial, no existeix normativa legal al respecte, tenen les seves pròpies regles per aplicar a actes i esdeveniments, es refereix a persones, empreses, organitzacions,... que no són de caràcter públic 

• Mixte: quan es presenta, a la vegada, caràcter públic i privat

• Oficial: es de caràcter general, organitzat per la corona, el govern, l’administració, les comunitats autònomes, les diputacions, els ajuntaments o altres personalitats d’un país estranger
• No oficial: es de caràcter especial, organitzat per fundacions, empreses, persones, sindicats, associacions o corporacions

• ACTE PROTOCOL·LARI: PARTS I ORGANITZACIÓ

QUE ÉS UN ACTE PROTOCOL·LARI

• Es un succés important, programat segons un conjunt de regles establertes, per norma o costum, per a cerimònies i actes oficials o solemnes.
• Al ser programat, prèviament, s’ha organitzat i dividit per parts à segueix un esquema planificat amb anterioritat

QUINES SÓN LES PARTS DE L’ACTE PROTOCOL·LARI

• Com s’organitza
• Els objectius
• Els calendaris
• Els convidats que assistiran
• L’espai on se celebrarà
• Els materials a utilitzar
• Els recursos humans encarregats del seu desenvolupament

COM S’ORGANITZA UN ACTE PROTOCOL·LARI

• Recepció de convidats

• Han d’arribar amb un ordre determinat (convidats generals, VIPs i/o convidat d’honor)
• Cal decidir el lloc per ordenar les “línies de salutació”, si es el cas
• Determinar QUI rep a QUI

• Ordenar els assistents à Segons el grau de protocol a aplicar, decidir el lloc de cadascun
• Motiu de celebració de l’esdeveniment à Explicar als convidats per què hi van
• Dur a terme l’esdeveniment à Posar en pràctica tot allò que s’ha planificat
• Trobada entre amfitrions i convidats

• Es comparteixen opinions, experiències i impressions
• És el moment per obtenir informació i fer contactes

• Comiats à  Els encarregats són els amfitrions
• Fotos que publicitaran l’esdeveniment à Per deixar constància d’allò que s’ha fet

QUIN ÉS EL PROTOCOL DE RELACIONS AMB LA PREMSA

• Convidar a la roda de premsa als mitjans interessats àElegits segons l’abast/interès que es vol donar a la notícia
• Buscar el lloc on s’han d’ubicar els periodistes

• Normalment, als llocs més propers i d’esquenes a les llums
•  La premsa gràfica al davant

• Facilitar un dossier amb tota la informació i descripció de l’acte
•  Vetllar per la decoracióà Hi haurà càmeres i fotògrafs
• Comprovar que tot està en el seu lloc i funciona correctament à Cartells identificadors, megafonia, projectors,, acreditacions,…
• Establir el torn de preguntes dels periodistes à Normalment, al final
• Agrair l’assistència a la roda de premsa à Al final o en els dos dies següents, per telèfon o per @

QUIN ÉS EL PROTOCOL DE CLAUSURA DE L’ESDEVENIMENT

• La realitza, sempre, el personatge més important o de més rang que assisteix a l’acte.
• Cal planificar, de manera més acurada, la part que clausurarà l’esdeveniment
• Es pot finalitzar amb :
  • Un discurs
  • Una recopilació de tot l’esdeveniment
  • Una cerimònia (esdeveniments esportius)

• PROTOCOL EMPRESARIAL I ETIQUETA

QUE ES EL PROTOCOL EMPRESARIAL

• És el conjunt de normes que determinen el comportament dintre i fora de l’empresa
• Serveix per aconseguir una bona convivència en l’àmbit laboral
• Es relaciona amb la imatge de l’empresa o cultura empresarial
• Es plasma en un document amb els següents apartatsà
  • Organigrama de l’empresa
  • Tipus de presidència que adopta l’empresa i la precedència segons cada acte
  •  Forma i colors dels logos, escuts, símbols i altres elements de la imatge corporativa de l’empresa
  • Ús que es donarà als elements de la imatge corporativa
  • Regles per a la recepció i acompanyament de visites
  • Regles per finalitzar els esdeveniments realitzats
  • Tractaments que es donarà als càrrecs de l’empresa
  • Codis de comportament (vestuari, horaris,…)
  • Indicacions sobre l’elaboració de documentació empresarial
  •  Indicacions per a l’atenció al client i la gestió de queixes i reclamacions
  • Línies generals de la comunicació corporativa
  •  Pautes per realitzar esdeveniments (reunions, presentacions, jornades,…)
  • Obsequis que es poden lliurar a les celebracions

QUÈ ÉS L’ETIQUETA EMPRESARIAL

• És el conjunt de modals i comportaments per aconseguir un bon clima laboral
• Es relaciona amb les normes de convivència, basades en el respecte i l’honestedat
• En les relacions horitzontals, dintre de l’empresa, es pot utilitzar la forma de parlar més col·loquial
• En les relacions verticals, dintre de l’empresa, cal observar quin és l’estil a utilitzar, diferenciant un acte formal de qualsevol altre
• La salutació general és encaixar la mà, sense perdre el contacte visual (NO amb les dos mans)
• En alguns països el contacte està mal vist i s’opta per un altre tipus de salutació
•  Si s’està assegut, per saludar o acomiadar a una persona (encaixar la mà) cal aixecar-se.
  •  Si hi ha molta gent, és suficient amb un “Bon dia, em dic…” i seure o amb un “fins ara” per acomiadar-se
  • Si cal presentar un gran grup de treball, el líder presenta al grup, en general i no cal anar encaixant la mà un a un

• L’escrit s’ha de fer amb un to professional, de manera positiva i amable
• En una reunió el mòbil
  • Ha d’estar en silenci (sinó, si sona, demanar disculpes)
  • Sense vibració
  •  No es respon cap trucada (excepte en cas d’emergència: cal avisar abans que es produeixi)
  • No es posa sobre la taula

• CERIMONIAL I PROTOCOL INSTITUCIONAL

PROTOCOL INSTITUCIONAL I RELACIONS PÚBLIQUES

• Tots dos, estan molt relacionats
• Realitzen funcions similars
• El departament de relacions públiques és el principal responsable d’establir els principis protocol·laris i els procediments corresponents a l’hora de planificar, organitzar i implementar un acte o cerimònia
• En l’àmbit privat
  • No existeixen normes jurídiques que indiquen on s’han de col·locar determinades persones.
  • Són les pròpies empreses les que estableixen el protocol i en supervisen la correcta aplicació

• En l’àmbit públic
  • Existeix una normativa específica que obliga o predetermina la posició que ocuparan certes autoritats i la simbologia
  •  S’indiquen les precedències o ordre de col·locació i les maneres de senyalitzar la jerarquia institucional

• NORMES I USOS HABITUALS I COSTUMS DEL SECTOR. RANG I REPRESENTACIÓ INSTITUCIONAL DELS ASSISTENTS

QUINES SÓN LES NORMES, USOS I COSTUMS DEL SECTOR?

• NORMES DE CARÀCTER MORALàSón aquelles que la societat utilitza per determinar què és correcte o adequat, són conseqüència de la tradició cultural

•  NORMES DE CARÀCTER SOCIALàSón les normes de protocol, en sentit estricte, variables en el temps i en cada país

• NORMES DE CARÀCTER JURÍDICàSón dictades per l’Estat o la comunitat

internacional i constitueixen el veritable dret