Protección y embalaje de envíos

Protección del contenido

Para proteger nuestros envíos debemos de ensobrarlos o empaquetarlos utilizando el material de embalaje más adecuado. Existen muchos tipos de embalaje a elegir, teniendo en cuenta tres aspectos:

Coste del embalaje

Una vez garantizada la protección, elegiremos el de menor coste.

Reciclado del embalaje

El embalaje debe cumplir la legislación en materia de protección del medio ambiente.

Partes fundamentales del embalaje

El embalaje está formado por 4 partes fundamentales: embalaje externo, relleno o embalaje interno, sistemas de sujeción y etiquetado.

Embalaje externo

Sobres y bolsas, acolchados, plastificados, de cartón.

Cajas postales, estuches y tubos

Cajas postales, estuches, tubos.

Cajas

Estándar y especiales.

Relleno o embalaje interno

Hay que conseguir un buen acolchamiento que proteja de golpes.

Papel tipo kraft y cartón ondulado.

Espuma: Film, planchas, perfiles.

Burbujas: rollo, bolsa, antiestático.

Relleno: antigolpes tipo flo-pack, granos, mallas.

Sujeción

Para asegurar el cierre. Para facilitar la colocación precintadoras y flejedoras. También se utilizan cantoneras para evitar que el roce del fleje pueda romper el embalaje.

Precintadora con cinta de embalar, flejadora, bridas.

Etiquetado

Para identificar el destinatario y el remitente. También se pueden utilizar cintas o películas adhesivas.

Para proteger las direcciones y distintos tipos de etiquetas de aviso sobre la posición de transporte o alertando del contenido: fragil, inflamable.

Se utilizan: etiquetas adhesivas, película protege direcciones, etiquetas de aviso.

Técnicas de ensobrado

La única dificultad que tiene ensobrar un documento radica en saberlo doblar adecuadamente para que quede bien colocado en el sobre. Es importante hacerlo correctamente, ya que si lo hacemos mal vamos a transmitir una mala imagen de nuestra entidad. Dado que la mayoría de cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realiza en tres partes iguales, de esta forma podemos ensobrar en un sobre estándar de medidas 22,50 x 11 cm.

La técnica de doblado es diferente según si el sobre tiene o no ventana.

Sobre sin ventana

Doblamos la hoja en tercios. Podemos hacerlo por el método matemático, dividiendo el largo de la hoja en tres partes doblándolas, pero lo normal es hacerlo de forma aproximada.

1. Colocamos la hoja de papel cara arriba en posición vertical.
2. Doblamos la hoja en forma de cilindro sin llegar a apretar y tratando de que nos queden tres capas del mismo tamaño.
3. Ajustamos los bordes de la hoja para que queden superpuestos y bien alineados y apretamos ligeramente hasta que quede bien doblada y luego introducimos la hoja en el sobre. Otra forma de hacerlo consiste en doblar la mitad superior de la hoja hasta cubrir la mitad de la parte restante. Esto no resulta difícil porque a nuestra vista se le da mejor calcular mitades que tercios. Cuando lo hayamos conseguido, doblamos el extremo inferior de la hoja hasta hacer coincidir sus puntas con las del doblez que hayamos hecho.

Sobre con ventana

1. Colocamos la hoja de papel cara abajo en posición vertical.
2. Doblamos el tercio superior de la hoja hacia abajo y el tercio inferior hacia arriba de forma que la dirección quede en el exterior.
3. Introducimos la hoja en el sobre con la dirección visible a través de la ventana, asegurándonos de que se ve en su totalidad, incluido el código postal.

Seguridad y confidencialidad

Todas las entidades deben cumplir la normativa en materia de seguridad y confidencialidad en los sistemas de comunicación y en la manipulación de la correspondencia y paquetería, aplicándola con rigor en el registro, la distribución y la manipulación de la información. La ley de protección de datos de carácter personal: la ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal. Secreto profesional: mantener en secreto la información recibida. Destruir periódicamente los documentos confidenciales, los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido registrados. Tanto los responsables de los ficheros como los encargados de su tratamiento están sujetos al régimen sancionador que establece la ley. Las entidades recurren a máquinas destructoras de documentos que no solo trocean el papel sino también cualquier otro tipo de soporte (disquete, CD, etc.). También existen empresas que se dedican a la destrucción confidencial de documentos en centros especiales de triturado.