Professional Business English: Essential Phrases for Commercial Correspondence

This document provides a comprehensive collection of key phrases and sentences for effective business communication, specifically focusing on order management, delivery logistics, and payment terms. Each entry includes the original Spanish phrase and its corrected, professional English equivalent, ensuring clarity and accuracy in your international business dealings.

1. Acknowledging and Confirming Orders

• Gracias por su carta del 18 de noviembre en la que usted hace un pedido de 24 cajas de naranja y 50 sacos de papas.

  Thank you for your letter of 18th November in which you placed an order for 24 boxes of oranges and 50 sacks of potatoes.

• ...en la que usted pide 2 ordenadores portátiles Acer y una impresora Epson modelo 234 HGJ.

  ...in which you ordered 2 Acer laptops and 1 Epson Printer model 234HGJ.

• Gracias por su carta del pasado viernes en la que usted hace un pedido de 540 cajas de folios y 140 de lápices.

  Thank you for your letter of last Friday in which you placed an order for 540 boxes of paper sheets and 140 boxes of pencils.

• Estamos contentos de informarles de que podemos suministrar el pedido mencionado de nuestro stock.

  We are glad to inform you that we can supply the mentioned order from stock.

• Es un placer informarles que tenemos la mercancía en existencia y por lo tanto podremos suministrar la mercancía antes de la fecha límite.

  We are pleased to inform you that we have the goods in stock and can therefore supply them before the deadline.

2. Placing Orders

• Le escribimos para hacer un pedido de 500 vaqueros y 200 camisas.

  We are writing to place an order for 500 jeans and 200 shirts.

• ...de 6 lavadoras Corberó modelo 284Y y 2 secadoras Fagor modelo 824Y.

  ...for 6 Corberó washing machines model 284Y and 2 Fagor dryers model 824Y.

3. Delivery Conditions and Deadlines

• La entrega antes del 29 de mayo es una condición firme de este pedido y nosotros nos reservamos el derecho de devolver y/o cancelar el envío si se entrega después de la fecha límite.

  Delivery before 29th May is a firm condition for this order, and we reserve the right to return and/or cancel the shipment if delivered after that deadline.

• La entrega el 22 de abril es esencial y nos reservamos el derecho de devolver y/o cancelar el envío si se entrega después de la fecha límite.

  Delivery on 22nd April is essential, and we reserve the right to return and/or cancel the shipment if delivered after that deadline.

• Estamos contentos de informarles que podremos cumplir su fecha de entrega.

  We are glad to inform you that we will be able to meet your delivery deadline.

4. Packaging and Shipping Instructions

• Nos gustaría que nos colocase la mercancía en cajas de cartón y la palabra frágil debería estar grabada en todas ellas.

  We would like you to place the goods in cardboard boxes, and the word "Fragile" should be stenciled on all of them.

• Por favor, encaje los TV en moldes de poliestireno y entonces colóquelos en cajas de cartón.

  Please encase television sets in polystyrene molds and then place them in cardboard boxes.

• Por favor, la mercancía se debería envolver en poliestireno y entonces debería colocarse en cajas de plásticos.

  Please, the goods should be wrapped in polystyrene and then placed in plastic boxes.

• Hemos seguido sus instrucciones y hemos colocado la mercancía en cajas de cartón como usted requirió.

  We have followed your instructions and have placed the goods in cardboard boxes as you required.

• ...de empaquetado y hemos encajado las mercancías en moldes de poliestireno y entonces hemos colocado la mercancía en cajas de cartón con las palabras "manejar con cuidado" en todas ellas.

  ...packaging instructions, and we have encased the goods in polystyrene molds and then placed them in cardboard boxes with the words "Handle with Care" on all of them.

• Hemos contactado con nuestro transportista para asegurarnos que la mercancía será colocada en cajas de cartón como usted requirió.

  We have contacted our forwarding agent to ensure that the goods will be placed in cardboard boxes as you required.

5. Stock Availability and Supply Updates

• Lamentamos informarle que no tenemos los artículos que usted pide en nuestras existencias. Sin embargo, el día 15 recibiremos un cargamento desde China con la mercancía y entonces podremos suministrar la mercancía.

  We regret to inform you that we do not have the items you ordered in stock. However, on the 15th, we will receive a shipment from China, and then we will be able to supply the goods.

• ...las 60 cajas de arándanos que usted ordenó; sin embargo, podemos enviarle 40 cajas.

  ...the 60 boxes of cranberries you ordered; however, we could send you 40 boxes.

• ...el modelo 246K no se fabrica, pero el nuevo modelo KZ45 tiene una mayor gama de prestaciones.

  ...model 246K is no longer manufactured, but the new model KZ45 has a wider range of features.

6. Payment Terms

• Nos gustaría confirmar que el pago debería hacerse por orden de pago internacional.

  We would like to confirm that payment should be made by International Money Order.

• Nos gustaría informarle que nuestro método de pago habitual es letra a la vista.

  We would like to inform you that our usual method of payment is Sight Draft.

7. Closing Remarks

• Estaremos pendientes de que le llegan las mercancías y hacer negocios juntos en el futuro.

  We look forward to the safe arrival of the goods and doing business with you again in the future.