Processament i Gestió de la Informació: Cerca, Arxiu i Seguretat

Processament i Gestió de la Informació

El processament de la informació és el conjunt d'operacions successives que es duen a terme amb la informació obtinguda i que consta de 4 fases:

1. Cerca o recollida d'informació i emmagatzematge
2. Classificació de la informació obtinguda
3. Tria de la informació que fa falta en cada moment
4. Elaboració de documents a partir d'aquesta informació i presentació o distribució d'aquests documents als interessats

Cerca d'Informació

La cerca d'informació es pot realitzar a partir de diverses fonts:

Fonts de Cerca d'Informació

• Internes: bases de dades internes, estats financers, registres de vendes, tota la documentació generada a l'empresa.
• Externes: llocs i pàgines web i portals, publicacions oficials, revistes, estadístiques.
• Primàries: enquestes, entrevistes, personal de l'empresa, registres de vendes.
• Secundàries: bases de dades de l'empresa, bases de dades externes, cambres de comerç, llibres, revistes i publicacions en general.

Motors de Cerca

Un motor de cerca és una pàgina web que permet buscar-ne d'altres que compleixen, com a mínim, una condició de cerca establerta per l'usuari.

Opcions de Cerca Avançada

Per optimitzar la cerca, es poden utilitzar diverses opcions:

• Triar paraules clau més concretes.
• Cercar un seguit de paraules entre cometes dobles.
• Utilitzar la cerca avançada que ofereix el cercador.
• Excloure paraules semblants.
• Utilitzar operadors lògics, de proximitat o d'existència.

Classificació de la Informació

La classificació de la informació es basa en diversos criteris:

Criteris Generals de Classificació

• Precisió
• Oportunitat
• Capacitat
• Concisió
• Costos de rendibilitat
• Utilitat i interès de la informació
• Fiabilitat
• Temps disponibles
• Naturalesa de la informació
• Origen de la informació
• Objectivitat

Anàlisi de la Informació

• Anàlisi formal: consisteix a recollir dades relatives a la informació triada.
• Anàlisi de contingut: consisteix en el fet d'estudiar i analitzar a fons la informació triada.

Maneres d'Analitzar la Informació

L'anàlisi es pot presentar de diverses maneres:

• Informe
• Resum o síntesi
• Esquema
• Ressenya
• Taula
• Gràfic
• Diagrama de sector

Seguretat de la Informació

La seguretat de la informació és el conjunt de mesures que prenen les persones i les organitzacions per mantenir la confidencialitat, integritat i disponibilitat de la informació que tenen en el seu poder.

Qualitats de la Seguretat de la Informació

• Confidencialitat: és la propietat que té qualsevol informació de no ser coneguda per persones no autoritzades per l'emissor o propietari de la informació.
• Integritat: és la facultat de mantenir una informació sense modificacions o omissions no autoritzades.
• Disponibilitat: és la propietat que garanteix que la informació la podrà consultar qui tingui autorització per fer-ho en el moment que faci falta.

L'Arxiu de Documentació

És molt important arxivar adequadament la documentació, és a dir, ordenar-la i classificar-la en un lloc concret pels motius següents:

Importància de l'Arxiu

• Permet desar, conservar i custodiar la informació.
• Facilita trobar documentació de seguida.
• Permet complir les disposicions legals sobre conservació de documentació.
• Serveix de suport per a la presa de decisions.

Tipus d'Arxiu

• Actiu: s'hi desen els documents que es consulten sovint.
• Seminactiu: recull documentació que ja no té vigència però que no es destruirà de seguida.
• Inactiu o definitiu: es fa servir per desar els documents que, encara que no siguin vigents, s'han de conservar.

Mecanismes de Seguretat

Existeixen diversos mecanismes per garantir la seguretat de la informació i la documentació:

• Signatura digital: consisteix en un conjunt de regles o protocols que tenen la funció de demostrar l'autenticitat d'un missatge digital o d'un document electrònic.
• Segellament de temps: és un procediment que certifica el moment de cadascuna de les modificacions.

Seguretat en l'Emmagatzematge

Per protegir la informació emmagatzemada, s'utilitzen eines com:

1. Tallafoc: permet controlar les connexions entre internet i un ordinador o una xarxa local d'ordinadors.
2. Antivirus: és un programa que prevé i evita l'activació, propagació i contagi dels virus.
3. Administració de comptes d'usuaris: serveix per verificar la identificació dels individus que utilitzen un ordinador.
4. Recuperació de dades: es tracta de còpies de seguretat que serveixen per restaurar la informació.

Sistemes d'Arxiu

Un sistema d'arxiu és un criteri per ordenar la documentació. Els més comuns són:

• Alfabètic
• Geogràfic
• Cronològic
• Temàtic

Tipus de Sistemes d'Informació

Existeixen diferents tipus de sistemes d'informació segons la seva funció:

• Sistema de processament de transaccions
• Sistema d'informació de gestió o gerencial
• Sistema de suport de decisions
• Sistema d'informació executiva