Procesos de Manejo de Documentos y Envíos

Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

1. Recepción: Entrada de correspondencia y envíos. Se verifica si están en buen estado y, si no es así y están dañados, se informa de los daños a efectos de reclamación.
2. Registro: La correspondencia y los paquetes se registran conforme a las normas internas de la empresa.
3. Clasificación: Los paquetes y el correo recibidos se clasifican de acuerdo con los criterios establecidos previamente.
4. Reparto: El correo y los paquetes se reparten a sus destinatarios en el tiempo y la forma precisa.

Tratamiento de la Correspondencia de Salida

1. Elaboración: Incluye la redacción, la firma y la preparación de los anexos que puedan acompañarla.
2. Recogida: Se recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa u organismo público.
3. Registro: Se registra la correspondencia de salida de acuerdo con las normas internas de la organización.
4. Envío: La correspondencia se envía al servicio de correos o a la empresa de mensajería para que la remita a su destinatario.

Procedimientos en Registros Públicos

Pueden llegar por las siguientes vías: a través del mostrador, por correo ordinario, telemáticamente o por otra dependencia administrativa por correo interno.

Servicios de Correos: Medios de Envío

• CARTA ORDINARIA: Es la que más se utiliza cuando no supera los 2 kg y no se precisa entrega urgente. Plazos: 2 a 4 días nacional, internacional según el país.
• CARTA URGENTE: Similar a la ordinaria, pero con carácter urgente. Plazos: nacional 24 h, internacional 3 a 4 días.
• CARTA CERTIFICADA: Garantiza la entrega del envío con la firma del destinatario o autorizado. El remitente puede realizar seguimientos por teléfono o web de Correos. Plazos: normal de 1 a 4 días, urgente 24 h.
• VALIJA: Servicio para empresas para intercambiar correspondencia periódica entre varios destinos nacionales. Todos los envíos se agrupan en un embalaje y se pueden escoger los días y horarios de recogida y entrega.
• PAQUETE AZUL: Envío de paquetes o documentos voluminosos a territorio nacional y Andorra. Se entrega en domicilio bajo firma y el plazo varía según el destino.
• TELEGRAMA: Comunicación breve, clara y sencilla transmitida por telégrafo. Se puede enviar a casi todos los países del mundo. Plazos: nacional 24 h, internacional depende del país.

Servicios Adicionales

• ACUSE DE RECIBO: Confirmación escrita de la entrega. Incluye información de entrega, identidad del receptor, fecha y hora. Una vez entregado, Correos lo devuelve al remitente para confirmar la entrega.
• PORTES DEBIDOS: El importe del envío lo abona quien recibe la mercancía.
• REEMBOLSO: Gestión de cobro segura y fiable. Correos realiza el cobro a la entrega del envío al destinatario.
• VALOR DECLARADO: Garantía adicional que permite asegurar los envíos por si se pierden o sufren algún daño.

Normas de Seguridad y Confidencialidad

La Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y la actualización de la Ley Orgánica 3/2019 de Protección de Datos de Carácter Personal, Garantías y Derechos Digitales. Mantener el secreto de la información recibida, así como destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.

Tipos de Mensajería

Interna o Externa.

Registro

No toda la correspondencia tiene que registrarse.

No se registran: la publicidad, comunicaciones comerciales o informativas, o la correspondencia personal, confidencial o reservada.

El Registro Electrónico

El registro electrónico o telemático cumple la misma función que el registro clásico de entrada y salida de documentos.