Procesos Eficientes para el Manejo de Documentos y Correo en Organizaciones

Gestión de la Correspondencia Empresarial

El tratamiento del correo en una empresa implica la manipulación de la correspondencia desde su llegada hasta su salida. Esto incluye tanto la correspondencia de entrada (documentos recibidos) como la correspondencia de salida (contestaciones o comunicaciones originadas por la empresa).

Proceso de Tratamiento del Correo

Todo el flujo de correspondencia se registra meticulosamente en un libro de registro de entrada y salida. Este proceso abarca varias etapas fundamentales:

• Recepción: Acuse de recibo de la correspondencia.
• Registro: Anotación de los datos clave en el libro correspondiente.
• Clasificación: Organización de los documentos según criterios preestablecidos.
• Distribución: Envío de la correspondencia a los departamentos o personas destinatarias.

Modelos de Gestión del Correo

El control del correo y su archivo puede variar según el tipo de empresa y el modelo seleccionado:

• Gestión Centralizada: La correspondencia llega a un único departamento de correos o secretaría central, encargado de su gestión integral.
• Gestión Descentralizada: La correspondencia se recibe directamente en cada departamento, que gestiona su propia correspondencia de forma autónoma.

Sistemas de Archivo Documental

La elección del sistema de archivo es crucial para la eficiencia y seguridad de la información.

Sistemas Convencionales

Estos sistemas se basan en el uso de soportes físicos:

• Carpetas y Archivadores: Organización de documentos en contenedores físicos.
• Muebles de Seguridad: Armarios o cajas fuertes para documentos sensibles.

Desventajas:

• Alto Coste: Especialmente para grandes volúmenes de documentos.
• Ocupación de Espacio: Requieren una gran cantidad de espacio físico.
• Dificultad de Búsqueda: La recuperación de documentos puede ser lenta.

Sistemas Informáticos y Digitalización

La tendencia actual se inclina hacia la digitalización de la documentación y el uso de sistemas informáticos:

• Programas Informáticos: Software específico para la gestión documental.
• Bases de Datos: Almacenamiento estructurado de la información.
• Escaneo de Documentación: Conversión de documentos físicos a formato digital.

Ventajas de la Digitalización

La adopción de sistemas digitales ofrece múltiples beneficios:

• Optimización del Espacio: Reduce drásticamente la necesidad de espacio físico.
• Reducción de Costes: Ahorro en papel, impresión y almacenamiento.
• Búsqueda Rápida: Motores de búsqueda eficientes para localizar información.
• Menos Errores: Disminución de errores humanos en la manipulación.
• Multiaccseso: Permite que varios usuarios accedan simultáneamente.
• Acceso Remoto: Posibilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar.
• Portabilidad de Datos: Facilidad para mover y compartir información.
• Facilidad de Corrección: Edición y actualización de documentos de forma sencilla.

Desventajas y Desafíos de la Digitalización

A pesar de sus ventajas, la digitalización presenta desafíos:

• Seguridad de Datos: Requiere la implementación de medidas como antivirus y firewalls para proteger la información.
• Control Limitado en la Nube: En entornos de almacenamiento en la nube, el control total sobre los datos puede ser menor.

Procesos Detallados de Correspondencia

Recepción de Correspondencia

Al recibir el correo, el departamento de correspondencia comercial (o el encargado) verifica los siguientes datos esenciales:

• Remitente
• Contenido
• Anexos (si los hay)
• Departamento o persona destinataria

Estos datos se anotan en el libro de registro de entrada y se realizan las copias necesarias para su distribución interna.

Salida de Correspondencia

Los distintos departamentos dirigen al departamento de correspondencia (si existe) o al de recepción, todas las cartas o documentos que deseen enviar a clientes, proveedores u otros destinatarios. Al recibirse, se verifica que estén firmadas y que incluyan los documentos mencionados en el anexo.

Posteriormente, se procede al franqueo:

• Franquear: Pagar previamente, generalmente con sellos, el porte de una carta o paquete que se remite por correo.

La persona encargada de este proceso es responsable de registrar la salida de la correspondencia y de fotocopiar las cartas o documentos si es necesario.

Consideraciones para el Franqueo

Para un franqueo correcto, es conveniente tener a mano el cuadro de tarifas de Correos para conocer los importes actualizados.

Gestión del Correo Electrónico

En la era digital, el registro del correo electrónico es igualmente importante. Cuando se recibe o envía documentación por este medio, es fundamental dejar constancia escrita y guardar el correo electrónico como parte del registro documental de la empresa.

Clasificación y Ordenación Documental

La correcta clasificación y ordenación de los documentos es fundamental para su rápida localización y gestión.

Sistemas de Clasificación Comunes

Existen diversos sistemas para organizar la documentación:

• Alfabético
• Numérico
• Cronológico
• Geográfico
• Temático (o por materias)
• Decimal
• Decimal Universal
• Sistemas Mixtos (como el alfanumérico)

Detalle de Sistemas Específicos

Sistema Numérico

Este sistema asigna un número correlativo a cada documento. Puede ser ascendente o descendente. Sus ventajas incluyen:

• Evita duplicidades.
• Facilita la detección de documentos faltantes.
• Se puede combinar con otros sistemas (ej. para facturas, presupuestos, pedidos, faxes).

Clasificación Geográfica

Organiza los documentos por ubicación, siguiendo un orden jerárquico de mayor a menor (ej. país, región, provincia, localidad). También se puede combinar con otros criterios de clasificación.

Clasificación por Materias (Temática)

Agrupa los documentos según su contenido o tema principal.

Clasificación Cronológica

Ordena los documentos por fecha (año, mes, día), siendo útil para seguir la secuencia de eventos o transacciones.

Clasificación Decimal

Este sistema agrupa documentos en diez grupos principales, numerados del 0 al 9. Las anotaciones decimales se escriben separadas por un punto, con tres cifras a la izquierda (ej. 123.456).

Clasificación Decimal Universal (CDU)

Es un sistema de clasificación bibliográfica ampliamente utilizado, especialmente en bibliotecas, para organizar libros y otros materiales por temas de forma jerárquica.

Clasificación Alfanumérica o Mixta

Combina elementos de los sistemas alfabético y numérico para crear códigos de clasificación más específicos y detallados.