Procesos de Compra y Venta en Organizaciones

Procesos de Compra

Solicitud y Selección de Proveedores

• Se detecta una necesidad y se genera una solicitud de compra por duplicado (DUP se archiva, ORI va a compras).
• Selección de proveedores en base a la solicitud de compras y el histórico de proveedores.
• Se emite solicitud de presupuesto por duplicado (ORI al proveedor, DUP se archiva con SC).

Adjudicación de la Compra

• Compras compara presupuestos recibidos contra SolPres en busca de errores.
• Se elige el más conveniente y se genera orden de compra en quintuplicado (ORI al Prov, DUP se archiva con SC y SP, tripli a pendientes de cumplimiento hasta el ingreso de la merca a almacenes, cuatri a recepción para planificación, quintu junto con DUP de SolPres enviados a cuentas a pagar para incorporarlo en el legajo de pago).

Recepción de la Mercadería

• La mercadería llega a recepción con dos remitos.
• Se compara el cuatri de la orden de compra contra los remitos y la mercadería.
• Si todo está bien, recepción firma los dos remitos y archiva el cuatri de la OC, el duplicado del remito vuelve al proveedor y el original va a cuentas a pagar para agregarlo al legajo de pago (antes se genera un parte de recepción original y dos copias), el ORI va a compras y se verifica contra pendientes de cumplimiento, si está bien se archivan los comprobantes, sino queda igual.
• DUP y TRIP van a almacenes con la mercadería.

Almacenamiento de la Mercadería

• Se verifica la merca con la SC archivada y DUP y TRIP del parte de recep, si es OK se firma el DUP y se envía a recepción con la SC donde se archivan.
• Con el TRIP se actualiza el stock y luego se envía a contaduría.

Registro Contable

• Se realiza la contabilización de la transacción.

Recepción de la Factura

• El proveedor envía la factura a Cuentas a Pagar y se archiva en el legajo de pago.

Sobre el Proceso de Compra

• El inicio del proceso de compra debe estar respaldado por un pedido formal de un funcionario responsable.
• La adjudicación de la compra debe realizarse a partir de la evaluación de presupuestos.
• El volumen de la compra debe guardar relación con las necesidades reales.
• Todos los formularios deben ser prenumerados para ser identificados de manera unívoca.
• Control sobre la cantidad y calidad de la mercadería recibida.
• Si viaja por cuenta y riesgo del comprador, es imprescindible la contratación de seguros que cubran los riesgos.
• La persona designada para efectuar la compra debe desarrollar su tarea en un área específica independiente de almacenes, recepción y contaduría.
• El responsable de la selección de proveedor debe ser un funcionario especial designado específicamente para tal fin (sin vínculo entre proveedor y empleado).

Procesos de Venta

Concretar la Venta

• Confirmada la venta, se emite la factura por cuadruplicado y se entrega el original al cliente para que vaya a caja donde se envía DUP.
• TRIP de factura fue adherido a talonario de ventas.
• CUATRI se envía a empaque para ser entregado al cliente con la merca.

Recepción del Dinero

• Cliente en la caja con ORI de la factura y dinero, cajero controla que coincida el total facturado del ORI con el DUP enviado de ventas y con el dinero recibido.
• Se sellan las dos copias con PAGADO, original vuelve al cliente y queda el duplicado.
• Se actualiza el archivo de créditos del cliente para reflejar el pago de la factura.

Entrega de la Mercadería

• El cliente va a EMPAQUE y retira la mercadería con el original de la factura sellada por caja, se verifica la factura con el CUATRI que mandó ventas y se verifica que sean iguales.
• Si está bien, se sellan ambas copias con ENTREGADO y entrega la merca.

Registro de la Venta

• Empaque suma los totales de los cuadruplicados y genera una planilla de totales de empaque y envía a contabilidad de almacenes y archiva el cuatri.
• Contabilidad de Almacenes emite una minuta de contabilidad que envía a contaduría.
• En caja se suman los suplicados de facturas, se genera planilla de totales de caja y se realiza arqueo para cotejar totales.
• Si está todo bien, se genera una minuta contable de caja y se envía a contaduría.
• Se envía el dinero y planilla de totales de caja a tesorería, donde controlan el dinero recibido contra la planilla y se la firma como CONFORME.
• Ventas obtiene del archivo los triplicados de las facturas de esa jornada y suma los totales generando una minuta contable de ventas que se envía a contaruria, donde constatan los totales y la info de las minutas recibidas, si está OK se realiza el asiento contable y se archivan las minutas.

Sobre el Proceso de Venta

• Deben fijarse políticas por escrito, referentes a condiciones de venta, otorgamiento de créditos y determinación de precios.
• Las notas de pedidos, remitos y facturas deben estar prenumeradas.
• Es necesario ejercer un control cruzado sobre la facturación.
• La circulación de los productos debe estar respaldada por el documento comercial correspondiente en cada caso.
• La devolución de la merca debe estar avalada por formularios contables.
• La persona que ejerce la función de vendedor tiene que tener acceso limitado al stock y cuenta de los clientes.
• Las conificaciones deben ser autorizadas por un funcionario que tenga las atribuciones necesarias según su jerarquía.

Administración

La administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. La eficiencia significa hacer bien las cosas; la eficacia significa hacer las cosas correctas.

Planeación

La planeación implica definir los objetivos de una organización, establecer una estrategia global para lograr estos objetivos y desarrollar planes para las actividades laborales de la organización. Los cuatro propósitos de la planeación son dar dirección, reducir la incertidumbre, minimizar el desperdicio y la redundancia y establecer los objetivos o estándares utilizados en el control. La administración por objetivos (APO) es un proceso para el establecimiento de acuerdos mutuos con respecto a los objetivos y el uso de dichos objetivos para evaluar el desempeño de los empleados. Los objetivos bien escritos tienen seis características: (1) escritos en términos de resultados, (2) mensurables y cuantificables, (3) claros con respecto al marco de tiempo, (4) desafiantes pero posibles, (5) descritos y (6) comunicados a todos los miembros de la organización que deban conocerlos.