Proceso de Selección y Gestión de Documentación Laboral

ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

SOLICITUD DE REFERENCIAS: son una forma de comprobar la veracidad de la información del CV resultan muy útiles cuando se ha tenido alguna experiencia laboral. La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas entrevistadas para solicitar referencias, de manera confidencial, en anteriores empresas. Salvo que la persona entrevistada indique lo contrario, no se pedirán referencias a la empresa en la que esté trabajando en la actualidad, sino en las que ha trabajado anteriormente. Se pueden solicitar por internet, teléfono, por escrito o mediante una visita personal. PROBLEMAS: la persona a la que se solicitan las referencias no desea comprometerse y emite un informe aséptico, o bien, para ayudar al candidato, exagera las cualidades de este. Si el candidato tuvo algún problema en la empresa anterior, la verdadera causa del problema podría no estar en él, sino en factores ajenos.

ELEMENTOS PARA LA TOMA DE LA DECISION FINAL EN UN PROCESO DE SELECCIÓN

OFERTA DEL PUESTO DE TRABAJO: la oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informara al candidato sobre las características del puesto (funciones y tareas, duración del contrato y periodo de prueba, horario, vacaciones, retribución, beneficios sociales e incentivos.

RECONOCIMIENTO MEDICO

PERIODO DE PRUEBA: puede concretarse por escrito con los imites de duración que se establezcan en los convenios colectivos, no podrá exceder de: (6 meses max para quienes cuentan con titulación técnica) (2 meses max para el resto de personal) (3 meses max, en las empresas de menos de 25 personas contratadas, para quienes no tienen una titulación técnica) cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso y no se tiene derecho a percibir indemnización alguna. Durante este periodo se tendrá los mismo derechos y obligaciones que el resto de la plantilla.

INCORPORACION

*Elementos PLAN DE ACOGIDA: 1. Acogida por la persona responsable del dep de rrhh o el dep al que se incorpore el nuevo empleado. 2. Información oral sobre la empresa. 3. Entrega del manual de acogida. 4. Presentación a la dirección. 5. Visita al centro de trabajo. 6. Presentación a la persona que dirige el dep al que se incorpora. 7.presentacion de los compañeros. 8. Comunicación al resto de la plantilla de la incorporación mediante un correo electrónico o reseña en la intranet. 9. Información de los riesgos laborales y normas de seguridad. 10. Designación de una persona responsable. 11. formación inicial

EXPEDIENTÉ PERSONAL

LO QUE TIENE UN EXPEDIENTE (carretilla: contenedor físico, se guarda el expediente) (documentación: diferentes doc que forman el expediente) (extracto; relación de los doc que consta el expediente personal)*documentación del expediente -*documentación relativa a la incorporación ( carta de presentación de la candidatura) (currículo y ficha con los datos personales) (copia del contrato) (documento de vida laboral)*documentación relativa a la formación y el desarrollo (cursos de formación permanentemente realizados en la empresa) (cursos de formación permanente realizados en instituciones públicas y privadas)(informes de los mandos sobre el desempeño de las tareas ) ( amonestaciones y sanciones*ACTUALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES: los expedientes sufren variaciones (prorrogas, finalizaciones o modificaciones de contratos, ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación continua o cambios familiares)

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PROTECCION DE DATOS, se aprobó la ley orgánica de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, en la que se reconoce a la ciudadanía el derecho fundamental a la protección de datos, la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos.

Nombre, apellidos, fecha nacimiento, dirección postal o de correo, numero teléfono, nif, matrícula del coche, núm. ss., son datos que identifican a una persona, ya sea directa o indirectamente.

OBLIGACIONES QUE GENERA A LAS EMPRESAS LA LEY

*GARANTIZAR LOS DERECHOS DE LAS PERSONAS AFECTADAS: la persona responsable del fichero debe facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad*DEBER DE GUARDAR SECRETO PROFESIONAL: quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos deben guardar el secreto profesional sobre estos, aun después de finalizar su relación con quien se responsabiliza del fichero *ADOPCIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD: la persona responsable del tratamiento establecerá medidas técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en función de los riesgos detectados en una análisis previo

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCION DE DATOS *MEDIDAS TECNICAS (identificación de usuarios; cuando un ordenador se utilice para el tratamiento de datos personales, se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Se garantizara la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales) (medidas de salvaguarda: los ordenadores y dispositivos usados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse utilizados, se dispondrá de un sistema antivirus que deberá actualizarse periódicamente, existirá un firewall activado para evitar accesos remotos indebidos, se efectuará una copia de seguridad de forma periódica) *MEDIDAS ORGANIZATIVAS:*deber de confidencialidad y secreto: debe impedirse el acceso a datos personales a personas no autorizadas, no se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceras personas, los doc en papel y soportes electrónicos se almacenaran en un lugar seguro, no se desecharán documentos o soportes electrónicos sin garantizar su destrucción

GESTION DE LA DOCUMENTACION DEL PERSONAL: las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de la plantilla

*Ordenación de los expedientes aunque los procedimientos son diferentes consiste en ordenar los expedientes por departamentos los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente.*Ciclo vital de los archivos(del dep(contiene la doc actual que se utiliza frecuentemente)(intermedio(recibe la documentación del personal que ha finalizado su relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica o cuando las necesidades de consulta son esporádicas) (histórico(a el se transfiere la doc que se consulta raramente y constituye la memoria histórica de la empresa. Lo normal es digitalízatelos doc)

EXPURGO DE LA DOCUMENTACION; es la destrucción física de los documentos que ya han perdido valor administrativo o probatorio

RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE GESTIONA LA DOC DE CARÁCTER LABORAL*DEBER DE CONFIDENCIALIDAD; el personal que recoja y trate los datos personales deberá guardar la confidencialidad de los que gestiona, en muchas ocasiones se suele firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo. Quien incumpla la cláusula podrá recibir una sanción y ser responsable de todas las consecuencias.*DEBER DE SECRETO PROFESIONAL; el responsable del fichero y quiénes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o en su caso con el responsable de los mismos